La fonction RH se réinvente à l’aune de la transformation digitale. Les évolutions portent sur les environnements et modes de travail, les modes de management, le recrutement prédicatif, l’intégration des modalités pédagogiques novatrices (ancrage mémoriel, e-learning, MOOC, AR/VR)… Il s’agit d’un levier de développement, et non d’un simple choix d’outils technologiques. Les entreprises qui souhaitent se tourner vers l’avenir doivent maîtriser le numérique et s’assurer de son utilisation optimale.

La transformation digitale des Ressources Humaines recouvre principalement deux dimensions :

  • la transformation de la fonction en elle-même. Il s’agit de s’appuyer sur le gros potentiel du numérique afin de compléter et d’améliorer la manière de réaliser les tâches consécutives des processus RH (le recrutement, la formation, la rémunération…) ;
  • l’accompagnement de l’entreprise dans sa transformation numérique globale – le service RH joue son rôle « d’architecte social » afin de seconder la digitalisation des processus inhérents à l’entreprise. Les sujets pouvant être traités sont nombreux : les modes d’organisation du travail et de management, la régulation des usages numériques au sein de la société (RGPD, droit à la déconnexion, développement de bonnes pratiques…).

Dans la mise en œuvre de la transformation digitale de la fonction RH, le regard avisé d’un expert de l’urbanisme SIRH est toujours recommandé. Ce dernier est en effet à même de traiter des sujets liés au Digital Learning, ainsi que la gestion des compétences et déploiement de solutions collaboratives.

Les enjeux de la transformation digitale de la fonction RH

Compte tenu de leur ampleur et de leur impact, les solutions numériques offrent une véritable dimension transformative pour les entreprises :

  • la dématérialisation des documents RH ;
  • l’apparition de nouvelles solutions SIRH liées à la digitalisation ;
  • l’amélioration des tâches RH.

La dématérialisation des documents RH

Les entreprises se trouvent aujourd’hui dans un contexte de plus en plus concurrentiel. Les gouvernements continuent de légiférer afin d’accompagner leur dynamique digitale. Dans cette optique, la loi El Khomri compte parmi les vectrices de la digitalisation des fonctions RH. Instaurée depuis le 1er janvier 2017, elle autorise les services Ressources Humaines à dématérialiser les bulletins de paie. Ce qui garantit la pérennité, la disponibilité, l’authenticité, la confidentialité des documents, et le respect des salariés.

Ce dispositif réglementaire a également permis de mettre en œuvre différents projets d’archivage électronique et de dématérialisation de plusieurs autres documents RH, diminuant ainsi les impressions sur papier. Parmi ceux-ci figurent les notes de service, les commissionnements, les fiches de primes, les bulletins d’intéressements/participations, les relevés d’heures et de pointages… La digitalisation de ces différents types de documents participe inexorablement à l’efficience du service RH, surtout dans des secteurs d’activité qui connaissent un turnover important, comme celui la restauration.

L’apparition de nouvelles solutions SIRH liées à la digitalisation

La transformation digitale de la fonction RH se définit comme l’usage du potentiel offert par le numérique, au travers d’un certain nombre de solutions RH1 déjà existantes sur le marché. Différents processus sont ainsi concernés : le recrutement, la formation, la rémunération, la gestion des compétences…

On peut parler ici de solutions SIRH transformatives. Au moment de leur mise en œuvre, le regard doit être porté sur toutes les transformations qu’elles peuvent apporter pour l’ensemble des utilisateurs concernés : managers, professionnels RH, collaborateurs, prestataires… Les transformations en question ne doivent pas paraître comme étant des freins à la bonne marche des affaires. Pour les entreprises qui disposent déjà d’un logiciel SIRH favori, il conviendra plutôt d’opter pour une optimisation, ou d’une montée en version. Ceci développera davantage une culture digitale au sein de l’entreprise.

La concrétisation de la transformation digitale du management des Ressources Humaines passe ainsi par la mise en œuvre des projets RH. Cette mise en œuvre peut intégrer ou non des solutions numériques afin de transformer la fonction en elle-même et/ou accompagner la transformation digitale de l’entreprise.

L’amélioration des tâches RH

La transformation digitale de la fonction RH connaît une accélération significative depuis ces cinq dernières années. Elle se met en œuvre de manière très variée dans les entreprises. L’approche d’un expert de l’urbanisation SIRH permettrait ici de mieux identifier les réels besoins de ces dernières.

Dès la mise en place des outils SIRH, le service des ressources humaines aura la possibilité :

  • d’enrichir les différentes manières de traiter les divers processus RH. À titre d’exemple, la simulation virtuelle dans la formation et le recrutement permet de valoriser la marque employeur d’une entreprise (savoir-faire industriels, visite virtuelle des locaux…), tout en ouvrant les possibilités d’un nouveau type de formation valorisant l’expérience collaborateur ;
  • d’optimiser et de transformer la manière de réaliser les tâches RH, notamment l’utilisation d’un certain nombre de canaux de communication afin d’entrer en contact avec des candidats potentiels. Cette méthode, aujourd’hui incontournable, vient compléter le sourcing traditionnel (salon du travail, relation-école…) ;
  • d’automatiser ces tâches et processus RH. L’utilisation d’algorithmes va ainsi rendre systématique un certain nombre de tâches au niveau du processus d’accueil et de l’intégration des collaborateurs (lancement de la création de comptes e-mail, préremplissage des documents administratifs, proposition de modules e-learning à suivre pour la formation, signature électronique, workflow, chatbot, reporting automatique…).
  • d’identifier les facteurs de performance des salariés. Le but de cette manœuvre consiste à orienter les recrutements, rendre plus réalistes les environnements de formations (avec la réalité virtuelle) ;
  • de répondre à de nouveaux modes de fonctionnement/d’attentes des collaborateurs et /ou candidats potentiels. On profite de la présence numérique afin de rendre plus efficaces les collaborateurs, d’attirer les candidats potentiels, de permettre l’autoapprentissage numérique ou le télétravail… ;
  • d’harmoniser des contenus et des pratiques RH. À titre d’exemple, pour le cas de la mise en place d’une solution SIRH, il est souvent nécessaire d’uniformiser les pratiques dans différentes entités où les processus suivis ne concordent pas. Pour diffuser un même contenu sur une thématique donnée, à travers des filiales hétérogènes, le recours à des modules e-learning est primordial ;
  • d’avoir facilement un accès aux informations comme le KPI RH, de maîtriser les diverses données RH, la gestion des flux des processus RH (paie, plan de formation…), le RGPD (respect des informations en lien avec la protection des données)…
  • d’adopter facilement des logiciels RH appropriés selon la nature des enjeux (recrutement, GPEC, GTA, paie…).

Mise en œuvre de la transformation digitale de la fonction RH

Les solutions RH se mettent difficilement en œuvre en raison des degrés de complexité que peuvent induire l’accompagnement du changement et la gestion des projets. Le cas le moins complexe consisterait à recourir à un ensemble de services numériques alloués par un prestataire, notamment la souscription à un jobboard, ou encore l’achat d’un logiciel pour la gestion des traitements des candidatures. Le cas le plus complexe concerne l’intégration d’un SIRH avec mise en œuvre opérationnelle de différents paliers pour la gestion de plusieurs processus RH à la fois (recrutement, formation, gestion administrative des salariés, paie…). Néanmoins, sur un même processus Ressources Humaines, il est tout à fait possible de conduire parallèlement plusieurs projets. Dans ce cas de figure, l’entreprise peut par exemple faire évoluer son LMS2 et développer un Mooc tout en travaillant sur la mise en place d’une formation en réalité virtuelle. De même sur différents processus RH, l’entreprise peut travailler à la fois sur la digitalisation du service de rémunération et des autres tâches du domaine d’activité, et ainsi de suite. En somme, plusieurs configurations sont possibles.

La phase consultative

Pour la phase consultative, avant le lancement de l’appel d’offres, le choix d’une solution SIRH doit être entrepris comme un projet en soi. Aussi, il est important de décrire et détailler le projet en question, d’analyser les besoins, de décrire l’existant ainsi que la cible, de rédiger le cahier des charges et enfin de consulter différents professionnels du milieu.

Pour trouver le logiciel qui correspond à la fois au budget prévu et aux besoins de l’organisation, l’entreprise doit prendre conseil auprès des spécialistes dans le domaine (les experts de l’urbanisme SIRH, consultants RH). Elle peut également impliquer son service juridique afin d’avoir une meilleure vue d’ensemble de la situation. Et pour gagner du temps au moment de l’élaboration du cahier de charges, il est possible de solliciter les services d’un cabinet indépendant. Le document en question comportera une liste des attentes de chacun en termes de fonctionnalités. Les éléments prioritaires pourront ainsi être mis en avant (en pondérant les attentes).

L’aide au choix de la solution SIRH adaptée à la transformation digitale

Au travers d’un ensemble d’outils, l’objectif d’une solution SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) est d’automatiser le plus de tâches possible en lien avec la gestion des RH. Le plus courant : le suivi du recrutement ou des formations, la gestion administrative du personnel. Dans cette démarche, il sera nécessaire de choisir un logiciel parmi l’éventail de solutions dédiées. Cela ne s’improvise pas, le savoir d’un expert de l’urbanisme SIRH est requis pour mettre la main sur la solution la plus adaptée à la transformation digitale de l’entreprise.

Comme il s’agit d’un projet d’investissement, quatre piliers permettent de définir les coûts d’une solution SIRH : les fonctionnalités souhaitées, le délai de la mise en œuvre des outils, les possibilités techniques et le budget attribué. Les besoins réels de l’entreprise doivent être définis en amont. Elles permettront de maîtriser les éventuelles dépenses allouées au prestataire à court et à long terme. Par ailleurs, après la mise en œuvre, il faut aussi penser à définir la manière dont les mises à jour et la maintenance seront effectuées.

La mise en œuvre d’un projet de transformation digitale

Les solutions numériques suivent un dynamisme de développement prépondérant. De manière générale, les grandes tendances concernent principalement les panoramas synthétiques suivants :

  • Le recrutement numérique

Le recrutement numérique fait référence à l’utilisation de différentes solutions digitales dans la réalisation, l’enrichissement et l’optimisation des actions menées pour les 5 étapes principales d’un processus de recrutement (définition des besoins, sourcing, sélection des candidats, décision et intégration). La gestion administrative inhérente à l’ensemble des étapes doit également être considérée. Les solutions les plus accessibles concernent l’utilisation des réseaux sociaux ou encore des sites de recrutement. Les solutions digitales plus sophistiquées préconisent des structures technologiques et la mise en œuvre d’un Applicant Tracking System (ATS).

  • La formation numérique

Les métiers évoluent constamment. Les salariés doivent continuer à apprendre et à développer leurs compétences. D’où la nécessité de la formation numérique et des apprentissages numériques informels. Des outils numériques de conception permettent aujourd’hui de concevoir et de diffuser ces modalités pédagogiques multimédias (Camtasia, Adobe Captivate, Articulate, canva, powtoon, Audacity, plateforme de diffusion de Mooc, LMS…). Ces dernières peuvent être apprises pendant ou en dehors des heures de travail des collaborateurs et sur des temps relativement longs.

  • Le SIRH

Un Système d’information Ressources Humaines (SIRH) propose de gérer différents processus RH (recrutement, formation, gestion administrative des collaborateurs…) via un ensemble de briques logicielles liées en elles. Par ailleurs, il stocke, traite et diffuse l’information indispensable à chacun de ces processus RH.

  • Le télétravail

Les communications à distance ainsi que les partages de fichiers peuvent se faire via des solutions collaboratives.

  • La vidéoprotection

La protection des personnes et des biens est assurée par les solutions vidéo.

La dimension technologique de la transformation digitale de la fonction RH

Comme indiqué, la transformation digitale de la fonction RH se compose d’un portefeuille de projets. La mise en œuvre de chaque projet tient compte de six dimensions principales : la dimension technologique, la dimension humaine, la dimension organisationnelle, la dimension financière, la dimension juridique et la dimension conceptuelle. Dans ses missions l’audit, de mise en œuvre et d’optimisation de la digitalisation du service RH, l’expert de l’urbanisme SIRH tient compte de l’ensemble de ces dimensions.

Sans technologies, il est quasi impossible aujourd’hui d’envisager une transformation digitale de la fonction RH. Aussi, la dimension technologique tient lieu de pierre angulaire pour toute digitalisation des processus d’entreprise. Elle est le cœur même des composants matériels et logiciels présents dans les solutions digitales RH et le système préexistant de l’entreprise. Les composants matériels dont il est question sont : les ordinateurs, les réseaux physiques pour le transport des données, les commutateurs, les routeurs, les casques audio et de réalité virtuelle, les systèmes d’audioconférence… En ce qui concerne les composants logiciels : les systèmes d’exploitation des ordinateurs, les logiciels des solutions numériques, les outils de bureautique, les logiciels pour la gestion des réseaux informatiques et de télécommunication…

Par Laurent de Burghgrave

Expert SIRH et en stratégie digitale RH à temps choisi

Aide au choix SIRH

Auteur du comparateur logiciels RH

Laurent de Burghgrave