Mettre en place un logiciel de gestion des temps : comment réussir votre projet

Le temps est précieux pour tout le monde, surtout pour une entreprise. Toute organisation qui souhaite piloter de façon optimale les temps et les activités de ses collaborateurs se doit d’investir dans un logiciel de gestion des temps et des activités. Une bonne GTA profitera à tous les acteurs, des simples salariés aux directions. La mise en place d’un tel outil dans votre organisation permettra d’automatiser les tâches liées à la GTA. Parmi les avantages qu’il procure, il y a le gain de temps et l’augmentation de la productivité des employés.

Mais la conduite d’un projet de digitalisation de la fonction RH qu’est la GTA n’est pas à la portée du premier venu. Même le choix d’un logiciel RH spécifique pour la GTA est une véritable aventure. Vous souhaitez réussir votre transformation digitale RH ? Les conseils les plus importants à connaître sont dans cet article.

Plusieurs entreprises gèrent toujours les temps et les activités de leurs collaborateurs manuellement. Or, cela augmente le risque d’erreurs et d’oublis. Les tâches sont aussi chronophages et la consommation de papiers est énorme.

La solution numérique de gestion des temps et des activités est un logiciel GRH à intégrer absolument dans votre SIRH. Grâce à cet outil, piloter les activités et optimiser la gestion des temps ne seront plus un casse-tête. Il procure divers avantages au service des ressources humaines, aux managers et aux collaborateurs.

Pour les managers, un tel outil permet de :

• Établir plus facilement la planification des activités de leurs équipes, ce qui permet de gagner du temps dans cette tâche ;
• De suivre les plannings ;
• D’obtenir des données en temps réel concernant les temps de chaque collaborateur (heures supplémentaires, absences, déplacement, repos, etc.) ;
• De valider plus rapidement les demandes de congés et d’absences ;
• D’avoir des données pertinentes pour faciliter les prises de décision grâce aux reportings.

Avec un logiciel de GTA, les salariés peuvent :

• Avoir une vue globale de leur planning ;
• Faire des demandes de congés et d’absences directement via la plateforme ;
• Suivre le statut de leurs demandes d’absences ;
• Connaître en temps réel leurs heures supplémentaires, leur solde de congés, etc.

Les avantages pour le service RH sont aussi nombreux. La gestion des ressources humaines doit se faire conformément aux obligations légales et à la politique interne de l’entreprise. Un logiciel de GTA facilite donc les missions du DRH, mais également d’autres acteurs comme le responsable de paie. Cet outil permet :

• De visualiser et de gérer les différents compteurs pour chaque salarié ;
• D’accéder à toutes les informations concernant les temps et les activités en temps réel ;
• De partager les informations avec les acteurs concernés ;
• De traiter plus facilement toutes les tâches liées à la GTA, même les plus complexes ;
• De rendre plus aisée la gestion de la paie.

Les avantages de la solution logicielle de GTA sont donc nombreux. Il s’agit d’un excellent moyen pour moderniser et optimiser la gestion des ressources humaines. Mais faire de votre stratégie digitale RH une réussite n’est pas chose aisée. En effet, il ne suffit pas de lire les comparatifs de logiciel RH sur le web, de choisir un logiciel de gestion des temps et de le mettre en place dans l’entreprise. La digitalisation de la GTA peut prendre plusieurs semaines, voire des mois. Une bonne préparation est donc primordiale.

Ne faites pas l’erreur de digitaliser votre gestion des temps et des activités seulement parce que votre concurrent l’a fait. Votre projet doit se baser sur plusieurs points comme la taille de votre structure, les utilisateurs du produit et le budget. Posez-vous les bonnes questions :

• Pourquoi voulez-vous mettre en œuvre un logiciel de GTA dans votre organisation ?
• Quel retour attendez-vous de votre projet ?
• Quels sont vos points forts et vos points faibles ?

Il est plus que conseillé de faire appel à un consultant SIRH. Ce professionnel saura faire un état des lieux objectif de ce qui est déjà en place. L’identification de vos besoins sera ainsi plus facile, ainsi que la détermination de la solution la plus appropriée.

Pour que les logiciels RH soient adoptés rapidement dans votre entreprise, surtout dans votre DRH, impliquez les personnes concernées dans votre projet. La solution de gestion des temps et des activités touche tout le monde dans votre organisation.

Parlez des enjeux du projet à chaque acteur ou groupes d’acteurs en fonction de leur niveau d’implication. Expliquez pourquoi il est important de digitaliser la fonction GTA. Mais surtout, faites en sorte que la direction générale vous soutienne.

Il est aussi nécessaire de monter une équipe pour votre projet de digitalisation de la gestion des temps et des activités. En tant que directeur des ressources humaines, c’est vous qui serez le directeur de projet SIRH. Aucune décision importante ne sera prise sans votre accord. Il s’agit d’une grande responsabilité, car l’image de votre direction et de l’entreprise dépend de vous.

Votre équipe pourra comporter un ou plusieurs membres de la direction RH ainsi que le responsable système d’information. L’un d’entre eux sera le chef de projet SIRH. Si l’entreprise compte déjà un responsable SIRH, ce sera lui le chef.

La transformation digitale de la gestion des temps et des activités est un projet d’envergure qui requiert d’importantes ressources financières. Le budget à préparer comportera plusieurs frais dont :

• Le coût d’achat de la licence ou les frais d’abonnement annuels ou mensuels pour le mode SaaS ;
• Les frais de formation ;
• Le coût d’achat des matériels si vous optez pour le mode On-premise.

Le projet peut comporter plusieurs autres frais supplémentaires. L’accompagnement d’un expert SIRH vous permettra de mieux maîtriser votre budget.

Si vous n’imposez pas le planning dès le début, le projet risquera de s’éterniser, ce qui se soldera par une perte d’argent. Précisez une date de début et de limite. Indiquez aussi des dates de mise au point afin de vérifier que le projet avance correctement et pour connaître les principaux blocages.

Quel progiciel de GPEC intégrer dans votre SIRH ? Il est légitime que vous vous posiez cette question. En effet, une erreur de choix sera synonyme de perte de temps, d’argent et d’estime de la part de votre personnel.

Le comparateur SIRH conçu par Experts RH vous fournira en quelques clics une liste d’éditeurs à consulter pour votre logiciel de gestion des temps et des activités. Vous devez aussi faire appel à un expert pour une aide au choix SIRH.

Le meilleur logiciel de GTA est celui qui répond exactement aux besoins de votre DRH et de votre entreprise. Le but est d’optimiser les processus de gestion des temps et des activités. Ci-après les points de vigilance à observer :

• L’éditeur de logiciels : il doit pouvoir vous accompagner durant la mise en place, mais aussi l’utilisation du produit. Informez-vous sur son professionnalisme et assurez-vous qu’il s’agit d’un prestataire pérenne ;
• Vos besoins : quel est le nombre d’effectifs à gérer ? Quel type d’hébergement vous convient le mieux ? Quid des personnes qui vont utiliser l’outil de gestion des temps et des activités ?
• Le logiciel de GTA : vérifiez son niveau de sécurité, sa mise à jour et sa facilité de prise en main.

Parmi les fonctionnalités qu’un outil numérique de GTA peut proposer, il y a :

• La gestion et le suivi des temps ;
• La gestion du planning ;
• La gestion des absences et des congés.

Privilégiez un outil collaboratif qui renforce le travail en équipe. Votre logiciel doit aussi être évolutif pour qu’il puisse accompagner le développement de votre entreprise et vous permettre de faire face à tous les changements qui pourraient intervenir.

Pour écarter les risques d’erreurs et mener à bien votre projet de digitalisation de la GTA, la meilleure solution est de faire appel à un professionnel. Choisissez une personne extérieure à votre entreprise qui pourra analyser votre situation avec un regard neuf. Vérifiez qu’il travaille indépendamment de tout éditeur.

Riche de ses 30 années d’expérience, Laurent de Burghgrave saura vous apporter les meilleurs conseils SIRH. Si vous projetez de digitaliser votre gestion des temps et des activités, il peut vous accompagner de A à Z. Il vous aidera à choisir le meilleur logiciel de GTA et s’assurera que la solution est mise en œuvre et optimisée selon vos exigences.

Vous pouvez aussi trouver sur son site un comparateur de logiciels RH. Mieux qu’un comparatif SIRH, cet outil est interactif et prend en compte vos besoins. Il vous propose une liste de 5 éditeurs que vous pouvez intégrer dans votre appel d’offres. Vous pouvez vous en servir pour trouver les meilleurs SIRH : logiciels de recrutement, logiciels de paie, logiciels de GPEC, solutions d’externalisation de la paie, etc.