Toute entreprise voulant rester compétitive et pérenne fait face à plusieurs défis. L’un des plus importants concerne la maîtrise de la masse salariale. La direction doit être capable de contrôler les coûts salariaux tout en maintenant l’engagement des collaborateurs. Mais cela n’est pas facile, surtout pour les grandes entreprises et celles de taille moyenne. Il faut considérer plusieurs éléments, si on ne cite que les effectifs et les objectifs visés.

Pour gérer sa masse salariale, l’entreprise doit fréquemment faire des simulations. Il s’agit d’une tâche délicate, car les erreurs peuvent entraîner des pertes financières et l’insatisfaction des salariés. L’utilisation d’un outil performant, tel qu’un logiciel de simulation de masse salariale, s’impose pour éviter ces risques. Mais ne prenez pas n’importe quel module. Choisissez celui dont les fonctionnalités répondent vraiment aux besoins de votre organisation. Ce comparateur peut vous aider à trouver l’outil qu’il vous faut, tout comme la connaissance des fonctions génériques dont peut être doté un logiciel de simulation de masse salariale. Mais d’abord, pourquoi simuler votre masse salariale ?

Simulation de masse salariale : ce qu’il faut savoir

Parmi les plus importantes variables économiques et financières de l’entreprise figure la masse salariale. Quels sont ses enjeux ? Quel est l’intérêt de l’utilisation d’un logiciel pour effectuer des simulations ?

Pourquoi calculer la masse salariale ?

Il est primordial pour l’entreprise de connaître la somme des salaires bruts, donc sans les cotisations patronales et les avantages en nature, qu’elle verse à ses salariés durant un exercice. Cette somme représente la masse salariale, selon la définition de l’INSEE.

La masse salariale est une donnée importante pour le pilotage de l’entreprise. En effet, les rémunérations peuvent représenter jusqu’à 80 % des charges d’une organisation. Pour la direction des ressources humaines, la direction administrative et financière et les dirigeants de l’entreprise, connaître et maîtriser la masse salariale, c’est permettre à l’entreprise de rester rentable, performante et pérenne.

Les actions associées à la gestion de la masse salariale ont un impact sur l’équilibre financier de l’entreprise. Il est vital de mettre en place une politique pour le piloter ce poste de dépense d’une manière efficiente et efficace. Il ne faut pas oublier qu’une augmentation non étudiée de la masse salariale risquerait de conduire l’entreprise à la perte.

Cette donnée a aussi une incidence sur l’équilibre social au sein de l’entreprise. Les rémunérations constituent un facteur de motivation pour les ressources humaines. Les primes, les augmentations de salaire et les rétributions cohérentes permettent de fidéliser les salariés et de maintenir un bon climat social. Mais les rémunérations peuvent aussi constituer un élément pour attirer les candidats. Il est ainsi nécessaire de prendre tous ces points en compte lors de l’établissement de la politique de rémunération et de la simulation de la masse salariale.

Fonctionnalités du logiciel de simulation de la masse salariale : pour des calculs précis et pertinents

Le calcul de la masse salariale tient compte de plusieurs éléments. Parmi eux, il y a :

  • La composition du capital humain au sein de l’organisation : les intérimaires, les collaborateurs à temps plein, etc.
  • Les salaires bruts ;
  • Les primes ;
  • Les heures supplémentaires ;
  • Les provisions pour congés payés ;
  • Les indemnités de licenciement ;
  • L’absentéisme ;
  • Les charges patronales.

Le calcul doit être exempt d’erreur. Par ailleurs, le DRH et le DAF doivent pouvoir avoir des données précises et exactes sur la masse salariale en temps réel. Ils doivent aussi pouvoir effectuer des prévisions en testant différents scénarios. En effet, la simulation de la masse salariale permet de mesurer les impacts des décisions stratégiques concernant les ressources humaines.

Tout cela est possible grâce à l’utilisation d’un logiciel de simulation de masse salariale intégré au logiciel de paie ou interconnecté avec les autres solutions SIRH de l’entreprise. Vous êtes à la recherche d’un logiciel de simulation de masse salariale ? N’oubliez pas de vérifier les fonctionnalités de l’outil avant de faire votre choix.

Les fonctionnalités d’un logiciel de simulation de masse salariale

Les missions du service RH ne se limitent plus aujourd’hui à l’administration du personnel. Outre la gestion administrative du personnel, le directeur des ressources humaines doit aussi prendre en considération les possibilités financières de l’entreprise.

Un logiciel de simulation de masse salariale permet de :

  • Simuler différents coûts pour un meilleur suivi de la masse salariale ;
  • Automatiser les calculs et faciliter l’élaboration des budgets ;
  • Réduire les risques d’erreur, donc d’obtenir des prévisions fiables ;
  • D’augmenter la productivité de l’équipe RH.

Les fonctions génériques d’un logiciel de simulation de masse salariale dépendent de la solution et des éditeurs choisis. Grâce à cet outil, il est possible de :

Classifier les emplois

Il peut être difficile pour un DRH ou un responsable des ressources humaines de donner l’effectif exact de l’entreprise. En matière de masse salariale, il ne suffit pas seulement de connaître le nombre de personnes qui travaillent au sein de la structure. Pour des calculs exacts, il peut être intéressant de classer les employés selon leurs grades, fonctions et catégories. Cela est possible grâce à un logiciel de simulation de masse salariale. Généralement, l’arbre de classification est évolutif pour suivre les changements de la classification des emplois dans l’entreprise.

Effectuer des calculs complexes

Simulation de la masse salariale sociale, comptable ou budgétaire, de la réduction Fillon, des primes, des bonus, etc., le logiciel permet d’effectuer différents calculs, du plus simple au plus complexe. Comme les données proviennent du logiciel de paie, les calculs sont fiables. Les erreurs et omissions sont donc évitées.

Simuler différents budgets et scénarios simultanément

Le logiciel de simulation de masse salariale permet de gérer différentes versions budgétaires en parallèle. Il permet, par exemple, de réaliser des calculs anticipés sur :

  • L’augmentation générale ou individuelle des émoluments ;
  • La création et/ou la suppression des postes ;
  • Le changement des éléments variables de la paie, tels que les primes, les absences, les rappels de salaire, etc. ;
  • L’évolution des budgets des institutions représentatives du personnel.

Il est possible d’ajuster les hypothèses en fonction des évolutions des situations, tout en considérant la variation des différentes constantes.

Paramétrer les simulations

Pour une prévision efficace, il est important que les simulations soient paramétrables. Le paramétrage peut se faire globalement, donc pour toutes les catégories. Les éléments concernés sont le plus souvent :

  • La durée de projection ;
  • Le nombre de répétitions ;
  • La valeur du point d’indice salarial.

Il est aussi possible de paramétrer chaque catégorie en ajustant les hypothèses administratives, démographiques et de recrutement. Vous pouvez aussi définir les rubriques de simulations budgétaires. Ces paramétrages peuvent déjà exister dans la bibliothèque de tables du logiciel. Mais vous pouvez aussi en créer, en fonction des spécificités de votre organisation.

Contrôler et analyser les écarts budgétaires

La masse salariale évolue constamment. Il est donc primordial que le service de gestion des ressources humaines sache en temps réel s’il faut prévoir des dépenses supplémentaires relatives aux effectifs ou s’il est nécessaire de réduire les coûts. Pour maintenir l’équilibre financier de l’entreprise, les directions financière et des ressources humaines procèdent fréquemment aux corrections des écarts et à l’ajustement des budgets prévisionnels.

Le logiciel de simulation de masse salariale permet d’analyser automatiquement les écarts budgétaires. Ces derniers peuvent dépendre de différents facteurs comme le nombre de salariés, l’effectif de chaque catégorie de personnel et le salaire moyen global. L’analyse des écarts se fait en général sur deux exercices.

Présenter les résultats sous différents formats

Les tableaux de bord du module sont paramétrables, tout comme les présentations des résultats. En fonction des besoins de chaque utilisateur, il est possible de présenter les résultats sous forme de tableau ou de graphique. Vous pouvez choisir les données à faire apparaître sur les présentations et croiser les ventilations. Sur certains logiciels, la récupération des résultats dans un fichier Excel est possible pour une mise en forme plus modulable.

Travailler en coordination

La simulation de la masse salariale peut concerner différents acteurs qui sont le plus souvent le DRH, le Directeur financier et leurs équipes. Mais les données intéressent aussi les dirigeants de l’entreprise. Un logiciel de simulation de masse salariale est souvent collaboratif. Le plus intéressant est d’opter pour un module basé sur le cloud pour que l’accès puisse se faire à tout moment, à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet.

Les profils des acteurs concernés sont aussi paramétrables tout en étant sécurisés. L’accès à la plateforme varie selon que les profils sont administrateurs ou simples utilisateurs.

Chaque DRH doit être en mesure de connaître, en temps réel, la situation de la masse salariale de l’entreprise et de prévoir son évolution. Les calculs manuels étant complexes et fastidieux, il est primordial d’adopter un logiciel de simulation de la masse salariale. Cet outil réduit considérablement les risques d’erreur de prévision et permet d’obtenir différentes données sur la masse salariale.

Quel logiciel de simulation de masse salariale choisir ? Cela dépend en grande partie des fonctionnalités qu’il présente et des besoins de votre entreprise. Pour ne pas vous tromper de solution, n’hésitez pas à vous servir de ce comparateur gratuit conçu par un expert SIRH. Selon les informations que vous fournissez, le comparateur vous propose 5 éditeurs pouvant répondre aux besoins de votre organisation.

Par Laurent de Burghgrave

Expert SIRH et en stratégie digitale RH à temps choisi

Aide au choix SIRH

Auteur du comparateur logiciels RH

Laurent de Burghgrave