Il y a encore une vingtaine d’années, la plupart des entreprises géraient manuellement le temps et les activités de leurs employés avec des feuilles de pointage papier. À cette époque, la gestion des temps et des activités était surtout utile pour calculer la paie, et la direction des ressources humaines ne se cantonnait qu’à la gestion administrative du personnel.

Mais les choses ont changé ! L’entreprise doit désormais faire face à plusieurs défis. Obligations légales, évolutions technologiques, nouvelles façons de travailler, fidélisation des collaborateurs, ce ne sont là que quelques exemples de contraintes auxquelles doit faire face l’entreprise et pour lesquelles elle doit optimiser sa GTA. Une gestion efficace des temps et des activités implique obligatoirement aujourd’hui la mise en place d’un logiciel de GTA. Quelle solution choisir ? En utilisant ce comparateur, vous trouverez rapidement les outils susceptibles de correspondre aux besoins de votre entreprise. Mais vous devez aussi connaître les fonctionnalités de cette solution RH. C’est ce que vous allez découvrir grâce à cet article. Mais d’abord, quelle est l’utilité d’un logiciel de GTA ?

Logiciel GTA : quel est son intérêt ?

Toute entreprise qui veut rester pérenne et compétitive a intérêt à réussir son projet de transformation digitale. Cette opération touche tous les services, y compris la direction des ressources humaines. La GTA fait partie des outils SIRH qui automatisent les tâches de l’équipe RH et augmentent sa productivité. Mais elle permet surtout d’optimiser la gestion des ressources humaines, un important levier de performance pour l’entreprise. Quels sont les avantages procurés par un logiciel GTA ?

Gestion des ressources humaines simplifiée

Gérer les ressources n’est pas une tâche facile, même pour les personnes les plus expérimentées. Le service RH doit mener à bien ses missions en prenant en compte divers facteurs comme :

  • la croissance de l’entreprise ;
  • l’évolution des textes ;
  • les possibilités financières de l’entreprise.

Les ressources humaines figurent parmi les éléments qui sont en constante évolution dans une entreprise. Cela rend plus difficile la gestion du temps de présence et des absences des effectifs ainsi que de leur temps de travail. Grâce à un logiciel de GTA, la planification des ressources devient plus aisée. Par ailleurs, l’équipe RH et les managers peuvent mieux piloter les activités des collaborateurs. Avec un outil de gestion adapté à votre entreprise, allouer les bons profils au bon moment ne sera plus un casse-tête. L’automatisation et la décentralisation des tâches chronophages permettent aussi au DRH et à ses collaborateurs de gagner du temps et de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Meilleure gestion des temps et des activités

Avec un logiciel de gestion du temps, le DRH et les managers peuvent connaître de manière précise les heures d’activité, d’arrivée et de départ des salariés, ainsi que les heures supplémentaires et autres éléments variables de la paie. Les acteurs concernés ont accès en temps réel aux différentes informations centralisées dans une seule plateforme. En outre, les managers peuvent visualiser rapidement les disponibilités des personnes dans leur équipe. Il est ainsi possible d’optimiser, en toute simplicité, la gestion des plannings pour chaque collaborateur et pour les équipes et d’évaluer rapidement l’adéquation entre la charge de travail et les ressources à disposition.

Établissement des déclaratifs et de la paie optimisé

Sans une solution logicielle spécialement conçue pour la gestion des temps et des activités, le planning du personnel et le suivi des activités se fera au mieux sur Excel. Or, ce tableur est généraliste et n’est pas forcément adapté à la gestion RH. Il nécessite des compétences en informatique et accroît le risque d’erreurs.

Le logiciel de GTA est un module de gestion à relier avec vos autres solutions SIRH. Optez pour un outil évolutif qui peut s’adapter aux différentes évolutions en matière de lois, d’accords et de développement de votre entreprise. Avec un logiciel performant, non seulement les saisies manuelles sont réduites, mais les informations transmises au logiciel de paie sont fiables, sécurisées et conformes aux législations en vigueur.

Logiciel de gestion des temps et des activités : quelles sont ses fonctionnalités ?

La gestion des temps et des activités impacte la DRH, les opérationnels, mais également les autres directions de l’entreprise. Il est donc primordial de réussir la numérisation de cette fonction RH. Pour cela, le mieux est de faire appel à un expert SIRH. Vous devez aussi connaître les fonctionnalités d’un tel outil.

Gestion et suivi analytique des temps

L’une des fonctions principales d’un logiciel de GTA est la gestion des temps. L’outil calcule automatiquement les heures de travail pour chaque collaborateur. Il permet de suivre :

  • les heures passées par tâche ;
  • les pauses ;
  • les heures de délégation ;
  • les heures supplémentaires ;
  • les heures d’arrivée ;
  • les heures de départ ;
  • Etc.

Ces heures sont enregistrées pour une meilleure traçabilité et pour l’optimisation de la fonction paie. La mémorisation des temps se fait le plus souvent grâce à un enregistrement du badgeage avec, selon le logiciel :

  • Une pointeuse sur smartphone ;
  • Une pointeuse classique « radio frequency identification » ou RFID.

Il est aussi possible d’enregistrer les temps par le biais du portail intranet.

Gestion du planning

Il est primordial de réussir la gestion du capital humain pour assurer le développement de l’entreprise. Cela se passe nécessairement par une organisation sans faille du travail. Même si votre DRH doit gérer des flux d’activités irréguliers, vous êtes tenu de vous conformer aux obligations légales. Vous devez également vous assurer qu’il y a une équité entre les collaborateurs en matière de travail.

Un logiciel GTA peut être doté d’une option pour gérer le planning des collaborateurs et optimiser les ressources humaines disponibles. Concrètement, vous pourrez :

  • améliorer l’organisation du travail des opérationnels en distribuant les tâches et en définissant les horaires ;
  • piloter les flux d’activités irréguliers ;
  • allouer les bonnes ressources au bon moment pour toutes les activités ;
  • établir des plannings modulables pour toutes les équipes ;
  • réaliser des simulations avec les compteurs ;
  • calculer les données en temps réel.

Pour une meilleure planification des activités, vérifiez que le module choisi peut prendre en compte tous les types d’horaires et d’emplois du temps.

Gestion des absences et des congés

Les absences génèrent un coût important pour toute organisation. De même, la gestion des congés et des absences demande du temps considérable à l’équipe RH si elle est effectuée manuellement. En digitalisant cette fonction RH, vous augmentez la productivité des membres du service RH et vous limitez le risque d’oublis et d’erreurs.

En effet, le logiciel de GTA permet de décentraliser la GTA. Désormais, le processus de demande et de validation des absences se fait par le biais de workflows paramétrables. Toutes les informations sont traçables et les calculs se font automatiquement.

Les collaborateurs peuvent consulter leurs soldes et leurs droits et savent en temps réel s’ils doivent modifier leur demande. Pour les managers et l’équipe RH, le gain de temps est considérable et la planification des absences devient plus facile. Le self-service de gestion des temps profite donc à tous les acteurs au sein de l’entreprise.

Généralement, un logiciel de GTA gère tous les motifs d’absences : arrêt maladie, congés, RTT, mandats syndicaux, etc.

Business intelligence

Le logiciel de GTA est une excellente solution pour piloter de manière optimale les ressources humaines. Il sert d’appui pour la prise de décisions, des plus simples aux plus importantes. Il permet le suivi analytique des temps et des activités pour chaque collaborateur et les équipes. Grâce aux données qu’il renferme, les gestionnaires peuvent éditer des tableaux de bords personnalisables. L’export des données sous différents formats est également possible. Par ailleurs, la fonction reporting est paramétrable.

Outil collaboratif

Tout comme la plupart des logiciels rh performants, le logiciel de GTA renforce le travail collaboratif entre la DRH, la direction générale et les managers. Les données sont collectées, traités et enregistrées automatiquement dans un seul lieu. Les acteurs concernés ont ainsi accès aux informations en temps réel.

Mais la mise à disposition des options de self-service simplifie aussi la communication entre managers et collaborateurs.

Selon la solution que vous avez choisie, le logiciel peut être en mode SaaS ou on Permise. Si vous avez opté pour l’hébergement sur le cloud, les utilisateurs auront accès à la plateforme où qu’ils se trouvent.

Grâce à ses différentes fonctionnalités, un logiciel de GTA est une excellente solution pour optimiser la gestion administrative du personnel. Il apporte une véritable plus-value à tous les acteurs dans l’entreprise en facilitant le travail du service rh, en responsabilisant les managers et en répondant aux attentes des collaborateurs. Il permet également d’optimiser la paie et de mieux piloter les ressources humaines grâce à une meilleure gestion des temps et des activités. Il fait ainsi partie des éléments qui renforcent votre marque employeur.

Mais la mise en place d’un logiciel de GTA au sein de votre entreprise ne doit pas s’effectuer à la va-vite. Pour réussir votre projet, n’hésitez pas à vous faire accompagner par un expert SIRH. Ce dernier peut vous aider notamment dans le choix et la mise en œuvre de la solution. Si vous souhaitez avoir une idée plus précise du logiciel qui peut convenir à votre entreprise, servez-vous de ce comparateur gratuit. Cet outil interactif est facile à utiliser et vous propose, en moins de 10 minutes, 5 éditeurs susceptibles de vous intéresser.

Par Laurent de Burghgrave

Expert SIRH et en stratégie digitale RH à temps choisi

Aide au choix SIRH

Auteur du comparateur logiciels RH

Laurent de Burghgrave