Il est nécessaire d’évaluer régulièrement le personnel notamment pour apprécier ses performances et connaître ses besoins de formation. Grâce à ses fonctionnalités, le logiciel d’évaluation est un excellent outil qui peut aider le service RH à piloter de façon optimale l’évaluation des ressources humaines. Intégrer un logiciel d’évaluation à votre SIRH, c’est soulager votre équipe RH d’une grande partie de son travail. Mais c’est aussi conduire des évaluations efficaces et de qualité.

Mais avant de bénéficier des avantages d’un logiciel d’évaluation, vous devez d’abord choisir l’éditeur et la solution. Le projet est d’envergure et ne doit pas être mené à la va-vite. Aussi, servez-vous d’un comparateur de logiciels RH et demandez des conseils SIRH à un expert dans ce domaine. Informez-vous également sur les principales fonctionnalités d’un logiciel d’évaluation.

Évaluation RH : un rôle stratégique dans la gestion des ressources humaines

Avant de choisir un logiciel RH spécifique pour l’évaluation du personnel, il est important de rappeler ce qu’est l’évaluation RH.

Qu’est-ce que l’évaluation du personnel ?

L’évaluation du personnel est un outil de gestion du domaine des ressources humaines. La mise en place de ce dispositif dans une entreprise n’est pas obligatoire, mais est toutefois fortement conseillée. L’évaluation du personnel concerne tous les employés dans l’entreprise, des simples opérationnels jusqu’aux cadres dirigeants. Ses objectifs touchent trois principaux acteurs qui sont le manager, le salarié et la direction des ressources humaines.

L’entretien annuel est l’outil d’évaluation le plus utilisé. Pour le manager, il permet :

  • D’apprécier les performances du collaborateur ;
  • De prendre connaissance de ses requêtes ;
  • D’échanger avec lui ;
  • De renforcer sa motivation et son engagement envers l’entreprise.

Pour le salarié, l’entretien annuel est une occasion pour faire le bilan de l’année qui vient de s’écouler. Ses réalisations sont mises en exergue, mais également ses éventuels échecs. Il communique ses besoins de formation à son supérieur hiérarchique. C’est aussi lors de l’évaluation qu’il est informé des objectifs qu’il doit atteindre pour l’année à venir.

Pour le responsable des ressources humaines, c’est grâce à l’évaluation qu’il devient plus facile de :

  • Détecter les meilleurs talents ;
  • De connaître les formations demandées par chaque salarié et de proposer celles qui sont adaptées pour chacun ;
  • D’être informé sur les souhaits de mobilité interne ;
  • D’optimiser la gestion des compétences et des carrières pour chaque collaborateur et pour les équipes.

Pour le DRH et le responsable de formation, les entretiens annuels servent de base pour la définition des plans de formation et pour l’optimisation de la gestion prévisionnelle des emplois.

Pourquoi opter pour une solution logicielle pour l’évaluation RH ?

Comme pour plusieurs processus RH, l’évaluation du personnel comporte des tâches fastidieuses et chronophages. Il y a, par exemple, le remplissage des formulaires d’entretien et l’établissement des comptes-rendus. Un logiciel d’évaluation permettra donc à votre service des ressources humaines de gagner du temps et de se consacrer à des tâches plus importantes.

Le progiciel d’évaluation donne une visualisation plus claire des forces et faiblesse du personnel. Vous pouvez ainsi identifier plus aisément les points à corriger et définir les solutions les plus adaptées. Vous détectez aussi les meilleurs profils dans l’entreprise.

En outre, cet outil numérique permet d’améliorer la communication entre les managers et les collaborateurs. Grâce à un logiciel bien choisi, vous gagnez en efficacité et gérez le processus d’évaluation en toute sérénité.

Les avantages du logiciel d’évaluation sont donc nombreux. En tant que DRH, vous êtes le premier responsable du projet de digitalisation RH dans votre entreprise. C’est vous donc qui devez valider les propositions de votre chef de projet SIRH.

Vous n’avez pas de responsable SIRH ? Évitez de conduire votre transformation digitale RH sans connaissances pointues dans ce domaine. Pour réussir votre projet et éviter les pertes d’argent inutiles, faites appel à un consultant RH. Chez Experts RH, Laurent de Burghgrave est un consultant SIRH à temps choisi. Il peut vous apporter son expertise depuis l’aide au choix SIRH jusqu’à l’optimisation de vos logiciels RH. C’est donc l’interlocuteur à privilégier pour trouver le logiciel d’évaluation qui peut répondre à vos exigences. Mais avant, informez-vous sur les fonctionnalités d’un tel outil.

Les fonctionnalités d’un logiciel d’évaluation

Vous avez déjà consulté des comparatifs de logiciels RH pour connaître les meilleurs logiciels d’évaluation ? Avant de fixer votre choix, vérifiez que la solution intègre les fonctions génériques essentielles d’un logiciel d’évaluation.

Préparation des entretiens

Il est primordial de bien préparer les évaluations. Certains logiciels autorisent le pré-remplissage des formulaires par les managers et les collaborateurs. Les acteurs concernés peuvent même commencer la saisie des appréciations avant le déroulement de l’entretien. Il ne reste donc plus qu’à rassembler les informations lors du jour de l’évaluation.

Le logiciel d’évaluation permet aussi de planifier plus facilement les évaluations. Il comporte une option pour informer le salarié de la date et de l’heure de son entretien.

Appréciation des performances

L’un des objectifs des évaluations, c’est aussi d’identifier les talents dans l’entreprise et de connaître les compétences de chaque salarié. Un logiciel d’évaluation intègre des fonctionnalités pour :

  • La création de trames d’entretien personnalisables ;
  • L’établissement des échelles d’évaluation ;
  • La personnalisation du tableau des seuils de maîtrise des compétences ;
  • La personnalisation et la mise à jour des outils d’évaluation.

L’outil peut comporter un bilan de compétences pour mieux apprécier les points forts et faibles de vos collaborateurs. Ce bilan est le plus souvent exportable vers Excel.

Parfois, certains points doivent être abordés plus particulièrement lors de l’entretien. Le logiciel d’évaluation permet de comparer les appréciations du manager et du salarié. Ainsi, il est possible de visualiser en un coup d’œil les sujets qui requièrent une discussion plus approfondie.

Suivi des entretiens

L’automatisation du suivi des entretiens figure aussi parmi les fonctionnalités du logiciel d’évaluation. Différents indicateurs, statuts et couleurs personnalisables sont à la disposition du service RH pour cela.

Signature des entretiens

Avant leur archivage, les documents doivent être validés par le DRH et signés par l’évaluateur et le collaborateur. Vous pouvez changer l’ordre de ces opérations selon la pratique habituelle dans votre entreprise. Par ailleurs, le logiciel enregistre automatiquement la date et l’heure de la validation.

Conservation et historisation des entretiens

Après l’entretien, le document numérique du salarié est automatiquement classé dans la base de données du logiciel. Le collaborateur, son supérieur hiérarchique et le responsable de la gestion du personnel peuvent accéder facilement à l’historique des évaluations en quelques clics. Il leur suffit simplement de se connecter au portail RH. Le salarié peut également consulter, à tout moment, ses nouveaux objectifs et ses objectifs passés.

Analyse, partage et export des évaluations

Grâce aux évaluations des salariés, il est plus aisé d’optimiser un plan de formation ou de mettre le meilleur profil sur un poste clé. Pour faciliter vos prises de décision, basez-vous sur les analyses RH fournies par le logiciel d’évaluation. Pour vos reportings, l’outil fournit des formats pré-paramétrés, mais vous pouvez aussi créer des requêtes spécifiques.

Outre l’archivage des entretiens, le logiciel permet leur partage et leur export. Ces fonctionnalités favorisent le travail collaboratif et un meilleur traitement des données.

Vous connaissez maintenant les fonctionnalités d’un logiciel d’évaluation et êtes prêt à concrétiser votre projet de transformation digitale RH ? Attention, comme c’est vous qui êtes le Directeur de projet SIRH dans votre entreprise, c’est vous qui allez être responsable de l’échec ou de la réussite de la transformation numérique de la fonction évaluation RH.

Le comparateur conçu par Experts RH vous permettra de comparer les meilleurs logiciels d’évaluation du personnel, mais également des logiciels de recrutement, de GPEC, de paie, de gestion des talents, etc. Pour consolider votre choix, faites-vous accompagner par un expert SIRH. Vous mettez ainsi toutes les chances de votre côté.

Par Laurent de Burghgrave

Expert SIRH et en stratégie digitale RH à temps choisi

Aide au choix SIRH

Auteur du comparateur logiciels RH

Laurent de Burghgrave