Depuis leur apparition au début des années 1970, les logiciels RH ont bien évolué. Ils sont devenus plus complets et plus faciles à prendre en main, tout en facilitant grandement les tâches de leurs utilisateurs. Le périmètre fonctionnel des logiciels RH ne se limite plus à la paie.

La mise sur le marché des logiciels de recrutement a permis aux professionnels des RH d’optimiser leur gestion du recrutement. Grâce à de tels outils, il est possible d’accélérer les étapes dans le processus de recrutement tout en offrant une meilleure expérience aux candidats et à l’équipe RH. Mais les logiciels de recrutement proposés sur le marché ne se valent pas tous. Si certains proposent seulement des fonctionnalités de base, d’autres sont dotés de fonctions génériques plus spécifiques. Même si vous trouverez des listes de logiciel RH préétablies sur des critères qui restent à vérifier, l’utilisation d’un comparateur de logiciels RH vous permettra de trouver la solution qui conviendra le mieux à votre organisation. Vous êtes à la recherche d’un logiciel de recrutement ? Même si vous avez pris un consultant RH pour vous apporter une aide au choix SIRH, prenez connaissance des fonctionnalités d’un tel outil. Mais d’abord, qu’est-ce qu’un logiciel de recrutement peut vous offrir ?

Fonctionnalités d’un logiciel de recrutement : les objectifs

Word, Excel et la boîte e-mail de votre société ne vous suffisent plus pour la réalisation de vos recrutements ? Vous ne souhaitez plus perdre votre temps à éplucher une à une les candidatures pour ne trouver au final aucun profil correspondant au poste vacant ? Vous êtes à la recherche de la perle rare ? Il est temps d’équiper votre DRH d’un logiciel de recrutement et de vous adjoindre un conseil SIRH qui vous procurera une bonne assistance au choix de votre SIRH.

La digitalisation des ressources humaines touche aussi le recrutement. L’ATS, ou Applicant Tracking System, est conçu pour assurer une meilleure gestion du processus d’embauche. Il peut être utilisé par toutes les structures, quelle que soit leur taille. Il s’agit d’un logiciel de gestion du processus de recrutement qui présente plusieurs avantages. En voici quelques-uns :

  • Gain de temps : la fonction RH comporte plusieurs tâches fastidieuses et chronophages. Le recrutement en fait partie. Le choix d’un logiciel de recrutement est synonyme d’automatisation de certaines tâches comme la création et la publication des annonces et le tri des candidatures, donc de gain de temps.
  • Recrutement qualitatif : comme le recruteur s’occupe moins des tâches répétitives, il peut mieux se concentrer sur l’évaluation et la sélection des profils. Le travail en équipe, permis par un outil collaboratif, est aussi un point fort pour l’amélioration du recrutement.
  • Ciblage des meilleurs profils : il ne suffit plus aujourd’hui de diffuser une offre d’emploi pour trouver des talents qualifiés. Un logiciel peut vous aider à mettre en place une stratégie de sourcing bien pensée et à cibler le profil qu’il vous faut.
  • Amélioration de la marque employeur : certains ATS permettent la création d’un site carrière, véritable aubaine pour améliorer votre image employeur sur Internet.

Votre consultant RH vous aidera à mettre en valeurs tous ces points dans un cahier de charges conçu par analyse différentielle pour que vous n’y passiez pas trop de temps.

Un logiciel de recrutement peut donc être un véritable atout pour la DRH. Quelles peuvent être les fonctionnalités de cet outil ?

Les fonctions génériques d’un logiciel de recrutement

Afin de permettre une meilleure gestion du process de recrutement, le logiciel dédié à cette fonction RH est doté de fonctionnalités plus ou moins développées, en fonction de l’éditeur. La solution que vous choisissez peut comporter les fonctions génériques suivantes :

Création d’un site carrière

Tout comme votre site web, votre espace carrière reflète l’image votre entreprise. Il s’agit d’un excellent outil pour faire connaître aux candidats votre culture d’entreprise et ce qui les attend s’ils travaillent chez vous. Il permet ainsi de dynamiser votre marque employeur. Mais un site carrière est aussi un espace sur lequel vous déposez vos offres d’emploi et où les candidats peuvent postuler spontanément.

Certains ATS donnent la possibilité de créer facilement un site carrière. Ils proposent des templates personnalisables pour que votre site carrière soit à l’image de votre entreprise. Vous en trouverez facilement une présélection dans notre comparateur SIRH   qui, grâce à l’intelligence artificielle réalisera pour vous un comparatif des logiciels RH du marché sur des critères qui vous seront propres. Vous pouvez aussi vous servir de ces modules pour l’optimisation des pages de votre espace carrière pour qu’elles soient plus visibles sur les moteurs de recherche.

Multidiffusion des offres d’emploi

Il s’agit de l’une des fonctionnalités de base d’un logiciel de recrutement. Réseaux sociaux, jobboards, etc. il existe aujourd’hui plusieurs sites sur lesquels il est possible de poster des offres d’emploi. Plus vous diffusez votre offre d’emploi sur un grand nombre de plateformes, plus vous augmentez sa visibilité.

Or, publier manuellement les annonces sur chaque site n’est pas seulement une tâche fastidieuse, mais qui vous fera également perdre un temps considérable. Avec un logiciel de recrutement, vous rédigez l’annonce une seule fois et vous choisissez les sites sur lesquels vous souhaitez publier. L’outil se charge ensuite de la diffusion automatique de l’offre.

Sourcing

Grâce à Internet, toucher un grand nombre de candidats est devenu possible. Pourtant, trouver les meilleurs talents, surtout ceux dits « pénuriques », reste un véritable parcours du combattant. Un ATS peut aider un recruteur à dénicher des profils précis, par exemple, un expert en intelligence artificielle ou un data scientist. Il cible les sites les plus intéressants et identifie les profils susceptibles de répondre aux critères définis par le recruteur.

Collecte et gestion des candidatures

Les candidatures que vous recevrez seront plus nombreuses grâce à la multidiffusion. Il va falloir maintenant les gérer. Avant l’apparition des logiciels de recrutement, il fallait réceptionner les candidatures dans la boîte e-mail du service recrutement, puis les télécharger une à une. La rédaction et l’envoi des réponses à chaque e-mail se faisaient aussi manuellement. Cette tâche est fatigante, mais surtout, elle favorise la perte d’informations.

Le logiciel de recrutement permet de collecter les candidatures et de les centraliser dans une base de données unique. Il donne aussi la possibilité d’en importer manuellement. Chaque candidature devient une fiche qu’il est possible de consulter rapidement. L’outil permet le tri automatique des CV, et la présélection des candidats. Ainsi, vous aurez plus rapidement accès aux profils les plus pertinents pour le poste vacant. Cette fonctionnalité permet aussi de consulter l’historique de chaque dossier de candidature. L’aide d’un experts SIRH, spécialiste de l’urbanisme du SIRH et de la transformation digitale RH vous sera à ce niveau très utile.

Outil collaboratif pour l’évaluation des candidats

Le recrutement collaboratif comporte plusieurs avantages. Il permet l’implication de différents services de l’entreprise. Par conséquent, les liens deviennent plus forts entre les membres de l’équipe et des services concernés. Les managers et opérationnels impliqués directement dans le process de recrutement se sentent plus valorisés. Par ailleurs, ce mode de recrutement est une excellente solution pour favoriser l’intégration du futur candidat dans l’entreprise tout en écartant les erreurs de recrutement.

Certains logiciels permettent un recrutement collaboratif en donnant l’accès aux données à plusieurs personnes. Les accès sont paramétrables en fonction du niveau d’implication de l’utilisateur dans le processus de recrutement. L’échange entre les membres de l’équipe de recrutement devient plus fluide, car l’outil permet une communication en temps réel. Il peut aussi y avoir un système de commentaire permettant d’annoter un CV ou une lettre de motivation. Certains systèmes de commentaire donnent la possibilité de mentionner le nom d’un collaborateur pour que ce dernier prenne compte immédiatement des remarques ou de l’évaluation. Soyez prudent avec les listes de logiciels RH qui foisonnent sur internet sans qu’on sache les critères qui ont présidé à leur classement. L’aide d’un consultant RH en aide au choix qui sera un véritable professionnel du SIRH est à ce niveau cruciale.

E-mails automatiques

Cette fonctionnalité est importante si vous souhaitez améliorer l’image de votre marque employeur. Bien souvent, les candidats s’informent sur une entreprise avant d’y postuler. Il se peut que l’entreprise en question mette souvent en œuvre des actions pour améliorer son image et sa marque employeur. Si elle ne répond pas aux personnes qui y sollicitent un emploi, cela peut être considéré comme un point négatif pour elle. Or, un candidat est aussi un client potentiel.

L’envoi de messages automatiques ne permet pas seulement d’entretenir l’image de votre marque employeur. Comme le responsable recrutement n’a pas à répondre à chaque e-mail, il peut mieux se concentrer sur l’évaluation des candidats ou sur d’autres tâches à forte valeur ajoutée.

Suivi de la progression des candidats

Désormais, vous n’aurez plus à monter un tableau Excel pour le suivi des candidatures dans le processus de recrutement. Certains ATS permettent le classement des candidats dans des colonnes « traitement », « présélection », « entretien », etc. La gestion des candidats et le suivi de leur cheminement dans les étapes de recrutement sont ainsi plus ludiques et faciles. Votre consultant SIRH vous éclairera dans ce choix

Création d’un vivier de CV

Il se peut que le profil de certains postulants ne réponde pas exactement aux descriptions du poste vacant, ou que certains postulants aient opté pour une candidature spontanée. Avec un logiciel de recrutement, il est possible de se constituer une CVthèque avec les dossiers de bons candidats potentiels. L’ATS permet de bien structurer le vivier de candidats et de le mettre à jour régulièrement. Ainsi, avant de créer et de diffuser de nouvelles offres d’emploi, il suffit de consulter la base de données et de contacter directement les profils qui s’y trouvent. Si l’outil est doté d’une fonction « recherche sémantique », il suffira de taper des mots-clés pour trouver rapidement des CV. Le gain de temps est ainsi considérable.

Module de cooptation

La cooptation est une solution supplémentaire pour embaucher des candidats de qualité. En effet, les collaborateurs s’engagent vis-à-vis de l’entreprise en proposant un contact pour un emploi. Par ailleurs, la personne cooptée est plus susceptible de bien connaître l’entreprise et les exigences du poste. En cas d’embauche, son intégration sera plus facile.

Si le logiciel de recrutement comporte une fonction permettant la cooptation, la recherche de candidats devient plus rapide et moins onéreuse. Dès que le RRH ou le responsable de recrutement crée l’offre, il n’y a qu’un clic à faire pour que l’annonce soit diffusée sur un espace réservé aux collaborateurs. Ces derniers savent ainsi que l’offre est éligible à la cooptation. Attention, le choix d’un logiciel RH vous engage pour plusieurs années n’hésitez pas à faire appel à un chef de projet SIRH expérimenté pour éviter d’avoir des regrets quand vous aurez vendu votre choix de logiciel de recrutement au Comex

Outils statistiques

La direction vous demande de fournir des reportings sur la dernière campagne de recrutement que vous avez menée ? Ou vous souhaitez mieux piloter votre recrutement ? Grâce à un ATS, vous pouvez toujours suivre l’efficacité de votre processus de recrutement et corriger rapidement les éventuelles erreurs.

Un logiciel de recrutement peut produire des statistiques nécessaires à la gestion du recrutement. Les informations qu’il fournit sont plus précises et disponibles en temps réel. Parmi les données que vous pouvez obtenir grâce à un logiciel de recrutement, il y a le nombre de candidatures reçues par offre d’emploi et l’origine de ces candidatures.

Un logiciel de recrutement est indispensable pour digitaliser votre processus de recrutement de façon intelligente. Les fonctionnalités dont il est doté permettent de gagner du temps et de l’argent. Mais l’ATS est surtout une excellente solution pour dénicher les meilleurs profils. Vous n’arrivez pas à vous décider sur le logiciel de recrutement à adopter pour votre entreprise ? N’hésitez pas à vous servir de ce comparateur gratuit conçu par Experts RH (Un professionnel du SIRH au service des professionnels des RH). Facile à utiliser, il vous permettra de connaitre, en moins de 10 minutes, une liste personnalisée de 5 éditeurs à consulter susceptibles de répondre aux besoins de votre structure.

Par Laurent de Burghgrave

Expert SIRH et en stratégie digitale RH à temps choisi

Aide au choix SIRH

Auteur du comparateur logiciels RH

Laurent de Burghgrave