La digitalisation de l’entreprise touche tous les services dans celle-ci, y compris celui des ressources humaines. Pour rester compétitive, une structure a intérêt à réussir sa numérisation. Depuis l’entrée en vigueur de la loi Travail, plusieurs entreprises ont déjà mis en œuvre, dans leur DRH, l’installation d’un coffre-fort numérique RH. Ce module permet d’automatiser la distribution des bulletins de paie. Mais il possède aussi comme atout la gestion des documents, leur stockage et leur sécurisation. L’archivage des fiches de paie est la fonctionnalité la plus connue pour cet outil. Mais il peut aussi conserver tous autres documents administratifs concernant les salariés.

Les offres sur le marché en termes de coffres-forts numériques sont nombreuses. Le choix est donc difficile pour un directeur des ressources humaines ou pour un dirigeant d’entreprise. De plus, les coffres-forts numériques n’ont pas tous les mêmes fonctionnalités. Vous avez du mal à trouver une solution adaptée à votre entreprise ? L’accompagnement d’un professionnel comme Experts RH est conseillé. Vous pouvez aussi utiliser ce comparateur de solutions RH conçu par un expert SIRH. Il vous suggère des prestataires à consulter en fonction des besoins de votre entreprise. Vous souhaitez connaître les fonctions génériques d’un coffre-fort électronique ? Poursuivez votre lecture.

Fonctions génériques d’un coffre-fort numérique : les avantages

Les employeurs ont la possibilité d’opter pour la dématérialisation des bulletins de paie, sauf si les collaborateurs s’y opposent. Grâce aux fonctionnalités dont est équipé un coffre-fort numérique RH, cet outil fera bénéficier ses utilisateurs de plusieurs avantages. Ces bénéfices vont s’observer tant au niveau des salariés qu’au niveau de l’entreprise.

Les avantages d’un coffre-fort numérique pour l’entreprise

L’objectif de la digitalisation du service Rh est d’optimiser l’ensemble des processus métier dans ce service. En mettant en place un coffre-fort numérique dans votre DRH, vous pourrez profiter de plusieurs avantages, dont :

  • Le respect de la législation : un coffre-fort numérique RH conserve les documents numériques conformément aux délais légaux de conservation, mais aussi aux exigences du RGPD ;
  • Un gain de temps : l’une des tâches les plus chronophages dans la fonction RH est la distribution des bulletins de salaire, mais également leur archivage et leur recherche. Un coffre-fort numérique permet la distribution automatique et l’archivage électronique des bulletins de paie ;
  • Un gain d’argent : l’entreprise n’aura plus à payer pour le papier, les timbres et le stockage des documents ;
  • De meilleures confidentialité et sécurisation des données : plusieurs données concernant l’entreprise et les salariés sont sensibles et doivent rester confidentielles. Les documents électroniquement conservés dans un coffre-fort RH sont sécurisés, traçables et pérennes ;
  • L’amélioration de l’image de votre entreprise : en mettant un coffre-fort numérique RH à disposition des salariés, l’entreprise facilite la vie de ces derniers. Mais l’organisation est aussi considérée comme moderne et soucieuse de la protection de l’environnement.

Les avantages d’un coffre-fort numérique pour les collaborateurs

Après la mise en place d’un coffre-fort électronique dans l’entreprise, chaque salarié dispose d’un espace virtuel individuel dont il a la propriété juridique. Pour les salariés, cet outil :

  • Permet de récupérer plus facilement les fiches de paie ;
  • De conserver de manière plus sécurisée et économique les bulletins de salaire, même après leur départ de l’entreprise ;
  • D’archiver d’autres documents numériques personnels, comme les factures électroniques et les avis d’imposition.

Les fonctionnalités d’un coffre-fort électronique RH

Un coffre-fort numérique RH n’est pas seulement un lieu de stockage des bulletins de paie sous format dématérialisé. Cet outil peut être doté de fonctionnalités plus ou moins nombreuses, en fonction des éditeurs. Un expert SIRH peut vous aider lors de votre choix pour que vous ne vous trompiez pas de solution. Un coffre-fort numérique RH peut permettre de :

Collecter et archiver les données

Les données numériques archivées, de manière probatoire, peuvent provenir de différentes sources telles que :

  • La direction générale ;
  • La direction des ressources humaines ;
  • La direction financière ;
  • Les salariés.

Il est nécessaire de s’assurer que la solution dispose d’un assez grand espace d’archivage pour contenir les documents électroniques de l’organisation et des employés. Pensez donc à la taille de votre entreprise et à son éventuelle évolution avant d’arrêter votre choix sur une solution ou une autre. Informez-vous également sur la durée possible de conservation des données. Parmi les documents qu’il est possible de stocker dans un coffre-fort numérique RH, il y a :

  • Les contrats de travail ;
  • Les registres comptables ;
  • Les données susceptibles d’être contrôlées par le fisc ;
  • Les bulletins de salaire et autres documents concernant les salariés.

Gérer et organiser les données

Les données dématérialisées peuvent être structurées selon les besoins de la DRH. Il est possible de les organiser, par exemple, par matricules ou fonctions, par services, ou selon d’autres plans de classement. Généralement, un coffre-fort numérique est en mode SaaS. Les utilisateurs peuvent ainsi accéder à leur espace personnel où qu’ils se trouvent et en tout temps. Il suffit d’un support ayant accès à Internet pour avoir accès à la plateforme. La recherche des données et des documents est aussi plus aisée. Préférez un outil intuitif et aisé à rendre en main permettant une navigation plus facile.

Partager les documents

La plupart des entreprises ont recours à un coffre-fort numérique RH pour dématérialiser les fiches de paie conformément aux réglementations en vigueur. Chaque mois, le responsable de la paie n’a plus qu’à éditer les fiches de paie puis à les déposer dans le coffre-fort. Il suffit ensuite d’un clic pour chaque salarié reçoive son bulletin de paie électronique dans son espace personnel. La distribution de ces documents est donc automatique et instantanée.

Il est aussi possible de partager d’autres documents avec des contacts ou invités. Certaines solutions permettent d’envoyer des e-mails directement depuis la plateforme.

Travailler en collaboration

Certains documents comme le Bilan Social Individuel, le compte-rendu d’entretien professionnel et le contrat de travail peuvent nécessiter l’intervention de plusieurs personnes. Un coffre-fort numérique permet de sécuriser les échanges entre les utilisateurs à partir du journal de chaque dossier. Les contributions sont consignées et vérifiables.

Il est possible de créer un accès sur chaque dossier concerné. Le niveau d’intervention est paramétrable. Ainsi, vous avez la possibilité de donner à un invité la permission de lire seulement le document ou de l’éditer également.

Sécuriser les documents

Un coffre-fort numérique est une excellente solution pour sécuriser toutes les données confidentielles et sensibles de l’entreprise et des collaborateurs. Cet outil est doté de techniques de cryptographie qui chiffrent les documents électroniques. La lecture des données n’est ainsi possible que pour l’administrateur et les destinataires concernés.

Pour accéder à son espace personnel, le salarié dispose d’une clé numérique ou d’une adresse internet « https:// ». Lors de son inscription sur la plateforme et à chaque fois qu’il s’y rend, il doit fournir un identifiant et un mot de passe.

Par ailleurs, chaque document archivé dans un coffre-fort numérique RH est horodaté. Comme les consultations et les contributions sont archivées automatiquement, le respect de la traçabilité est assuré. Grâce à la signature électronique, les documents demeurent fiables et authentiques.

Notifier les destinataires

Les salariés attendent toujours avec impatience le moment de la distribution de la paie. Un coffre-fort électronique RH dispose d’un système d’alerte pour notifier les collaborateurs de l’arrivée du précieux document dans leur coffre-fort. L’outil peut aussi être doté d’une fonctionnalité de rappel pour que l’utilisateur n’oublie aucun événement. La notification, l’alerte ou le rappel peut se faire par SMS ou par e-mail.

Tout comme les autres services dans l’entreprise, celui de la gestion des ressources humaines a tout intérêt à être digitalisé. La dématérialisation des bulletins de salaire permet d’automatiser la distribution de ces documents et de faire gagner un temps précieux à l’équipe de la DRH. Cela est possible grâce à la mise en place d’un coffre-fort numérique RH au sein de l’organisation. Outre l’archivage des fiches de paie et d’autres documents électroniques, cet outil peut aussi être doté d’autres fonctionnalités plus ou moins avancées.

Vous ne savez pas quel outil choisir ? Ce comparateur vous permettra de trouver en moins de 10 minutes le coffre-fort adapté à votre entreprise. Différent d’un comparatif ou d’une liste des meilleurs logiciels RH, il interagit avec vous avant de vous proposer 5 éditeurs à intégrer dans votre appel d’offre. Mais la meilleure solution pour trouver le coffre-fort électronique RH, ou d’autres outils SIRH, est de contacter un expert SIRH.

Par Laurent de Burghgrave

Expert SIRH et en stratégie digitale RH à temps choisi

Aide au choix SIRH

Auteur du comparateur logiciels RH

Laurent de Burghgrave