DRH, responsable des ressources humaines, responsable paie ou autres, toutes les personnes pouvant s’occuper de la paie s’accordent à dire que ce processus RH est à la fois coûteux et chronophage. Chaque mois, l’équipe du service rh consacre une grande partie de son temps précieux pour traiter la paie.

Ces dernières années, de plus en plus d’entreprises choisissent de confier leur gestion de la paie à des prestataires. Le fait d’externaliser la paie procure plusieurs avantages, si on ne cite que la maîtrise des coûts et la garantie de la conformité légale. Vous souhaitez optimiser la gestion administrative du personnel au sein de votre entreprise en externalisant le traitement des rémunérations ? N’oubliez pas de bien choisir votre prestataire. Ce comparateur vous permet de trouver facilement des éditeurs de logiciels qui proposent des services de gestion externalisée de la paie. De quelles fonctionnalités pourriez-vous bénéficier en optant pour l’externalisation de la paie ?

Externalisation de la paie : quel intérêt ?

L’externalisation de la paie peut convenir à toutes les organisations, des TPE et PME jusqu’aux grandes entreprises. Quels sont ses avantages et quel est son principe ?

Les avantages de l’externalisation

Les avantages de l’externalisation de la paie sont nombreux. En voici quelques-uns.

Les risques d’erreurs sont réduits

Fonction RH, le traitement de la paie est une expertise à part entière. Service paie, gestionnaire de paie ou technicien de paie, quel que soit l’intitulé, la personne qui s’occupe de la paie doit connaître diverses réglementations. On peut, par exemple, citer le droit du travail et les lois fiscales. Pour être toujours au courant des évolutions réglementaires, elle est tenue de faire une veille sociale et juridique. Mais pour éditer des fiches de paie conformes, la personne doit aussi maîtriser différents logiciels comme celui de la GTA et de la paie.

Outre l’application rigoureuse des obligations légales, le gestionnaire de la paie doit aussi éviter toutes omissions et fautes de calcul. Les erreurs sur les bulletins de paie peuvent entraîner bien des déconvenues. Pour réduire les risques d’erreurs, l’une des meilleures solutions qui se présentent, c’est l’externalisation de la paie. Parce qu’il s’agit de son métier, un prestataire de paie saura éditer des bulletins de salaire sans erreur et conformes aux règlements en vigueur.

Vous gagnez du temps et de l’argent

Le traitement des salaires est aussi fastidieux que chronophage. Il comporte plusieurs tâches comme :

  • la collecte et le calcul des éléments variables de paie ;
  • l’impression puis la distribution des fiches de paie ;
  • l’édition des chèques ;
  • la déclaration de la DSN.

L’exécution de ce processus rh peut prendre plusieurs jours par mois. Si votre entreprise ne dispose pas d’une équipe dédiée à la gestion de la paie, cela veut dire que c’est votre service rh qui doit s’en occuper.

En confiant le traitement de la paie à un prestataire, vous allégez les tâches de votre équipe rh pour qu’elle puisse se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. De plus, vous économisez en frais de formation et en logiciel de paie. Vous n’aurez pas non plus à recruter un gestionnaire de paie.

Vous bénéficiez de l’expertise d’un professionnel de la paie

En externalisant la paie, vous bénéficiez des années d’expertise de la boîte que vous choisissez. Un éditeur de solutions SIRH, qui propose des services d’externalisation de la paie, dispose d’une équipe de professionnels rompus au traitement de la paie. Vous pourrez ainsi compter sur le prestataire pour vous conseiller et pour vous aider à résoudre vos problèmes liés à la paie. Par ailleurs, il est aussi tenu de vous informer sur les évolutions concernant les lois, les règlements et autres informations essentielles concernant la paie.

Comment se passe l’externalisation de la paie ?

Si vous optez pour l’externalisation de la paie, vous avez le choix entre :

  • l’externalisation partielle : vous confiez une partie plus ou moins grande du traitement de la paie à un prestataire. Ce dernier vous fournit un outil, le plus souvent un logiciel de paie, pour que votre responsable de paie puisse accomplir facilement les tâches pour lesquelles vous souhaitez garder le contrôle. Il vous donne également des conseils pour une meilleure réalisation de ces tâches.
  • L’externalisation complète : c’est l’ensemble de vos processus de paie, de la collecte des informations jusqu’aux déclarations sociales, que vous confiez au prestataire. Ni votre direction des ressources humaines, ni votre direction financière, ne s’occupe donc plus de la paie en interne.

Choisissez bien votre contrat d’externalisation. Le prestataire doit démontrer son professionnalisme, son expertise et sa discrétion. N’oubliez pas de bien vérifier les prestations proposées. Pour réussir votre projet d’externalisation, n’hésitez pas à faire appel à un expert SIRH. Mais quelles sont les fonctionnalités de l’externalisation de la paie ?

Les fonctionnalités de l’externalisation de la paie

Si vous souhaitez optimiser l’administration du personnel au sein de votre entreprise, l’externalisation de la paie est une excellente solution. Voici les principales fonctionnalités qui pourront vous être proposées :

Collecte des éléments de paie

Avant d’établir les bulletins de paie, le prestataire a besoin que vous lui fournissiez tous les éléments de paie, notamment :

  • les congés et absences ;
  • les heures travaillées ;
  • les heures supplémentaires ;
  • les primes ;
  • les indemnités ;
  • les augmentations de salaire ;
  • les notes de frais.

Pour éviter les omissions et limiter le nombre de saisies, la solution proposée par le prestataire se connecte avec les outils composant votre SIRH. Un éditeur expérimenté fournit généralement un logiciel facile à prendre en main dont l’interface permet une saisie des données rapide et simplifiée.

Calcul de variables et des déclaratifs sociaux

La fiche de paie reçue par le salarié n’est qu’une sorte de synthèse de sa situation personnelle. En effet, différents calculs sont effectués, conformément aux règlements en vigueur, avant de pouvoir obtenir le salaire net. Si vous avez opté pour un éditeur de solutions RH, tous les calculs, des plus simples aux plus complexes, sont réalisés de manière automatique. Par ailleurs, les outils qu’ils utilisent sont régulièrement mis à jour pour répondre aux exigences légales.

Les calculs automatiques concernent aussi bien ceux pour les bulletins de salaire que pour les déclarations sociales. Néanmoins, la conformité des données est toujours vérifiée par un expert paie.

Distribution des fiches de paie

Le prestataire vous envoie d’abord les données pour contrôle. Ce n’est qu’après qu’il s’occupe de l’édition des fiches de paie. Les bulletins de paie sont générés automatiquement. Leur envoi se fait selon ce que vous avez convenu en amont. Si vous avez déjà entamé un projet de digitalisation de votre direction des ressources humaines, vous avez probablement un coffre-fort numérique. Cet outil permet aux salariés d’avoir accès directement à leurs bulletins de paie et de stocker ces documents précieux. Pour les salariés qui s’opposent à la dématérialisation de leurs bulletins de salaire, le prestataire peut également se charger de la mise sous pli des documents papier et de leur envoi.

Stockage des informations

Les informations concernant la paie sont centralisées et stockées dans un seul endroit. En effet, elles servent de base notamment pour :

  • les reportings RH ;
  • les reportings financiers ;
  • les bilans sociaux et la BDES ;
  • les documents comptables obligatoires ;
  • la simulation de la masse salariale.

Grâce à l’enregistrement des données de paie, vous pourrez réaliser différents tableaux de bord et optimiser la gestion des ressources humaines au sein de votre entreprise. Pour accéder à ces informations, il suffit de vous connecter via votre espace personnel. Généralement, il est possible d’exporter les données.

L’établissement des fiches de paie fait partie des tâches administratives les plus fastidieuses. Avant que chaque collaborateur ne reçoive son bulletin de paie, les gestionnaires de paie doivent effectuer plusieurs tâches en amont. Le traitement est à faible valeur ajoutée et chronophage. Pour un gain de temps et d’argent et pour une gestion RH optimisée, vous pouvez externaliser le traitement de la paie de votre entreprise. Un prestataire peut traiter une partie ou l’ensemble de vos paies. Il peut, par exemple, calculer les EVP, les cotisations salariales et patronales conformément aux législations en vigueur. Il peut aussi éditer et distribuer les fiches de paie auprès des salariés.

Il est très important de bien choisir le prestataire si vous souhaitez réussir votre projet. Ce comparateur vous permettra de trouver une liste de 5 éditeurs de logiciels qui propose également des prestations d’externalisation de la paie. Il est gratuit, facile à utiliser et ne demande aucun engagement.

Par Laurent de Burghgrave

Expert SIRH et en stratégie digitale RH à temps choisi

Aide au choix SIRH

Auteur du comparateur logiciels RH

Laurent de Burghgrave