Dans un contexte économique plus tendu que jamais, les ressources humaines constituent un important levier de performance pour l’entreprise. La GPEC est une fonction RH dont l’objectif est l’adaptation et la planification des emplois et des compétences. Elle doit, pour cela, prendre en compte les besoins de l’entreprise et les diverses contraintes auxquelles elle fait face.

Pour aider les DRH à optimiser le pilotage des talents, les éditeurs de solutions SIRH ont mis au point des logiciels de GPEC. Mais le choix d’un tel outil ne doit pas se faire à la légère. Même si vous pouvez vous servir d’un comparateur de logiciels RH pour faciliter votre choix, l’intervention d’un expert SIRH est vivement recommandée. Quelles fonctionnalités sont proposées par un logiciel de GPEC ?

La GPEC : pour maintenir la compétitivité de l’entreprise

Les tâches du service RH ne se limitent plus aujourd’hui à la gestion administrative du personnel. Pour mieux appréhender les évolutions socio-économiques, légales et technologiques, l’entreprise doit déployer l’une de ses meilleures armes : les ressources humaines. Au cœur de la stratégie RH, la GPEC permet de répondre à plusieurs enjeux.

GPEC : ses enjeux dans l’entreprise

Outil de gestion RH, la GPEC impacte plusieurs domaines qui sont interdépendants.

  • Impacts sur le moyen humain

L’un des objectifs de l’entreprise est de maintenir sa compétitivité, quelles que soient les contraintes auxquelles elle doit faire face. Le capital humain figure parmi les ressources dont l’organisation dispose pour stimuler sa productivité et son développement. En mettant en place la GPEC, l’entreprise a la possibilité d’allouer, au moment adéquat, les ressources adaptées pour chaque poste.

La GPEC requiert l’analyse de l’existant, ce qui permet à la DRH d’avoir une meilleure idée des postes clés et des talents à chercher pour s’en occuper. Le directeur des ressources humaines peut mieux anticiper l’impact des départs à la retraite et des changements de la pyramide des âges. Comme les besoins sont bien définis, l’optimisation du recrutement est plus aisée.

En favorisant la mobilité interne avant chaque campagne de recrutement, l’entreprise valorise les compétences et talents de ses collaborateurs. Non seulement cela permet de fidéliser ces derniers, mais de réduire également le coût du processus de recrutement.

Grâce à la GPEC, il est plus facile de stimuler le développement des talents. Cela se fait en proposant une offre de formation adaptée et en accompagnant les salariés dans leur évolution professionnelle.

  • Impacts sur l’organisation

La gestion des ressources humaines se fait aussi par rapport à l’environnement extérieur, c’est-à-dire au marché dans lequel évolue l’entreprise. Avant la conception de l’organisation et de la stratégie de développement d’entreprise, il convient de prendre en considération plusieurs points. Il s’agit notamment de la concurrence et des ressources humaines existantes.

Il est nécessaire de mettre en place une politique pour simplifier et encourager la transmission de connaissances. Vous prévoyez ainsi le départ des talents et évitez que les postes clés restent vacants. Une meilleure gestion des effectifs requiert également l’anticipation des recrutements en considérant les besoins de la structure.

Il est essentiel de stimuler l’engagement et la motivation de chaque salarié. En améliorant la qualité de vie au travail et en développant les compétences des opérationnels et des managers, vous les incitez à rester fidèles à l’entreprise.

  • Impacts économiques

En mettant en œuvre une stratégie pour anticiper les besoins en compétences, l’entreprise renforce ses performances sur le plan économique. Elle peut ainsi mieux s’adapter aux divers changements, que ce soit sur le moyen-terme ou le long terme. Elle renforce son positionnement sur le marché et maintient sa compétitivité, ce qui lui permet de se démarquer de ses concurrents.

Les avantages de la GPEC

Tous les acteurs au sein de l’entreprise sont concernés par la GPEC. Il s’agit du directeur et de l’équipe du service des ressources humaines, du responsable de la formation, des collaborateurs, des managers et des représentants du personnel. Une GPEC réussie procure plusieurs avantages :

  • Meilleure gestion des effectifs et des carrières ;
  • Valorisation des compétences et fidélisation des salariés ;
  • Réduction des coûts de recrutement et de formation pour les nouvelles recrues ;
  • Établissement d’une grille de rémunérations plus adaptée ;
  • Meilleure anticipation des changements ;
  • Amélioration de la marque employeur auprès des candidats à recruter et des employés.

Quelles sont les fonctions génériques d’un logiciel de GPEC ?

La digitalisation de la direction des ressources humaines touche également la GPEC. Un logiciel de GEPC bien choisi vous permet de mieux concevoir votre politique de gestion prévisionnelle des emplois et compétences.

Comme pour les autres logiciels GRH, vous ne devez pas prendre le premier produit qui vous est proposé. Consultez les comparatifs de logiciels RH pour connaître les meilleurs logiciels de GPEC du moment. Vous pouvez aussi vous servir d’un comparateur SIRH pour trouver la meilleure solution qui répond exactement aux besoins de votre entreprise. Mais surtout, faites-vous accompagner par un consultant SIRH.

Avant de choisir un logiciel de GPEC, informez-vous sur les fonctionnalités qu’il peut proposer.

Pour gérer le personnel et les métiers

Une solution de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences comporte différentes fonctionnalités pour mieux gérer les ressources humaines de l’entreprise. Un tel outil permet de :

  • Créer des fiches de poste plus claires grâce à la définition d’un référentiel des métiers. Vous avez ainsi une meilleure vision des missions et des responsabilités de chaque employé, ainsi que les formations adaptées pour chacun ;
  • Établir l’organigramme de l’entreprise. Comme vous connaissez les ressources dont vous avez à disposition, vous avez une idée plus précise des manques à combler ;
  • Associer les compétences adaptées pour chaque poste ;
  • Simuler des potentiels de mobilité ;
  • Gérer et suivre les congés et les absences. Les collaborateurs effectuent leurs demandes et consultent leurs soldes de congés via le progiciel.

Pour gérer les compétences

Le développement des talents et compétences des employés est au cœur de la GPEC. Ce logiciel permet de piloter plus aisément le talent de management. Il est doté d’une option pour créer un référentiel de compétences, permettant un classement par thème ou par domaine.

Grâce à la cartographie des compétences, ayez une vision plus précise des talents dans votre organisation. Vous connaîtrez ainsi les besoins de formations et de compétences à apporter aux collaborateurs et aux équipes pour améliorer leurs performances.

Pour suivre l’évolution des compétences

Un logiciel de GPEC ne sera pas complet s’il ne vous permet pas de suivre l’évolution des compétences des employés. Un bon outil dispose d’une fonctionnalité pour préparer les entretiens annuels. Des supports facilitent l’évaluation des compétences de chaque salarié et des équipes, que ce soit lors des entretiens annuels ou lors des évaluations à froid et à chaud.

Définissez des échelles de niveaux pour connaître l’acquisition des compétences par les salariés. Comme les historiques des formations sont conservés dans la plateforme, vous suivez plus facilement l’évolution de chaque collaborateur.

Pour analyser les données en temps réel

Comme tous autres bons logiciels RH, une solution logicielle de GPEC est dotée d’options pour établir des reportings. Créez des tableaux de bord, des graphiques et d’autres visuels pour appuyer vos prises de décisions. Généralement, des formats pré-paramétrés et personnalisables sont déjà disponibles dans le logiciel. Mais l’outil donne aussi la possibilité de produire des états analytiques sur-mesure en fonction de vos besoins.

Les statistiques et données sont actualisées en temps réel. Les analyses et informations que vous soutirez du logiciel sont donc pertinentes et fiables.

Pour faciliter la communication

L’une des bases essentielles pour une GPEC optimale, c’est une communication fluide entre les acteurs concernés. Un logiciel de GPEC intègre différents supports de communication, mais il permet surtout une collaboration efficace entre les acteurs de la GPEC. Les informations sont aisément accessibles. Pour que les acteurs puissent disposer des données où qu’ils soient, le mieux est d’opter pour un logiciel en mode SaaS.

Réussir la mise en place d’un logiciel de GPEC : bénéficiez d’un conseil SIRH

Comme pour tout autre projet de digitalisation d’une fonction RH, la mise en œuvre de la transformation numérique de la GPEC n’est pas une tâche des plus faciles. La condition sine qua non pour réussir votre projet, c’est de le confier à un expert SIRH.

Un professionnel expérimenté vous fournira des conseils avisés pour vous aider à chaque étape de votre transformation digitale RH. Chez Experts RH, par exemple, Laurent de Burghgrave peut vous accompagner lors :

  • Du choix de votre logiciel de GPEC ;
  • De sa mise en œuvre ;
  • De son optimisation.

Il peut aussi faire un audit RH pour que vous ayez une idée plus précise de l’existant et des solutions à apporter.

N’hésitez pas non plus à vous servir de ce comparateur. Mieux qu’un simple comparatif SIRH, il est interactif, gratuit et facile d’utilisation. En moins de 10 minutes, vous obtenez une liste d’éditeurs de logiciels de GPEC à consulter. Il vous permet aussi de comparer d’autres solutions logicielles RH telles que des logiciels de recrutement, de paie et de GTA.

Par Laurent de Burghgrave

Expert SIRH et en stratégie digitale RH à temps choisi

Aide au choix SIRH

Auteur du comparateur logiciels RH

Laurent de Burghgrave