La crise du covid-19 a largement modifié le quotidien des entreprises. Pour faire face, nombreux sont les dirigeants qui ont adopté de nouvelles stratégies pour assurer la stabilité de leur production en général. Certains ont choisi d’intégrer ou d’améliorer leur logiciel des ressources humaines. Évidemment, la digitalisation des ressources humaines contribue, malgré ce moment difficile, à rendre plus efficace la gestion du capital humain de l’entreprise.

Vous projetez d’intégrer un SIRH pour optimiser vos ressources humaines ? Un comparateur de logiciels RH comme celui mis en place par Experts RH est très intéressant pour dénicher la bonne solution. Mais avant tout, n’est-il pas indispensable de connaître toutes les fonctionnalités qui différencient un SIRH des autres outils ? Le point sur ce sujet dans cet article.

Un petit rappel : C’est quoi un SIRH ?

Beaucoup ignorent encore la vraie utilité d’une solution SIRH. Manque de connaissance et d’information, on se prête souvent à la confusion et on attribue à ce terme tous les logiciels répondant aux besoins des ressources humaines, même si la paie n’est pas intégrée.

En fait, le SIRH ou Système d’information des ressources humaines se définit comme un outil en ligne qui couvre tous les processus ressources humaines. Il rassemble toutes les solutions que l’on utilise pour les grandes branches RH à savoir le recrutement, la gestion de talents, la gestion de la performance et la paie. C’est cette dernière qui conditionne l’appellation du logiciel. Le SIRH permet la saisie, le suivi ainsi que la gestion des données de toutes les opérations des ressources humaines d’une organisation. Pour simplifier, il s’agit de la solution digitale de gestion des ressources humaines centralisant toutes les données de l’entreprise.

Les caractéristiques d’un bon logiciel SIRH

Un bon logiciel SIRH doit avoir au minimum les fonctionnalités mentionnées ci-après :

  • Gérer le recrutement de nouveaux talents
  • Suivre ces nouveaux recrus via le déroulé formation
  • Gérer les temps et les activités de l’entreprise
  • Gérer la performance des collaborateurs
  • Assurer la gestion administrative du personnel
  • Optimiser la formation
  • Garantir la gestion de la paie

Cette liste est non exhaustive. Un SIRH peut également avoir d’autres fonctionnalités plus spécifiques comme le portail RH, les indicateurs RH, la centralisation de base de données, les tableaux de bord RH, l’accessibilité multicanal…

Gestion de la paie

Voilà la fonctionnalité qui différencie le SIRH d’un GRH. Effectivement, un SIRH jouit de cet instrument qui peut prendre en charge toutes les fonctions paie de l’entreprise.

Le module Paie est avant tout une solution dotée d’une grande complexité. Même si nombreux en doute sur l’efficacité de la paie au cœur d’un SIRH, un bon SIRH propose toujours un éventail de fonctionnalités spécialement dédiées à la paie. La paie est une fonctionnalité tissant une grande liaison avec les autres branches des RH. Elle est déterminée par ces autres branches et basée sur les informations issues de ces autres modules : recrutement, formation, informations administratives, temps et activités, compétences. Avec sa paie, le SIRH peut s’interfacer sans problème avec le logiciel comptable et les autres logiciels de l’entreprise.

Gestion des temps et des activités

Cette branche concerne le pointage quotidien, le suivi de présence et d’absence des collaborateurs. Avec le volume de travail à prendre en charge, la méthode ancienne consomme beaucoup de temps. Il faudra mettre au point un calendrier pour assurer le suivi des changements. À l’ère numérique, basculer vers une automatisation serait donc une décision des plus judicieuses. Un outil spécialement concocté pour la gestion du temps et des congés facilitera l’exportation des données enregistrées vers l’outil de gestion de paie, qui est la plus liée techniquement parlant.

Dans un SIRH, il existe donc une liste de fonctionnalités se rapportant à la gestion des temps et des absences comme le pointage, la gestion des congés, la planification des effectifs…

Gestion des talents

À travers un SIRH, l’entreprise pourra gérer toutes les données liées aux collaborateurs et à leur carrière. La GPEC ou la Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences s’avère ainsi une fonctionnalité de premier ordre dans un SIRH.

Pour l’entreprise, ce logiciel est un moyen de gérer son personnel. Avec un GPEC, les responsables au sein de l’équipe ressources humaines pourront préparer les phases du recrutement, la gestion des mutations, de faire de l’évaluation des collaborateurs…

Avec la gestion des talents, chaque salarié aura accès à l’interface de l’entreprise et mettre à jour son profil ainsi que ses compétences. Sur l’interface, il est possible de suivre les offres d’emploi en interne, de demander une formation…

Gestion administrative du personnel

Toujours dans la légalité, les ressources humaines doivent respecter les obligations légales, le droit de travail…

Ces règles concernent principalement la gestion des tâches administratives. Cette gestion n’est en revanche pas le plus facile à gérer. Pour être plus rapide, organisé et efficace, il faut faire appel à un logiciel SIRH. L’outil permet surtout de gagner du temps, qui est très important en matière de préparation de documents administratifs. Dans la gestion administrative, on prend également en compte les absences, les congés, les arrêts maladie…

Automatisation du recrutement

Si beaucoup pensent que le recrutement est la branche de la RH qui a moins besoin de digitalisation, c’est totalement le contraire. Il faut digitaliser la publication de l’offre d’emploi, la sélection des candidats, le suivi de la tendance…

Dans un SIRH, la fonctionnalité dédiée au recrutement est ce qu’on appelle « l’ATS ». Celui-ci permet de mettre en place toutes les étapes du recrutement de la définition des besoins jusqu’à l’intégration. Il représente un système complet pour suivre les candidats. Dans un ATS, il est possible d’étudier les schémas du recrutement grâce à un moteur de reporting.

Cette fonctionnalité très importante du SIRH devrait s’intégrer automatiquement à tous les jobboards, aux sites des acteurs dans le domaine de l’emploi ainsi qu’au site de recrutement de l’entreprise. L’accès automatisé à ces sites permet de cibler le plus grand nombre de candidats et d’en déceler les meilleurs.

Onboarding

Le recrutement ne se résume pas seulement aux étapes de recherche du candidat idéal. Cette fonctionnalité est destinée à la bonne intégration des nouvelles recrues au sein de l’entreprise. L’Onboarding aide tout d’abord à garantir la réalisation des tâches administratives fastidieuses d’après recrutement. Il participe surtout à assurer l’adaptation des nouveaux collaborateurs au sein de la grande famille de l’entreprise.

Gestion de la formation

Une formation est indispensable pour toute entreprise. Heureusement aujourd’hui, les logiciels ont permis de favoriser la gestion de cet élément clé du développement des ressources humaines et de l’entreprise toute entière. La gestion de la formation sert à faire une planification des programmes de formation pour le personnel de l’entreprise. Avec un SIRH, le responsable de la formation pourra évaluer le résultat des investissements de l’entreprise dans la formation.

Cette fonctionnalité est aussi obligatoire dans une solution SIRH. D’un côté, le logiciel de gestion de la formation se présente par le Learning Management System ou le LMS. Cette spécificité de la gestion de la formation se démarque par des catalogues de formation, des systèmes d’évaluation… Chaque collaborateur aura son propre profil, même les nouveaux.

Bref, adopter une bonne solution SIRH signifie se doter d’un ensemble de logiciels bien complets et performants. Une bonne solution parce que l’entreprise pourra, en l’intégrant dans son système, gérer d’une manière très efficace son capital humain. Les logiciels disposant des bonnes fonctionnalités ne manquent pas sur le marché.

Il faudra néanmoins trouver une solution qui s’adaptera à l’entreprise notamment sa structure, ses ressources humaines, son effectif… Pour trouver l’outil efficace convenant parfaitement à votre entreprise, Experts RH a mis en place son comparateur dédié aux professionnels. Évidemment, il est impossible qu’un comparateur sorte l’outil idéal. Vous aurez toutefois une liste très affinée et de qualité des SIRH qui vous correspondent.

Par Laurent de Burghgrave

Expert SIRH et en stratégie digitale RH à temps choisi

Aide au choix SIRH

Auteur du comparateur logiciels RH

Laurent de Burghgrave