Faut-il externaliser la paie, voilà une bonne question?

La gestion de la paie paraît évidente de prime abord : calcul les bulletins de paie, puis distribution du salaire convenu à chacun des collaborateurs. Mais en réalité, il s’agit d’une tâche complexe et éprouvante qui demande une extrême rigueur. En plus d’être hautement réglementée, elle confronte les gestionnaires de paie à un certain nombre d’enjeux qui vont au-delà d’un simple calcul. On fait référence ici au respect et à la conformité du réglementaire de paie, la qualité de la paie, la sécurité des données et du processus de paie, la périodicité, le mode de paiement, etc.

La gestion de la paie en interne ne représente pas toujours une solution appropriée pour des raisons de rentabilité, de maîtrise de coûts, de sécurité, de gain de temps ou encore d’efficacité. Plusieurs entreprises choisissent aujourd’hui d’externaliser la paie. Mais est-ce réellement une alternative pertinente ? D’autant plus que le choix du prestataire d’externalisation reste problématique en soi.

Externaliser la paie : Les grands principes

Le principe d’externalisation consiste à confier à un prestataire spécialisé la totalité d’un service pour une durée pluriannuelle. Auparavant, il était surtout question de déléguer des fonctions éloignées de l’activité principale de l’entreprise (la restauration ou encore le nettoyage à titre d’exemple). La tendance actuelle, quant à elle, privilégie une autre approche. Elle offre la possibilité de remettre des postes non stratégiques, mais essentiels, à un partenaire extérieur. Il peut s’agir ici de la partie logistique, de l’informatique, des tâches commerciales, des services de développement et de recherche ou encore de la paie. Révélateur d’un véritable mouvement de fond, l’externalisation de la paie contribue à un mouvement qui permet à l’entreprise d’être au cœur de son métier.

Une externalisation, non une sous-traitance

Externalisation et sous-traitance répondent à deux logiques différentes. Le contrat d’externalisation s’inscrit dans la durée (3 ans minimum, et peut s’étaler jusqu’à 5 ou 7 ans), tandis que la sous-traitance se conclut de manière générale pour une année. La différence de la durée du contrat apporte déjà une certaine disparité entre les deux pratiques. Dans le contrat d’externalisation, la qualité du service est primordiale ; les critères économiques passent en deuxième position.

Une entreprise qui externalise la fonction de la paie choisit d’obtenir une meilleure qualité de service pour le même coût. De plus, elle accède via le prestataire à un certain nombre de technologies et de compétences hors de portée des entreprises qui n’externalisent pas.

De manière concrète, lorsqu’une entreprise choisit de confier la gestion de la paie à un prestataire spécialisé, elle bénéficie automatiquement du savoir-faire de ce dernier et de ses nombreuses expériences. Elle réduit par ailleurs ses effectifs en se séparant du personnel assigné à ce service, ce qui s’avère avantageux d’un point de vue strictement économique. En somme, il s’agit ici de remplacer les immobilisations et les investissements par des coûts variables.

Externaliser la paie : Obligation de résultat

Dans un contrat d’externalisation de la paie, le prestataire s’engage à réaliser sa mission, quels que soient les moyens à mettre en œuvre. L’entreprise, en tant que client, fera donc certaines concessions par rapport aux procédures de travail standardisées en interne.

Exiger une obligation de résultat permet à l’entreprise de s’assurer de la réelle plus-value du prestataire de la paie. Si ce dernier venait à se soustraire à l’obligation en question, cela implique qu’il manque d’autonomie, voire qu’il est incompétent. Pour choisir son prestataire de paie il convient d’attacher une grande attention à la négociation et à la rédaction du contrat. L’obligation de résultat se contractualise par une série d’indicateurs de qualité. Dans l’élaboration du contrat de partenariat, les principaux concernés doivent donc s’accorder sur lesdits indicateurs.

Missions assignées au prestataire de la paie

De manière générale, le prestataire de paie peut se charger :

  • du contrôle et de la saisie de la paie
  • des déclarations sociales
  • de la gestion des arrêts de travail
  • du conseil en droit social
  • de la gestion de la médecine du travail
  • de l’administration du personnel (contrat de travail, DUE, etc.)

Externaliser la paie : Identification des fonctions stratégiques

Avant toute démarche d’externalisation de la paie, il convient d’analyser les fonctions externalisables avec une description exhaustive des tâches à accomplir.

Il est tout à fait possible de rater une externalisation, soit en raison d’une mauvaise identification de son cœur de métier, soit en raison d’une motivation purement économique. C’était le cas notamment d’une chaîne hôtelière qui avait choisi d’externaliser son personnel de nettoyage. Dans le choix du prestataire, le donneur d’ordre n’avait pas prévu le fait que ce dernier subissait un important turnover. Les femmes de ménage étaient donc renouvelées en permanence. Aussi, elles étaient mal informées et peu impliquées sur les besoins spécifiques de l’hôtel. Et par conséquent, elles n’étaient aucunement en mesure d’assurer ni le contact, ni l’accueil, ni l’état des chambres que l’hôtel était en droit d’attendre. Résultat, l’établissement était contraint de réintégrer l’activité. Une dure réalité qui aurait pu être évitée si la chaîne hôtelière avait consulté en amont l’avis d’un expert en la matière.

Autres étapes indispensables

Pour garantir la réussite d’une externalisation de la paie, il est essentiel de soigner la communication interne et d’établir un cahier des charges.

Lorsque la décision par rapport au choix d’externalisation de la paie est prise (avant même la sélection du prestataire de la paie), la direction doit informer les instances représentatives du personnel, ainsi que l’ensemble des collaborateurs. Cette communication interne poussée est garante d’une externalisation réussie.

Cette étape permet de rassurer les salariés quant au maintien de l’emploi et des rémunérations. Elle explique également les raisons du transfert sur le plan strictement professionnel : les avantages, les éventuels changements de procédures, les conséquences pour les salariés concernés, dans le cadre de l’article L.122-12 du Code du travail, bien évidemment.

Quant à l’établissement du cahier des charges, il s’agit ici de la base de toute négociation. Il comporte plusieurs points incontournables qui se trouvent être utiles en cas de désaccord sur l’offre de prestation. Pour le cas d’une externalisation de la paie, le cahier des charges doit comporter un descriptif complet de la gestion de la paie (la fonction externalisée en l’occurrence). Il récapitule l’ensemble des services attendus de la part du prestataire tout en apportant une disparité claire entre les maîtres d’ouvrage (le prestataire) et le maître d’œuvre (l’entreprise en tant que cliente). Le document précise également les exigences du client en matière :

  • de  qualité de service
  • de délais de mise en œuvre
  • de matériel/logiciel utilisé
  • de critères factuels et des objectifs de l’externalisation.

Les collaborateurs au sein de l’entreprise qui connaissent bien la fonction doivent participer à l’élaboration du cahier des charges. Plus l’entreprise sera en mesure d’exprimer ses besoins, plus le prestataire pourra en apporter une réponse plus adaptée.

Fonctionnement de l’externalisation de la paie

Les entreprises prestataires conçoivent leurs propres procédures et approches des fonctions externalisables. Elles ne fonctionnent pas toutes de la même manière, certes, mais elles suivent généralement un seul et même mode d’organisation. Le cas de l’externalisation de la paie fonctionne de la manière suivante :

  • l’étape de la récolte et de la transmission des éléments variables de paie par l’entreprise
  • l’étape de la saisie et du contrôle de la paie
  • l’étape des déclarations sociales
  • l’étape de la transmission des états de virement à l’entreprise utilisatrice.

L’entreprise en tant que client peut opter ou non pour une externalisation totale. La gestion de la paie sera donc entièrement confiée au prestataire.

L’étape de la récolte et de la transmission des éléments variables de paie par l’entreprise

Chaque mois, l’entreprise qui externalise sa paie est tenue de fournir au prestataire l’ensemble des différents éléments qui composent la paie :

  • les modifications sur dossier du personnel (éléments du contrat, informations personnelles du personnel, etc.)
  • les éléments variables ayant une incidence sur le salaire des collaborateurs (jours d’absence, primes, heures supplémentaires, etc.)
  • renseignements relatifs à la sortie d’un collaborateur (départ à la retraite, fin de contrat, etc.)

Externaliser la paie : L’étape de la saisie et du contrôle la paie

À la réception des éléments précédemment cités qui composent la paie, le prestataire traite les dossiers au cas par cas selon ses propres procédures. Il en fait par la suite le contrôle et retournera les fiches de paie au bout de quelques jours (par courrier ou par mail). L’impression et la distribution des fiches de paie seront à la charge de l’entreprise ; de même pour les paiements.

L’étape des déclarations sociales

À la réception des fiches de paie, l’entreprise peut se charger de la DSN et des différentes déclarations sociales annuelles qui viennent après la paie.

L’étape de la transmission des états de virement à l’entreprise utilisatrice

Les états de virement seront par la suite transmis par le prestataire. L’entreprise pourra alors procéder aux paiements des salaires.

À la clôture de la paie, l’entreprise prestataire transmet les états de virement à l’entreprise utilisatrice pour que celle-ci puisse procéder au paiement des salaires.

Pourquoi externaliser la paie ?

Pour les entreprises, l’externalisation de la paie est une démarche stratégique à moyen terme. Dans la mise en œuvre de ce processus par lequel la société confie la fonction de la paie à un prestataire extérieure, il convient d’analyser en amont les objectifs recherchés, et ce, en fonction de la taille de l’entreprise, la stratégie DRH et la qualité des équipes en interne.

La paie est une fonction particulièrement complexe, surtout en France, compte tenu du nombre de lignes que comportent les bulletins de paie. Les entreprises choisissent d’externaliser la paie dans le but d’éviter certaines erreurs de procédures qui peuvent leur porter préjudice vis-à-vis de la loi. Il s’agit de déplacer certains risques chez le prestataire tout en augmentant la performance économique.

Pour l’entreprise, la décision d’externalisation de la paie est une recherche continuelle d’amélioration, de performance et d’efficacité. En plus de la réduction des coûts de traitement, elle fait bénéficier d’une économie d’échelle considérable.

Les compétences spécifiques du prestataire de la paie s’avèrent coûteuses à développer en interne. En même temps, l’externalisation peut générer des risques, notamment la dépendance absolue au prestataire et les risques liés au recours au marché.

Une externalisation de la paie réussie passe inévitablement par le choix d’un prestataire en externalisation à même d’apporter une réelle plus-value pour l’entreprise. Un professionnel avéré :

  • délivre un service d’assistance performant
  • compte parmi son équipe un personnel qualifié dans chaque spécialité
  • dispose d’une base de données d’incidences
  • est méthodique
  • connait des outils d’administration.

Pourquoi externaliser la paie ? Focus sur les avantages et les inconvénients de l’externalisation de cette fonction non stratégique.

Les avantages de l’externalisation de la paie

L’externalisation de la paie présente de nombreux avantages pour l’organisation générale en interne.

L’avantage du gain de temps

Compréhension de la législation, exonération de charge, prise en compte d’éventuelles règles de calcul, impression et distribution des bulletins de salaire.. La gestion de la paie en interne est complexe en soi en plus de demander beaucoup de ressources. Une externalisation de la fonction permettra ainsi à l’entreprise de gagner du temps dans l’ensemble des procédures obligatoires.

L’avantage de la simplicité

Choisir de traiter la paie en interne implique de posséder un logiciel de paie dont il faut assurer la maintenance. L’utilisateur du logiciel doit par ailleurs être formé régulièrement.

L’avantage de la sécurité

En externalisant la fonction de la paie, l’entreprise évite toute situation conflictuelle avec les salariés ou les organismes sociaux concernés. Plus question d’erreur sur le bulletin de salaire ou encore de retard de paie parce que le personnel affecté à la fonction est en congé.

L’avantage de la réactivité

La gestion de la paie implique également de réaliser régulièrement des déclarations sociales aux organismes collecteurs. Les procédures en question sont le plus souvent rébarbatives. Elles supposent d’ailleurs plusieurs allers-retours avec l’administration afin de s’assurer de la conformité des documents. Les sanctions pécuniaires appliquées en cas d’oubli ou de retard de déclaration fragilisent inévitablement l’équilibre économique de l’entreprise.

L’avantage de l’efficacité

La paie est une fonction qui ne confère en soi aucune valeur ajoutée. Or, elle est une activité à la fois rébarbative et complexe qui détourne le service RH de son cœur de métier (qui est le développement des collaborateurs). En externalisant la paie, l’entreprise offre plus de marges à ce dernier dans les procédures de recrutement, à la gestion des carrières, mais aussi à la formation.

Maitrise des coûts

L’externalisation de la paie supprime les coûts aléatoires liés au renouvellement du matériel/logiciel de paie et à la formation du personnel. Son coût se base sur le nombre de fiches de paie à émettre. Ce qui permet de maîtriser le budget « paie ».

Externaliser la paie : Retour sur investissement

En externalisant la paie, l’entreprise économise sur le prix de la solution informatique et le back-up en cas d’absence. En même temps, elle résout la problématique complexe de la gestion de la paie et du temps passé par un employé non spécialiste. Elle peut donc se permettre une économie à hauteur de 20 à 30 % grâce à l’externalisation.

Les inconvénients de l’externalisation de la paie

L’externalisation de la paie présente aussi des inconvénients à considérer au moment de la décision.

Perte des compétences juridiques et sociales internes

En choisissant d’externaliser la paie, l’entreprise risque de perdre en autonomie par rapport à l’une de ses fonctions essentielles, même si celles-ci ne concernent en rien la stratégie générale des affaires. Un monitoring continu ainsi que la mise en place d’un reporting régulier devront systématiquement être mis en place afin de s’assurer de la bonne mise en œuvre du processus.

L’externalisation peut également impliquer une perte de maîtrise en interne des compétences liées à la fonction externalisée, la paie en l’occurrence. Avoir recours à un prestataire externe peut ainsi porter préjudice à l’entreprise sur le long terme. Il est judicieux de porter le choix sur un prestataire qui, en plus de réaliser les tâches qui lui sont déléguées, joue le rôle de conseiller.

Dépendance vis-à-vis du prestataire

Dans la gestion de la paie qui est un processus clé, l’entreprise et le service RH en interne risquent d’être dépendants vis-à-vis du prestataire de l’externalisation. Dans certaines prises de décision en lien avec la paie, ses compétences et son approche seront systématiquement requises.

Externaliser ou non la paie: une réponse personnalisée

La décision d’une externalisation peut être motivée par de multiples éléments : départ  prématuré d’un collaborateur référent que l’entreprise n’a pas remplacé (faute de candidats ou de temps), enjeux financiers (objectifs d’optimisation des coûts des fonctions support et des dépenses), etc. Parce que cette décision est déterminante pour la suite des opérations, il convient de bien analyser le fonctionnement général de l’entreprise afin de répondre au mieux à ses besoins. Elle doit être prise :

  • en fonction de la taille de l’entreprise
  • en fonction de la qualité des équipes paie de l’entreprise
  • en fonction de la stratégie du DRH.

Externaliser la paie : Les 3 niveaux de service

Il existe aujourd’hui 3 niveaux d’externalisation de la fonction « paie » :

  • niveau 1 : externalisation des moyens informatiques : infogérance des bases de données associées à la paie, maintenance applicative, etc.
  • niveau 2 : externalisation de la production proprement dite de la paie : gestion du déclaratif, saisie des éléments variables, contrôle des bulletins de paie, etc. À ce niveau, on pourrait parler de délégation de fonction, de BPO ou encore de service full management.
  • niveau 3 : externalisation des opérations post-paie : éditique, archives sous gestion électronique (documents, cd-rom), envoi des bulletins, etc.

Cadrer les besoins en fonction du contexte de l’entreprise et de la stratégie du DRH

Le niveau d’externalisation à retenir pour chaque entreprise n’est jamais le même. Il doit être cadré selon la taille, la complexité réglementaire, le nombre d’établissements ainsi que le climat social de cette dernière. Le recours à un prestataire de type société de service s’avère onéreux. Les coûts de la mise œuvre des solutions informatiques (mise en place, maintenance, hébergement) ne convergent pas avec les volumes de bulletins à traiter. Il ne promet pas un retour sur investissement. Au-delà de 200 salariés par contre, ses coûts de mise en œuvre sont moindres par rapport au volume de bulletins à traiter.

En ce qui concerne les entreprises qui paient plus de 3000 salariés, le critère majeur de choix n’est plus forcément économique mais stratégique.

Externaliser la paie : qui contacter ?

Dans le choix du prestataire d’externalisation, le critère financier est certes primordial, mais il ne doit en aucun cas être exclusif. Si le prestataire signe à perte, il risque de fournir un service de piètre qualité en se rattrapant sur les coûts imprévus.

De manière générale, l’établissement d’un cahier des charges permet d’éliminer les prestataires ne répondant pas aux critères de qualité recherchée. Le but en est de faire un constat des conditions de travail du prestataire ainsi que de la qualité du matériel utilisé. S’ajoute à cela une évaluation globale de ses compétences et de son implication. Et pour s’assurer du sérieux de son travail, on pensera à éplucher et à contacter ses références clients, sans oublier la prise en compte du « mieux-disant social ».

Un expert SIRH en modélisation de l’automatisation de la paie peut être d’une grande aide dans le choix du prestataire d’externalisation de la paie.

Société spécialisée dans la gestion de la paie

Nombreuses sont les entreprises qui optent pour les services d’une société externe, spécialisée dans la gestion de la paie (Business Process Outsourcing ou BPO), en tenant compte de la nature de leurs activités et de la complexité de la réglementation sociale que cela implique. Ces entreprises recherchent ainsi différents moyens de constituer des leviers d’économie, en optimisant divers procédures et calculs liés aux avantages accordés à leurs salariés. Des opérations à fort enjeu financier ou humain, liées au service paie, sont alors confiées au prestataire en question. Il s’agit  entre autres du cumul emploi retraite, des cotisations de retraite complémentaire ou supplémentaire, ou encore des forfaits jours des cadres supérieurs ou des expatriés.

Externaliser la paie chez un éditeur de logiciel de paie

Etant donné que l’ensemble des processus liés au traitement des salaires sera automatisé, avec des enjeux financiers toujours importants, le choix d’un logiciel de gestion de paie ne se fait donc pas à l’improviste. Bien que le coût d’un tel investissement soit réduit par rapport aux services d’un prestataire classique, l’outil doit être un véritable assistant permettant de dématérialiser et de simplifier l’ensemble des processus comptables et administratifs en lien avec la gestion de la paie au sein de l’entreprise.

De nombreux logiciels dédiés à la gestion de la paie, comme sont à ce jour en mesure de faciliter les tâches. En effet, les éditeurs de logiciel recherchent avant tout la manière d’optimiser la performance globale de l’entreprise tout en satisfaisant ses besoins. Mais bien souvent, certaines organisations paient la facture d’un mauvais choix de logiciels.

Dans cette optique, un expert en aide au choix SIRH dispose des compétences nécessaires pour accompagner les entreprises dans le choix du logiciel idéal. Il propose surtout son expertise, permettant d’adapter les fonctionnalités de l’outil SIRH aux divers processus comptables et administratifs relatifs à la paie. De son côté, le responsable de paie doit pouvoir assurer la mise en œuvre de cette solution logicielle, conformément au cahier des charges établi. Néanmoins, sa mise en œuvre n’est pas toujours évidente sans l’accompagnement de l’expert SIRH.

Aujourd’hui, les éditeurs de logiciels de paie proposent des fonctionnalités avec des niveaux d’externalisation plus ou moins poussé.

Gestionnaire de paie indépendant

Solliciter les services d’un gestionnaire de paie indépendant est aujourd’hui une option courante. Lors d’une telle démarche, le critère financier reste primordial, tout comme les clauses du cahier des charges. En effet, l’entreprise doit avant tout éviter de signer avec un prestataire indépendant à perte. Celui-ci risque notamment de s’acquitter de coûts souvent imprévus en cours de contrat, ce qui a toujours pour effet de diminuer la qualité de ses prestations. Tout comme l’entreprise réalise un appel d’offres pour la fourniture d’un logiciel SIRH en mesure de répondre à un cahier des charges précis, elle doit analyser les capacités financières de chaque prestataire qui sera en mesure d’assurer un contrat pluriannuel.

Externaliser la paie : Le Centre de Service Partagé (CSP) : L’alternative à l’externalisation

RGPD, prélèvement à la source, réforme de la formation continue… autant d’enjeux poussent les entreprises à regrouper la gestion de la paie au sein d’une structure interne spécialisée dans le domaine. Le CSP RH (Centre de Services Partagé) figure aujourd’hui comme l’entité qui leur permet de centraliser certaines fonctions supports, comme la paie. Le CSP assure entre autres la production de tâches opérationnelles liées à la gestion de la paie pour plusieurs entreprises, sites ou entités au sein d’un même groupe.

Par ailleurs, il faut bien noter que dans ce domaine de mutualisation des tâches opérationnelles et d’optimisation des ressources, la gestion de la paie n’est pas externalisée, mais confiée à un département indépendant, en interne à l’entreprise ou au groupe. De manière évidente, les logiciels de gestion de la paie ont une fonction stratégique à remplir, et leur performance doit être optimisée. Les compétences d’un expert de l’urbanisme du SIRH sont ici fortement recherchées dans ce modèle d’organisation, afin d’intervenir rapidement sur des obstacles, sur le modèle d’une intervention à  temps choisi et grâce au travail à distance. Le nombre d’heures stratégiques d’intervention est réduit au minimum afin de permettre à l’entreprise d’obtenir un SIRH de grande qualité pour un coût maîtrisé.

Optimiser l’externalisation de la paie

La paie demeure un élément essentiel de la relation entre l’employeur et son employé, quelle que soit la taille de l’entreprise. Ainsi, les retards de paiement du salaire, ou la non-maîtrise des outils SIRH et des procédures de gestion automatique de la paie peuvent entraîner une perte de crédibilité auprès des salariés. En externalisant la gestion de la paie de son personnel, l’entreprise bénéficie d’avantages indéniables, notamment au niveau de la gestion de ses ressources internes, en offrant une opportunité de développement de nouvelles missions pour le service RH. Une externalisation de la paie permet également à l’entreprise de mieux maîtriser ses coûts financiers, tout en profitant de l’expertise du prestataire autour d’un transfert de responsabilités, en ce qui concerne la fiabilité des bulletins de salaire et la réalisation des déclarations sociales en particulier.

Dans une optique d’optimisation de l’externalisation de la paie, le rôle des logiciels de gestion de la paie est stratégique. Deux principaux niveaux de service sont concernés :

  • la gestion autonome des paies dans un logiciel en mode SaaS : ici, l’entreprise génère les bulletins de paie du personnel à travers une solution paramétrée au préalable ;
  • l’externalisation en totalité des services de paie et des déclarations, donnant ainsi au prestataire la possibilité de gérer l’ensemble des paies et des déclarations de l’entreprise.

Quel que soit le niveau de service concerné, l’intervention d’un expert en modélisation de l’automatisation de la paie, lors du choix du logiciel de paie ou de l’entreprise sous-traitante, est primordiale.

Par Laurent de Burghgrave

Expert SIRH et en stratégie digitale RH à temps choisi

Aide au choix SIRH

Auteur du comparateur logiciels RH

Laurent de Burghgrave