Au sein d’une petite ou moyenne entreprise, la paie devrait généralement être cogérée par le service des ressources humaines et celui de la comptabilité. C’est le poumon des ressources humaines et le cœur de la comptabilité. La mauvaise gestion de la paie peut engendrer des effets négatifs sur les ressources humaines et aura des impacts sur la trésorerie, le compte d’exploitation et évidemment le résultat de l’entreprise.

La solution ? Externaliser la paie. Cette alternative évite les erreurs de calcul, le retard de paie, la non-maîtrise des coûts, les litiges entre l’entreprise, les organes sociaux et les salariés… Elle permet également de vous concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée pour votre entreprise. Mais le choix d’un prestataire d’externalisation de la paie requiert des critères qu’il ne faut pas prendre à la légère. Au moins, vous pouvez recourir à un comparateur comme celui proposé par Experts RH pour optimiser votre recherche.

Les types de prestataires pour l’externalisation de la paie

Avant d’énoncer les critères de choix permettant de repérer le meilleur prestataire, il est très utile de savoir les types de prestataires de service externalisation paie. Cela peut également influencer votre choix. Pour sous-traiter votre paie, vous avez deux solutions. Vous pouvez choisir entre :

  • Un cabinet d’expertise comptable: Les experts comptables vous fournissent des conseils juridiques en gérant à distance votre gestion comptable et salariale.
  • Et une société de gestion de la paie dédiée: Une entreprise spécialisée en gestion de paie vous fournira des services d’externalisation de haute qualité. Elle est particulièrement adaptée aux grosses entreprises et aux ETI, car elle peut gérer un grand nombre de fiches de paies.

Sur quels les critères choisir son prestataire d’externalisation de la paie ?

Il est toujours nécessaire de s’imposer des critères avant de prendre une décision. Les critères de choix de prestataire d’externalisation de la paie vous permettront d’orienter votre choix vers une société fiable et répondant à toutes vos attentes.

Normes de confidentialité et de sécurité

Le traitement de la paie est une tâche chronophage, voire même compliquée. Le prestataire que vous allez choisir, que ce soit un cabinet comptable ou une société professionnelle de gestion de la paie sera responsable de la gestion salariale de votre entreprise. Ce prestataire aura donc accès à toutes vos données personnelles et gérera personnellement tous vos fichiers.

Par conséquent, votre choix sera difficile. Il serait plus prudent d’opter pour un prestataire de confiance. Ce dernier saura assurer la sécurité de tous vos documents et de vos données confidentielles comme les coordonnées bancaires, les bases de données salariales ainsi que les déclarations législatives et conventionnelles. Il doit devenir un véritable allié pour l’entreprise.

L’expertise du prestataire

Avant d’arrêter votre choix sur un fournisseur d’externalisation de la paie, il convient de bien vous renseigner sur plusieurs points concernant l’entreprise. Cela est vivement conseillé pour éviter de faire des erreurs qui peuvent affecter vos finances et vous faire perdre un temps précieux. Voici ainsi les points à considérer avant de sélectionner un prestataire d’externalisation de la paie :

  • Son prestige : vous devez vous informer sur sa réputation. Obtient-il des commentaires positifs de ses clients précédents ? Existe-t-il sur Internet ? Cela vous permettra de mieux comprendre avec qui vous allez collaborer. Votre consultant RH prendra cette tâche délicate facilement en charge.
  • Sa réactivité : connaissez-vous les avantages de la proposition ? Comprend-il votre demande ? Les réponses à ces questions détermineront ses performances face aux difficultés. Elles permettront aussi de voir si le prestataire est fiable et compétent, et s’il peut vous accompagner tout au long du projet.

Gain de temps

S’occuper de la paie requiert de l’expertise, de la concentration et de la précision. Il ne faut pas se précipiter quand on fait de la paie, la tâche étant assez compliquée. Un service spécial paie est préférable. Mais si l’entreprise manque de personnel, le traitement de la paie peut devenir lourd et risqué. Et l’entreprise va perdre du temps dans la gestion de la paie. C’est dans cette optique qu’il devient intéressant de faire appel à une entreprise d’externalisation de la paie. De cette manière, vous pouvez gagner du temps pour vous concentrer sur d’autres dimensions stratégiques.

Niveaux d’externalisation de la paie

L’externalisation de sa paie dépend également des tâches que le Directeur des Ressources Humaines souhaite sous-traiter. Par conséquent, il existe 3 niveaux d’externalisation sur lesquels votre chef de projet SIRH pourra vous éclairer :

  • La Business Process Outsourcing ou BPO : c’est une sous-traitance globale du processus de gestion de la paie, confier l’ensemble du processus de paie à un tiers pour s’assurer d’une bonne conformité de ses services.
  • La Co-production est une externalisation partielle. Elle peut comprendre les ressources informatiques ou logiciels et le processus d’externalisation.
  • L’externalisation des ressources informatiques : le prestataire sera responsable de la maintenance des outils de gestion et de paie, et l’entreprise aura un accès à distance à ces outils.

Compatibilité avec les solutions existantes dans votre entreprise

L’externalisation de la paie est une solution qui peut durer à long terme. Vous devez donc connaître les prestataires sur le marché et bien étudier votre choix. Il est nécessaire de répertorier les interfaces existantes dans votre organisation et de définir les futures interfaces techniques compatibles avec l’interface du fournisseur. Cette étape est importante, car une erreur de choix entraînera certainement des coûts supplémentaires pour la reconstruction. Un audit de votre SIRH est une phase préalable pour bâtir sur des bases solides et non pas à la va-vite ce que vous regrettiez plus tard. Vous pensez que c’est trop cher pour vous. Et bien non, Experts RH vous l’offre pour faire connaissance.

Soulager les restrictions techniques et la surveillance juridique et contractuelle

Le cabinet ou la société d’externalisation de la paie s’occupe aussi de la gestion de vos cotisations sociales. Il effectue le calcul de la somme à déclarer à la DSN et s’occupe de la déclaration sociale nominale au DADS, de la déclaration annuelle de données sociales et de la déclaration de conventions collectives. Il vous informera de tous les nouveaux règlements. Il est important de savoir si votre fournisseur de services vous permet de bénéficier de ces solutions.

 

Les erreurs de paie peuvent entraîner des conflits potentiels et auront un impact significatif sur les finances de l’entreprise. C’est pourquoi vous devez définir vos besoins, vos objectifs et vos exigences avant de procéder à l’externalisation de la paie.

Une fois mise en place, l’externalisation de votre paie vous facilitera énormément la tâche. L’entreprise pourra mieux se développer en termes de finance, de temps et de conformité. Si vous êtes décidé, utiliser un comparateur pour vous aider dans votre recherche. Si vous hésitez encore, adopter un logiciel de paie, toujours via ce comparateur, est aussi une alternative intéressante.

Par Laurent de Burghgrave

Expert SIRH et en stratégie digitale RH à temps choisi

Aide au choix SIRH

Auteur du comparateur logiciels RH

Laurent de Burghgrave