La fiche de paie, appelée aussi bulletin de paie ou bulletin de salaire, est un document très encadré par le code de travail. Elle est remise à un employé par son employeur, mensuellement ou selon la périodicité de la paie.

Elle retrace l´ensemble des informations relatives au travail et à la rémunération de l´employé, notamment le nombre d´heures de travail, les congés pris, le montant du salaire, le poste du travail, etc.  Des changements et modifications du bulletin de paie ont été apportés dans le but de le simplifier et le rendre plus facile à lire.

Le bulletin de paie représente un reflet du contrat de travail contenant les clauses essentielles liées à la rémunération du salarié.

L´employeur doit remettre tous les bulletins de paie au salarié après chaque versement de salaire, soit en mains propres ou par courrier, en mentionnant toutes les indications obligatoires relatives au salarié, à l´employeur ainsi à la convention collective. Ce document est considéré comme une source d´informations inhérentes pour le salarié qui lui permet d´avoir une vision de ses repos compensateurs et de son solde de congés payés, ou de connaître son revenu net.

Par ailleurs, le bulletin de salaire est aussi considéré comme une trace écrite de la relation entre le salarié et son employeur. Il constitue un justificatif des revenus auprès des administrations, des banques et d´autres organismes. Toutefois, il n’y a aucune règle ou forme obligatoire pour une fiche de paie. Toutefois, l’entreprise est tenue d’y faire figurer quelques informations. Parmi les informations relatives à l’employeur, il y a :

  • Le nom, le numéro d´immatriculation, le numéro de SIRET, l’adresse du siège de l´employeur ;
  • L´adresse de l´organisation ;
  • Le code NAF ou APE ;
  • La référence de l´organisme de sécurité social auprès duquel l´employeur verse les différentes cotisations relatives au salarié.

Pour les renseignements concernant le salarié, les informations suivantes doivent être mentionnées dans la fiche de paie :

  • Le nom, le prénom et le lieu de travail ;
  • Le poste occupé ;
  • La classification professionnelle.

La fiche de paie comporte des informations qui s’ajustent selon la périodicité du salaire. Il s’agit :

  • De la période à laquelle le salaire se rapporte ;
  • Des heures supplémentaires et du temps de travail réalisés ;
  • Des taux appliqués sur différents horaires de travail ;
  • Des éléments composant le salaire brut ;
  • Du décompte ;
  • Du montant des indemnités ;
  • Des détails concernant les cotisations fiscales, patronales, salariales et sociales.

Il est à noter que certaines informations ne doivent pas figurer sur la fiche de paie sous risque de poursuite. Il s’agit notamment des fonctions que le salarié occupe au sein du comité de représentant du personnel et de l´exercice de droit de grève.

Fiche de paie : les erreurs et leurs impacts sur la gestion de la paie

Les erreurs sur les fiches de paie peuvent avoir de graves conséquences sur l´entreprise et sa relation avec les collaborateurs. Elles peuvent entraîner des répercussions financières en faussant la comptabilité. Elles peuvent également engendrer des impacts juridico-administratifs comme des sanctions de l´URSSAF.

La gestion de la paie, une des tâches les plus complexes dans les fonctions RH, peut aussi être impactée. Le responsable de la paie doit effectuer de multiples opérations avant d’établir la fiche de paie. Par conséquent, il se peut que des erreurs s´introduisent sur le bulletin de paie. Les fautes peuvent concerner le calcul des heures supplémentaires, de la retenue des absences ou des arrêts de travail, des primes, etc. Quels sont alors les erreurs les plus courantes et leurs impacts sur la gestion de paie ?

Quelles sont les erreurs les plus fréquentes relatives à la fiche de paie ?

L’erreur est humaine. Mais quand elle touche les rémunérations, elle peut entraîner des conséquences plus ou moins lourdes, que ce soit du côté du salarié que de celui de l’employeur. Certaines erreurs sur le bulletin de paie se répètent plus souvent que d’autres. Pour éviter d’être lésés, certains salariés prennent le temps de vérifier leur fiche de paie chaque mois.

La vérification de la fiche de paie par les salariés

Tout employé a intérêt de faire une lecture minutieuse de sa fiche de paie afin de vérifier son contenu. La vérification doit être plus attentive lors de la réception du solde de tout compte, un justificatif de paiement établi lors de l´arrêt du contrat de travail. En 2015, un sondage a été réalisé par l’IFOP auprès de 1000 personnes. 85% des personnes interrogées disent vérifier chaque mois les informations sur leur bulletin de paie. Selon ce sondage, ce sont surtout les ouvriers qui sont habitués à cette pratique, pour 92 % d’entre eux. Mais 76 % des cadres sont aussi concernés.

Les erreurs  courantes sur le bulletin de paie

Les erreurs peuvent concerner tous les éléments composant la fiche de paie. Certaines fautes sont plus fréquentes, notamment celles qui concernent :

  • Le montant du salaire : il suffit qu’un des éléments qui composent la fiche de paie soit mal calculé pour que le montant du salaire soit erroné ;
  • Le montant des cotisations salariales et patronales : taux de cotisation, assiette de cotisations, les allègements de cotisation, voilà autant d’éléments à prendre en compte, ce qui peut facilement induire le responsable de paie en erreur ;
  • Les conventions collectives : si cet élément ne correspond pas à l’activité principale de l’entreprise, la rémunération brute du salarié sera fausse ;
  • Le nombre d´heures de travail : pour son calcul, il ne faut faire aucune erreur sur le calcul des heures supplémentaires, des congés payés, des absences, etc. ;
  • L’ancienneté : si la date d’entrée n’est pas correcte, le salarié sera privé de la prime d’ancienneté ou d’autres avantages.

Que doit faire l´employeur en cas d´erreur sur une fiche de paie ?

Il est important que l´employeur réagisse immédiatement lorsqu´il détecte une erreur de fiche de paie. Voici les cas qui peuvent se présenter.

Erreurs en faveur du salarié

Dans ce cas, un trop-perçu a été accordé par erreur au salarié. Pour obtenir le remboursement, l´employeur dispose de deux solutions :

  • Si le salarié travaille toujours pour le compte de l´entreprise : l´employeur doit informer le salarié de l’erreur. Il peut ensuite appliquer une retenue sur salaire, n’excédant pas 10 % du salaire net mensuel, afin de prélever le trop-perçu ;
  • Si le salarié n´est plus dans l´entreprise : il faut privilégier le règlement du problème à l’amiable. Le remboursement peut se faire durant 3 ans. Si le salarié refuse de payer le trop-perçu, l’entreprise peut saisir la justice pour être remboursée.

Si l´erreur concerne la convention collective, l´employeur ne peut pas demander le remboursement d´un trop-perçu.

Erreur en défaveur de l´employé

En cas d´erreur en sa défaveur du salarié, le salarié doit faire une réclamation auprès de l’employeur, de préférence dans les plus brefs délais. Toutefois, la réclamation peut se faire dans les 3 ans qui suivent la constatation de l’erreur sur le bulletin de paie par le salarié.

En cas de refus de remboursement par l´employeur, le salarié peut saisir les prud´hommes. Dans ce cas, il peut :

  • Réclamer les sommes qu’il aurait dû avoir avec les intérêts de retard ;
  • Demander des dommages et intérêts pour le préjudice qu’il a subi ;
  • Rompre le contrat de travail. Les autorités compétentes peuvent prendre cela comme un licenciement sans cause sérieuse, ce qui obligera l’entreprise à verser des indemnités au salarié.

Comment signaler une erreur sur son bulletin de paie ?

Pour vérifier ses bulletins de paie, le salarié peut s’adresser à divers professionnels tels que le gestionnaire de paie de l’entreprise, un avocat ou un expert-comptable. Vérifier son bulletin de paie en tant que salarié peut être avantageux dans la mesure où il permet de détecter les erreurs concernant notamment le non-paiement des indemnités de congés payés, le calcul des heures supplémentaires ainsi le calcul du montant de la cotisation.

Dans le cas où le salarié détecte une anomalie, il peut en informer verbalement le service des ressources humaines. Normalement, cela suffit pour régler le problème. Mais si l’erreur est importante, ou si l’employeur tarde à régulariser la situation, le salarié doit laisser une trace écrite par le biais d’une lettre recommandé avec accusé de réception. Si l’employeur refus toujours de payer les sommes dues, le salarié pourra ensuite saisir le Conseil des Prud’hommes.

Que faut-il faire pour une gestion de la paie efficiente ?

Depuis le 1er janvier 2018, toutes les entreprises ont l’obligation de remettre des bulletins de paie simplifiés à leurs employés. Le but est de rende ces justificatifs de paiement plus faciles à lire et à contrôler pour les salariés.

Toutefois, la création d’une fiche de paie reste une tâche difficile, notamment à cause des règles de calcul sophistiquées. Par ailleurs, la gestion de la paie comprend d’autres opérations autres que le paiement du salaire. De multiples tâches administratives sont ainsi planifiées en amont et les fiches ne représentent que l´objectif final de la gestion de la paie. L´édition des fiches de paie suppose une capacité à gérer la multiplicité des statuts et à comptabiliser le temps de travail. Pour aider le responsable de paie, l’organisation doit mettre en place une solution pour faciliter son travail.

Comment créer une fiche de paie conforme ?

Les fiches de paie doivent suivre les règlements en vigueur. Suivez les étapes ci-après pour la création d’une fiche de paie conforme :

  1. Dans l’en-tête de la fiche de paie, indiquez les informations relatives à l´employeur (notamment la convention collective, numéro de siret, etc.) ;
  2. Précisez toutes les informations liées à l´employé comme le nom et le prénom, l’emploi occupé, le numéro de sécurité sociale, etc. ;
  3. Citez le nombre d´heures de travail et la période couverts par la fiche de paie ;
  4. Mentionnez les heures payées dans le bulletin ainsi que le salaire brut ;
  5. Si le salarié a pris des congés payés, indiquez leur date et le montant de l´indemnité correspondante ;
  6. Mentionnez les avantages en nature et leur montant, ainsi que les primes et leur montant ;
  7. Totalisez les éléments pour obtenir le montant de la rémunération brute ;
  8. Regroupez les cotisations sociales avec les taux de cotisations applicables. Pour chaque type de cotisation, il faut préciser la base, le taux appliqué et le montant ;
  9. Calculez la rémunération nette ;
  10. Précisez la somme versée au salarié en cas d´absence de retenue à la source ;
  11. Mentionnez la date de paiement et mettez une mention indiquant au salarié l´obligation de conservation du bulletin de paie.

Quelles sont les solutions pour une gestion de paie efficiente ?

La gestion de la paie présente d´importants enjeux pour l’entreprise. Pour éviter les erreurs, ainsi que la perte de temps et d’argent, la meilleure solution est de s´appuyer sur un logiciel de paie pertinent. Celui-ci permet de simplifier les tâches et d’établir des fiches de paie qui respectent les lois en vigueur. Un tel outil facilite l’accomplissement des missions pour l’équipe du service ressources humaines.

Intuitif et performant, un logiciel de paie en ligne procure de nombreux avantages :

  • Les erreurs et irrégularités relatives à l’édition des fiches de paie sont considérablement réduites ;
  • Grâce á l´automatisation des tâches répétitives, la productivité du service ressource humaine est améliorée ;
  • La saisie des données concernant les salariés se fait directement en ligne ;
  • Le DRH peut visualiser en temps réel les informations dont il a besoin, ce qui facilite la prise d’une décision rationnelle ;
  • Les bulletins de paie sont dématérialisés, conformes aux contraintes réglementaires et comptables et générés automatiquement ;
  • Toutes les informations administratives sont centralisées dans l’outil SIRH, ce qui simplifie le process ressources humaines.
Par Laurent de Burghgrave

Expert SIRH à temps choisi

Aide au choix SIRH

Auteur du comparateur logiciels RH

Laurent de Burghgrave