La fonction RH ne se limite plus aujourd’hui à la gestion administrative du personnel. En effet, la politique déployée par la direction des ressources humaines doit répondre aux enjeux humains et économiques de l’entreprise. Le recrutement des salariés, leur fidélisation et le développement de leurs compétences doivent être menés pour l’atteinte des objectifs stratégiques et de développement de l’entreprise. Mais le directeur RH doit aussi penser à la rationalisation des coûts de chaque processus RH et au maintien d’un bon climat social au sein de l’organisation.

Un module de reporting RH peut servir d’appui technique pour aider le DRH dans l’accomplissement de ses missions. La mise en place de cet outil au sein du service ressources humaines est aujourd’hui essentielle pour une meilleure analyse de l’existant dans l’entreprise et la détermination des actions à mettre en place. Il n’est toutefois pas aisé de choisir un module de reporting RH. Si vous voulez trouver la solution la plus adaptée à votre organisation, le mieux est de vous faire accompagner par un professionnel. Mais vous pouvez aussi vous servir d’un comparateur de logiciels RH. Cet outil vous fournira une liste d’éditeurs à consulter pour votre projet. Toujours dans l’optique de trouver le module de reporting RH idéal, il est aussi nécessaire de considérer certains critères.

Pourquoi mettre en place un module de reporting RH dans votre entreprise ?

L’utilisation des outils GRH, voire d’un SIRH complet, est devenue une norme pour les grandes entreprises. Mais les PME/PMA et les ETI auront tout à gagner en déployant ces solutions au sein de leur organisation. Le logiciel de reporting RH fait partie des outils de l’informatique décisionnelle. Il permet de faciliter le pilotage des performances du capital humain dans l’entreprise.

Plus concrètement, un tel logiciel permet de :

  • Gagner en productivité : les équipes RH ne passeront plus leur temps à collecter manuellement et à calculer les données relatives aux RH ;
  • Mieux gérer les ressources humaines : le DRH a une meilleure vision des données salariales et d’autres données RH. Il peut interpréter de manière objective les informations et analyser plus efficacement les actions déjà mises en place ;
  • Faciliter les prises de décision : grâce à un meilleur suivi des données RH, le DRH est à même de prendre des décisions plus pertinentes en fonctions des objectifs visés, à court, moyen ou long terme.

Module de reporting RH : quels sont les besoins de votre entreprise ?

Comme lors du choix d’un logiciel de paie ou d’autres outils RH, il est nécessaire de connaître vos besoins avant l’achat d’un module de reporting RH. Faites le point sur l’existant au sein de l’entreprise et de la direction RH. Interrogez-vous sur les objectifs à atteindre et qui nécessitent la mise en place du module. Mais certains points clé méritent plus de réflexion.

Votre budget

Le budget à allouer au projet d’achat et de mise en œuvre du logiciel de reporting RH doit être déterminé à l’avance. Le prix du logiciel dépend de plusieurs facteurs, dont :

  • La notoriété de l’éditeur : généralement, les solutions proposées par des acteurs justifiant de plusieurs années d’expérience coûtent plus cher ;
  • La taille de l’entreprise : le prix d’achat et du fonctionnement mensuel du logiciel va varier en fonction du nombre de collaborateurs ;
  • Les fonctionnalités incluses dans le logiciel : plus il y a de fonctionnalités, plus le module est onéreux.

N’oubliez pas d’ajouter dans le budget les frais d’installation et de formation. L’accompagnement par un expert SIRH vous permettra de réduire le coût de votre projet.

Les utilisateurs

Un module de reporting RH est généralement un outil collaboratif. En effet, le reporting RH peut intéresser différents acteurs qui sont principalement le DRH et son équipe, le directeur financier et les dirigeants de l’entreprise. L’outil doit donc être adapté à ces personnes.

Les fonctionnalités

Les fonctionnalités du module de reporting RH varient d’un éditeur à un autre. Même si les fonctionnalités de base peuvent suffire pour les structures de petite taille, il est toujours plus intéressant d’opter pour des fonctions qui répondent réellement aux besoins de votre entreprise. Voici quelques fonctions génériques d’un module de reporting RH :

  • Visualisation des données RH en temps réel ;
  • Synchronisation des données obtenues à partir d’autres logiciels RH ;
  • Tableaux de bord personnalisables ;
  • Export des données.

Vous pouvez demander des démonstrations aux commerciaux de l’éditeur pour avoir une meilleure idée de la capacité du logiciel. Certains acteurs donnent aussi la possibilité à leurs clients de tester leurs produits.

Quel éditeur choisir pour votre module de reporting RH ?

Le choix de l’éditeur est très important lors de la digitalisation du service RH. Il faut distinguer ceux qui entrent dans le marché du SIRH pour disparaître après seulement quelque temps, de ceux qui proposent leurs solutions depuis de nombreuses années. Vous choisirez certainement la deuxième catégorie, et c’est ce qu’il faut faire !

Un éditeur pérenne pourra vous accompagner durant les nombreuses années d’utilisation du logiciel de reporting RH. Grâce à sa connaissance approfondie des ressources humaines, un tel éditeur saura s’adapter aux exigences de votre entreprise. Il mettra régulièrement à jour ses produits pour qu’ils puissent suivre les évolutions réglementaires et techniques.

Mais il ne suffit pas seulement de vous fier à la notoriété du fournisseur de logiciels. Informez-vous sur son support client. Professionnalisme, écoute et réactivité doivent être ses maîtres-mots. Vous pouvez vous baser sur le retour d’expérience des clients de l’éditeur avant de prendre votre décision finale. N’hésitez pas à contacter vos pairs RH ou à visiter les groupes et forums qui parlent de la solution qui vous intéresse.

Pour quel logiciel de reporting RH opter ?

Avant de choisir un logiciel de reporting RH, prenez en compte ces quelques critères :

L’hébergement du logiciel

Vous avez le choix entre le mode SaaS et le mode licence pour l’hébergement du module de reporting RH.

  • Le mode licence ou on-premise : vous achetez une licence et vous contrôlez votre logiciel à vie. Cette option nécessite la sauvegarde des données au sein des serveurs de l’entreprise. Le logiciel doit aussi être installé sur l’ordinateur de chaque utilisateur. Les données sont sécurisées, mais vous n’aurez pas la possibilité d’y accéder n’importe où.
  • Le mode Software as a Service : l’hébergement des données se fait sur des serveurs distants. Vous pouvez accéder à la solution où que vous soyez, à partir de n’importe quel support disposant d’une connexion internet. Pour pouvoir bénéficier du logiciel, vous devez payer un abonnement pouvant comprendre les mises à jour et la maintenance.

La sécurité

Les données RH sont généralement confidentielles et sensibles. Assurez-vous que le logiciel de reporting RH est doté d’un système de cryptage performant et qu’il est capable de résister aux piratages. Vérifiez également l’existence des solutions de sauvegarde et la conformité de l’outil au RGPD.

La compatibilité avec les autres logiciels RH

Pour que vous puissiez tirer profiter au maximum des performances du module de reporting RH, cet outil doit être relié aux autres logiciels RH déjà en place dans votre entreprise. Le critère de compatibilité est important si vous ne souhaitez pas changer tout votre SIRH. N’hésitez pas à faire appel à un professionnel pour ne pas vous tromper lors de votre choix.

L’interface utilisateur

Il est conseillé de choisir un module de reporting RH facile à prendre en main. Cela permettra à tous les utilisateurs, même ceux qui ne sont pas habitués aux technologies compliquées, de travailler plus efficacement. Préférez une interface simple, mais agréable et intuitive. L’utilisateur doit pouvoir trouver facilement les fonctionnalités dont il a besoin pour ses reporting.

Le caractère modulable

Comme le logiciel de reporting RH restera dans votre entreprise pour de nombreuses années, il est primordial d’opter pour un outil évolutif. Le module doit pouvoir s’adapter aux évolutions réglementaires et techniques, ainsi qu’aux changements de la stratégie RH de votre entreprise. L’ajout de nouvelles fonctionnalités doit être possible pour accompagner l’évolution de votre organisation et maintenir sa compétitivité.

Un outil collaboratif

Une plateforme collaborative permet à plusieurs utilisateurs d’accéder aux données RH en même temps. Ainsi, pendant que vous croisez les données pour comprendre la raison de votre taux élevé de turn-over, un autre utilisateur peut consulter des informations sur l’absentéisme dans l’entreprise.

Un module de reporting RH est destiné à rester dans l’organisation pour de nombreuses années. Une erreur de choix produira des impacts tant au niveau financier qu’au niveau de l’image que la DRH renvoie auprès des salariés. Les critères de choix cités dans cet article constituent un repère pour ne pas vous perdre lors de la sélection d’un module de reporting RH. Pour encore plus de facilité, servez-vous de ce comparateur de logiciels RH. Sa différence avec les comparatifs et les listes des « meilleurs logiciels », c’est qu’il interagit avec les visiteurs. Après l’analyse des informations fournies, il propose une liste de 5 éditeurs pouvant répondre aux besoins de l’utilisateur.

Par Laurent de Burghgrave

Expert SIRH et en stratégie digitale RH à temps choisi

Aide au choix SIRH

Auteur du comparateur logiciels RH

Laurent de Burghgrave