La masse salariale représente l’une des plus importantes dépenses annuelles de l’entreprise. Son pilotage requiert la maîtrise des coûts salariaux tout en évitant de défavoriser les collaborateurs. Sa gestion exige des méthodes rigoureuses afin d’empêcher les pertes et faciliter les prises de décision stratégiques.

L’utilisation d’un logiciel constitue, pour le DAF et le DRH, un excellent appui pour faciliter le pilotage de la masse salariale. Mais vu la kyrielle de solutions proposées par différents éditeurs, le choix peut s’avérer difficile. Pour trouver la bonne liste de prestataires à consulter, il est conseillé de se tourner vers un comparateur de logiciels RH. Il est aussi impératif de prendre en compte les principaux critères de choix d’un logiciel de simulation de masse salariale. Mais d’abord, pourquoi doter votre organisation d’un logiciel de simulation de masse salariale ?

Pourquoi utiliser un logiciel de simulation de masse salariale ?

Les rémunérations constituent le premier poste budgétaire pour de nombreuses entreprises. Les enjeux de la masse salariale touchent différents domaines qui sont surtout l’équilibre financier de l’entreprise, ses performances économiques et l’engagement des collaborateurs. Si la direction financière cherchera à assurer seulement la maîtrise des coûts, la direction des ressources humaines fera en sorte de concilier possibilités financières et respect de l’équilibre au sein de l’entreprise.

Le pilotage et la simulation de la masse salariale constituent une tâche ardue. Plus la taille de l’entreprise est importante, plus la maîtrise des coûts salariaux devient difficile. Pour réaliser une simulation, certaines entreprises utilisent MS Excel et éventuellement un logiciel de paie. Toutefois, ces outils sont limités et favorisent les risques d’erreurs, pouvant entraîner des prévisions imprécises. En outre, le processus peut être long et fastidieux.

Au contraire, un logiciel adapté à votre structure permet de :

  • Faciliter et raccourcir le processus de simulation de masse salariale ;
  • Mieux anticiper l’impact des décisions RH ;
  • Avoir une maîtrise des coûts des effectifs.

Mais comment faire le choix entre les nombreux logiciels proposés sur le marché ? Les critères suivants pourront vous aider.

Quel éditeur de logiciel de simulation de masse salariale choisir ?

Si vous souhaitez trouver un bon logiciel de simulation de masse salariale, il est important de bien choisir le prestataire. Pour cela, les facteurs clé à considérer sont la pérennité de l’éditeur et les services fournis.

Un éditeur pérenne et expérimenté

En termes d’éditeur, vous avez le choix entre les nouveaux acteurs, plus intéressants en termes de prix, et les acteurs reconnus dont les produits ont déjà fait leur preuve. Il est conseillé d’opter pour des prestataires qui justifient d’une réelle expertise métier. Ayant déjà évolué plusieurs années dans le domaine des logiciels RH, leur société ne risque pas de déposer le bilan aussitôt que vous avez acheté leur logiciel.

Le prestataire doit connaître les normes et réglementations en matière de RH ainsi que les meilleures pratiques RH. Les produits qu’il propose doivent être aptes à suivre les évolutions techniques et réglementaires. Un prestataire expérimenté mettra donc régulièrement à jour ses logiciels.

Pour évaluer l’éditeur, ne vous basez pas seulement sur la liste des clients sur son site web. Consultez les avis sur Internet, dans les différents forums et dans les groupes consacrés aux RH. N’hésitez pas non plus à contacter ses anciens clients.

Un accompagnement personnalisé

Vous allez tisser avec le fournisseur choisi une relation de partenariat et de confiance. Un éditeur expérimenté saura comprendre vos besoins et s’y adapter. Il vous donnera des conseils adéquats et n’hésitera pas à opter pour la transparence dès l’étape de la définition de votre projet.

Renseignez-vous sur le support client de l’éditeur. Celui-ci doit être dynamique, professionnel et réactif. Cela est essentiel pour assurer le fonctionnement optimal de votre logiciel aussi longtemps que votre direction RH l’utilise.

Quel logiciel de simulation de masse salariale choisir ?

La réussite de la digitalisation du service RH se base en grande partie sur la capacité du directeur des ressources humaines à choisir les bons outils. Cela reste vrai, que le DRH opte pour un logiciel RH ou pour un SIRH complet. À cause de la multiplicité des logiciels de simulation de masse salariale, il n’est pas toujours évident de faire le bon choix. Les critères listés ci-après concernent le logiciel de simulation de masse salariale.

Besoins de l’entreprise

Un logiciel de simulation de masse salariale est destiné à être utilisé durant de nombreuses années. Son achat et sa mise en place impliquent un budget conséquent. Le choix doit donc être bien pensé afin d’éviter de changer de solution au bout d’une année ou de quelques mois.

Prenez le temps d’évaluer les besoins de votre entreprise et de votre direction RH. Avant d’opter pour un logiciel ou un autre, considérez :

  • La taille et les activités de votre entreprise ;
  • Les personnes qui vont utiliser le logiciel ;
  • Le budget à allouer au projet.

Hébergement du logiciel

Certaines entreprises optent pour l’installation interne de leurs logiciels RH. Cette option convient aux structures implantées sur un seul site. Mais elle requiert des solutions pour le stockage et les maintenances fréquentes des serveurs.

Si vous optez pour l’hébergement en mode Saas, vous n’aurez pas à vous soucier ni des moyens de stockage, ni de la gestion des serveurs. Le coût de mise en œuvre est également moindre. Votre logiciel de simulation de masse salariale sera accessible à partir de n’importe quel support, pourvu qu’il y a ait une connexion internet. Grâce aux avancées technologiques, les données archivées sur le cloud sont hautement sécurisées.

Fonctionnalités

Les fonctionnalités peuvent varier d’un logiciel de simulation de masse salariale à un autre. En voici quelques exemples :

  • Les simulations par groupe ou par agent ;
  • Le contrôle des écarts ;
  • L’automatisation du calcul de la masse salariale ;
  • La classification des emplois.

Basez-vous sur les besoins de votre entreprise et ceux de votre service RH pour connaître les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin. Certains éditeurs proposent des solutions sur-mesure pouvant s’adapter exactement à votre organisation.

Outil collaboratif

Le pilotage et la simulation de la masse salariale nécessitent la concertation et la collaboration de plusieurs personnes. Peuvent être concernés le directeur des ressources humaines, le responsable RH, le directeur financier, la direction générale, et d’autres personnes en fonction de l’entreprise.

Un logiciel de simulation de masse salariale collaboratif permet de gagner du temps et d’augmenter la productivité des acteurs concernés. Les données sont centralisées sur une seule plateforme, et leur consultation peut se faire n’importe où et à tout moment.

Compatibilité au logiciel de paie

Il est important que le logiciel de simulation de masse salariale choisie soit compatible au logiciel de paie déjà en place. En effet, les données de paie servent de base pour l’estimation des coûts de la masse salariale. Grâce à la connexion avec le logiciel de paie, la mise à jour des informations se fait instantanément. Le DAF, la direction générale, et la direction Rh pourront ainsi réaliser des analyses, des projections et d’autres calculs plus pertinents.

Logiciel évolutif

Le logiciel de simulation de masse salariale que vous choisissez doit être en mesure suivre les évolutions réglementaires et technologiques. Mais il faut aussi qu’il puisse s’adapter aux changements concernant votre entreprise. Le nombre d’effectifs a augmenté ? Un nouvel utilisateur doit avoir un accès au logiciel ? Il vous faut une solution personnalisable et évolutive qui puisse répondre constamment aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Prise en main intuitive

Il se peut que les personnes qui vont utiliser le logiciel de simulation de masse salariale ne soient pas habituées aux outils numériques compliqués. Faites donc le choix d’une solution facile à prendre en main. L’objectif est que chaque utilisateur puisse travailler plus rapidement, sans stress et de manière intuitive. L’interface du logiciel doit être simple, sans fioriture. Le mieux est que seules les fonctionnalités principales soient présentées directement sur l’écran. Chaque utilisateur doit pouvoir réaliser les simulations, obtenir ou partager des données et statistiques sans passer tout son temps à essayer de comprendre le fonctionnement du logiciel.

Un logiciel de simulation de masse salariale permet d’obtenir des données fiables pour une meilleure maîtrise des frais du personnel. Il permet d’anticiper les impacts des évolutions de l’entreprise et des changements de réglementation. Il n’est pourtant pas facile de trouver un logiciel de simulation de masse salariale performant sans prendre en compte plusieurs critères de choix. L’accompagnement d’un expert dans ce domaine est donc fortement conseillé.

Mais avant, vous pouvez d’ores et déjà vous servir d’un comparateur de logiciels RH. Cet outil, différent d’un comparatif, vous permettra de trouver en quelques clics 5 éditeurs de logiciel de simulation de masse salariale pouvant répondre aux besoins de votre entreprise. Gratuit et ne nécessitant aucun engagement de votre part, il est aussi facile à utiliser.

Par Laurent de Burghgrave

Expert SIRH et en stratégie digitale RH à temps choisi

Aide au choix SIRH

Auteur du comparateur logiciels RH

Laurent de Burghgrave