La plupart des grands groupes sont dotés d’un logiciel de recrutement. Les PME et les ETI commencent à faire confiance en cet outil. L’ATS, ou Applicant Tracking System, est un logiciel conçu pour permettre à une structure de mieux gérer ses campagnes de recrutement. Il centralise dans un seul endroit ce dont vous avez besoin pour gérer, de façon optimale, toutes les étapes de vos recrutements. Cet outil vous fera économiser du temps et de l’argent, tout en vous permettant de dénicher les profils les plus pertinents pour chaque poste.

Toutefois, trouver un logiciel de recrutement n’est pas chose aisée. En effet, il ne suffit pas seulement de se baser sur le prix de l’ATS. L’outil que vous choisissez doit être adapté à votre entreprise, mais surtout à votre service ressources humaines. L’utilisation d’un comparateur vous permettra de trouver en quelques minutes les logiciels susceptibles de vous convenir parmi ceux qui sont sur le marché. Vous devez aussi prendre en compte les principaux critères de choix d’un logiciel de recrutement.

Choix d’un logiciel de recrutement : de quoi votre entreprise a besoin ?

Avant de faire le tour des éditeurs de logiciels de recrutement, il convient de déterminer les besoins de la DRH et de l’entreprise. Il est aussi essentiel de définir le budget pour l’achat et la mise en œuvre de la solution choisie.

Vos besoins en matière d’ATS

Le logiciel choisi doit être adapté à votre entreprise et à la direction des ressources humaines. Un ATS utilisé par votre concurrent peut ne pas répondre exactement à vos besoins. Avant de choisir un logiciel de recrutement, ou un autre outil SIRH, posez-vous ces questions :

  • Qui va utiliser le logiciel ? Déterminez les personnes qui pourront accéder à la plateforme : responsable du recrutement, responsable des ressources humaines, direction générale, opérationnels, etc.
  • Qu’est-ce que les utilisateurs vont faire avec le logiciel ? Cela vous permettra de cibler les fonctionnalités qui vous semblent les plus utiles.
  • Quels sont vos objectifs ?

Votre budget

Il y a, au moins, autant de prix qu’il y a de logiciels. Le tarif ne dépend pas seulement de l’éditeur, mais de plusieurs critères, comme :

  • Le type de logiciel ;
  • Les fonctionnalités ;
  • Les options ;
  • Le nombre d’utilisateurs.

Il est ainsi nécessaire de déterminer à l’avance le budget à allouer à l’ATS, pas seulement pour son achat, mais également pour sa mise en œuvre. Le prix d’un tel outil pèsera plus ou moins lourdement dans le budget de l’entreprise. Mais il sera très vite amorti du fait des avantages qu’il procure. De même, si vous vous faites accompagner par un expert SIRH, vous pourrez obtenir la solution adaptée à votre structure à un moindre prix.

Pour quel logiciel de recrutement opter ? Les critères à considérer

Une fois vos besoins mis en exergue et le budget défini, vous pouvez faire le tri parmi les ATS proposés sur le marché. Afin de trouver la solution idéale pour votre entreprise, basez-vous sur les critères suivants :

La conformité aux réglementations en vigueur

Vérifiez que le logiciel de recrutement que vous choisissez est bien adapté aux réglementations en vigueur, notamment en matière de RGPD. Grâce à un ATS, les candidatures seront centralisées dans un seul endroit. Il sera ainsi plus facile de respecter les exigences de la CNIL. Vous pourrez, par exemple, programmer la suppression automatique des candidatures sans contact, archivées depuis plus de deux ans.

La notoriété et la longévité de l’éditeur

Les nouveaux éditeurs peuvent vous proposer des prix plus attractifs. Mais vous ne saurez pas si leur société va perdurer. Si jamais l’acteur que vous avez choisi disparaît, vous devez tout recommencer de zéro, de la recherche des logiciels jusqu’à la formation des utilisateurs. Optez donc pour des éditeurs expérimentés dont les solutions ont déjà fait leurs preuves durant plusieurs années. Vous écartez ainsi le risque que le logiciel ne soit plus fonctionnel du jour au lendemain.

Le support client

L’éditeur doit être votre partenaire. Un acteur sérieux n’hésitera pas à vous fournir les meilleurs services pour que la mise en œuvre de votre logiciel de recrutement soit une réussite. Le support client doit être dynamique et réactif. Il doit être en mesure de vous accompagner lors de la mise en place de l’outil, mais également tout au long de son utilisation. Il doit vous apporter les conseils et l’aide nécessaires pour le bon fonctionnement de votre logiciel de recrutement. Par ailleurs, il doit être à même d’apporter rapidement des corrections si jamais des bugs ou des pannes apparaissent.

Le type d’hébergement

Il existe deux choix en matière d’hébergement :

  • Logiciel en mode SaaS (Software as a Service) : si vous optez pour ce format, votre logiciel de recrutement sera hébergé sur le cloud. Vous payerez chaque mois, ou selon ce qui a été convenu avec l’éditeur, un frais d’abonnement. Cette solution a plusieurs avantages. Vous aurez accès au logiciel depuis n’importe quel support, ordinateur ou mobile. Vous n’aurez pas à installer l’ATS dans votre serveur, ce qui facilite la sauvegarde des données.
  • Logiciel on-permise : dans ce cas, vous achetez une licence au lieu de payer un abonnement. Ce choix nécessite l’installation du logiciel sur votre ordinateur ou sur le serveur de votre société. Le logiciel devra aussi être installé sur les postes de travail des utilisateurs. Si cette solution est plus intéressante au niveau de la sécurisation des données, elle ne permet pas l’accès à distance.

L’interface utilisateur

Le logiciel choisi doit convenir à tous les utilisateurs. En effet, il se peut que certaines personnes qui vont utiliser la solution ne soient pas habituées aux logiciels compliqués. Pour éviter que le recruteur ne perde pas son temps à essayer de comprendre le fonctionnement d’un outil compliqué, préférez un logiciel facile à prendre en main. L’interface doit être agréable, dynamique et structurée. L’outil doit être intuitif et les fonctionnalités principales faciles à trouver. Grâce au confort d’utilisation procuré par le logiciel de recrutement, l’utilisateur peut accomplir ses tâches plus vite et sans stress.

La possibilité de rendre le recrutement collaboratif

Le responsable de recrutement est la personne qui pilote le processus de recrutement. Mais le recrutement peut aussi intéresser la direction générale et le manager qui aura le futur employé sous ses responsabilités. Le recrutement collaboratif accélère la prise de décision et permet de trouver le meilleur profil pour chaque poste. Un logiciel de recrutement collaboratif permet aux acteurs concernés de travailler en coordination dès la définition du besoin et du poste à pourvoir jusqu’à l’onboarding.

La possibilité de personnalisation

Un éditeur expérimenté vous proposera une solution qui peut répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Il mettra aussi à jour régulièrement ses produits. Mais cela ne suffit pas. Le logiciel doit s’adapter à l’évolution de votre entreprise en termes de :

  • Taille ;
  • Opérations de recrutement ;
  • Profils recherchés.

Votre direction des ressources humaines et votre équipe doivent rester efficaces et efficients malgré les changements qui se présentent. Vérifiez donc que le logiciel permette l’ajout et la suppression de fonctionnalités et d’utilisateurs.

Les outils d’analyse proposés

Un processus de recrutement comporte plusieurs étapes plus ou moins longues. Les outils d’analyse nécessaires peuvent réduire le temps d’attente entre ces étapes, donc d’optimiser vos opérations de recrutement. Vous pourrez, par exemple, obtenir des statistiques sur le nombre de candidatures reçues pour chaque source utilisée, le nombre de profils qui ne conviennent pas au poste, etc. Grâce à un logiciel bien choisi, vous ne perdrez plus de temps, mais surtout, vous économiserez en argent et améliorerez la qualité de vos recrutements.

La diffusion des offres d’emploi

Pour attirer les meilleurs talents, surtout ceux qui sont pénuriques, vous devez faire en sorte que vos annonces soient bien visibles. Faites le choix de la multidiffusion avec un outil relié à plusieurs plateformes et qui vous donne la possibilité d’utiliser votre propre site carrière. Ce même outil peut aussi produire des e-mails personnalisés pour répondre aux candidatures.

La capacité de stockage et les formats acceptés

Word, image, PDF, voire vidéo, il peut exister différents formats de CV. Ne passez pas à côté des meilleurs candidats et assurez-vous que le logiciel prenne en compte un grand nombre de formats. Intéressez-vous aussi à la capacité de stockage de l’outil. Plus elle est grande, plus vous pouvez vous constituer un vivier important, ce qui est essentiel pour dénicher les profils les plus pertinents.

La gestion des candidatures

Un logiciel de recrutement ne fait pas que collecter les candidatures, mais les gère également. Optez pour un outil qui facilite le tri et la sélection des profils. Vous pourrez ainsi mettre de côté les candidatures inadaptées et mettre en évidence celles qui sont les plus pertinentes. Vous pouvez choisir un ATS qui vous donne la possibilité d’ajouter des commentaires ou de trier les profils selon leur pertinence. Il y a aussi des outils qui facilitent le pilotage des canaux d’entrée des candidatures ou qui permettent de créer un site carrière optimisé et attractif.

Tous les logiciels de recrutement possèdent des fonctionnalités essentielles à tout recrutement. Mais pour dénicher et attirer les meilleurs talents et faciliter le processus de recrutement, pensez d’abord à bien définir vos besoins. Prenez aussi en compte les critères suscités.

Il y a sur Internet des pages qui proposent des listes ou des comparatifs des « meilleurs logiciels de recrutement » prédefinies sans savoir si cela correspond à vos besoins. Les données que vous y trouverez sont déjà un point de départ dans votre recherche. Mais pour trouver plus facilement, et en quelques minutes, la solution qui convient à votre entreprise, le mieux est d’utiliser un comparateur en ligne. Cet outil est gratuit, facile à utiliser et ne vous demande aucun engagement. Grâce à une interaction avec le site doté d’un puissant algorithme basé sur l’intelligence artificielle que vous entrez dans le comparateur, il vous permet de trouver rapidement 5 éditeurs à intégrer dans votre appel d’offres.

Par Laurent de Burghgrave

Expert SIRH et en stratégie digitale RH à temps choisi

Aide au choix SIRH

Auteur du comparateur logiciels RH

Laurent de Burghgrave