Le GTA ou le logiciel de la gestion de temps et des activitésa masqué l’existence des tableaux et des compteurs manuels, garantissant ainsi une fiabilité, une traçabilité et une sécurité des données accrues. Voici une solution permettant d’automatiser les tâches de gestion liées à la surveillance des absences, des présences et des activités de chaque collaborateur. Mais comment en choisir un qui convient parfaitement à votre entreprise ?

Un comparateur de logiciels RH demeure l’alternative la plus intéressante pour déceler le meilleur outil, tenant compte de tous les critères et les besoins que vous définiriez vous-même. Celui d’Experts RH vous permettra, en quelques clics, d’avoir une liste affinée des meilleures solutions qui peuvent convenir à votre entreprise.

Il existe également des critères que vous ne devez pas omettre lors du choix de votre GTA. Ces critères vous permettront d’identifier l’outil performant qui pourra garantir le suivi du temps de travail du personnel de votre entreprise. Voici un tour d’horizon sur ces critères de choix d’une solution de GTA :

Quelques notes à ne pas oublier sur le logiciel de gestion des temps et des activités

Avant d’énoncer les critères de choix, il convient tout de même de faire un petit rappel de ce qu’on peut faire avec un logiciel de GTA.

Cet outil RH sert avant tout à simplifier la gestion des activités du personnel, en se débarrassant des tâches chronophages. On laisse de côté les feuilles volantes. Les données sont plus sécurisées. Une GTA aide également à la structuration de l’organisation des ressources humaines. Il permet en même temps d’avoir un angle de visualisation à 360° du personnel et de leur activité salariale. Comme objectif, la solution sert surtout à favoriser les ressources humaines en s’appuyant sur leur productivité et leur rentabilité.

Plongeons dans les critères de choix d’un GTA !

On ne choisit pas au hasard un logiciel. On ne le choisit pas également, car vous connaissez la réputation de l’éditeur. On n’axe pas son choix vers l’outil le plus connu. La prise de décision soit être raisonnable afin de ne pas regretter son choix. C’est la raison pour laquelle il est nécessaire de tenir compte des critères ci-après :

Les critères dépendants de l’entreprise

Il existe des critères qui sont liés directement à l’entreprise.

Question du cahier des charges

La performance du logiciel GTA choisi devrait être liée à votre cahier des charges, car il est le maître d’ouvrage du projet. Vous devez donc préciser vos besoins et les fonctions à mettre en œuvre dans le cadre du projet en répondant aux questions suivantes :

– Qui êtes-vous ? Cela permet au prestataire de bien comprendre le contexte du projet.

– Quels sont vos objectifs ? Définir le but du projet et améliorer le processus du fonctionnement.

– Qui sont vos interlocuteurs ? Pour avoir une bonne connaissance de vos attentes.

– Quels sont vos processus actuels ? Pour vous proposer les solutions adaptées.

Nombre d’effectifs à gérer

Un logiciel qui peut gérer 5000 salariés ne convient pas toujours à un logiciel destiné à la gestion de 250 individus. Et évidemment, un logiciel pour 250 travailleurs ne peut gérer un effectif au-delà de ce chiffre. Ce critère est donc obligatoirement à définir avant l’adoption de la solution.

La gestion décentralisée

Cette forme de gestion peut favoriser une bonne gestion des tâches pour les entreprises multisites ou multiagences. Introduire cet élément dans la liste des critères de choix s’avère ainsi très importantlors du choix du logiciel GTA. Vous possédez une entreprise multisite ou multiagence ? Veillez à vérifier le potentiel des outils à gérer en fonction du type d’organisation de gestion centralisée. Tous les logiciels GTA ont chacun des fonctions de base pour chaque type d’organisation, il est donc nécessaire de prendre en compte cette norme afin d’avoir une meilleure solution qui correspond à vos attentes.

Le type de contrôle

Pour vous aider à dénicher la bonne solution, vous aurez également à réfléchir à la manière de capturer les données d’entrée. Il faut prendre en compte la préférence de l’entreprise et ce qui lui est adapté en matière de moyens de contrôle. Système de pointage, Timesheet, L’Itinérant… ces matériels représentent la dématérialisation des heures de travail, des badges physique, virtuel ou déclaratif dédiés au suivi et au reporting des temps de travail.

Par conséquent, ces facteurs doivent être pris en considération afin d’améliorer le quotidien des collaborateurs de manière plus flexible. Vous pourrez contrôler les entrées et les sorties pour perfectionner la sécurité et garantir des horaires de travail efficaces. Le GTA vous facilitera le calcul automatique des heures supplémentaires majorées, payées ou récupérées. Comme pour les dirigeants d’entreprise, cette solution implique également les managers pour la confirmation et la gestion du temps passé, et les collaborateurs pour le suivi des heures de travail et la demande de congé à partir de n’importe quels supports.

À titre de connaissance…

Il existe, dans le système de pointage, différents types de pointeuses : pointeuse mécanique ou numérique, badgeuse. Ces matériels fonctionnent grâce à l’enregistrement numérique des données. Ici, on a en face à une évolution technologique du pointage pour l’automatisation et le traitement informatisé des données. Le logiciel de GTA identifiera l’identité de chaque collaborateur tout en suivant leurs heures quotidiennes d’entrée et de sortie.

Timesheet est un moyen d’enregistrer le temps passé sur chaque travail, c’est un document numérique ou une feuille de calcul qui comprend les heures de travail d’un ou plusieurs employés.

L’Itinérant est un moyen de suivre les activités des collaborateurs et de les motiver, même s’ils se déplacent dans le cadre de son activité, de ses fonctions.

Type d’hébergement adapté à l’entreprise 

Voici les deux types d’hébergement pour un logiciel GTA :

  • La solution en SaaS (Software as a Service) :Voici la nouvelle vague de logiciel qui semble conquérir le marché ces dernières années. Les outils SaaS vous permettent d’accéder à distance à toutes les données. Les utilisateurs pourront facilement sauvegarder leurs données, et cette solution n’a besoin que d’un programmeur.
  • La solution en mode Paas/On-premise : Ce type de logiciel offre une meilleure sécurité des données, vous donne la tranquillité d’esprit. Elle s’achète avec licence et l’entreprise l’intègrera définitivement à son système.

Les critères basés sur des facteurs étrangers à l’entreprise

Même si le choix dépend en grande partie aux besoins et aux attentes de l’entreprise, il ne faut pas oublier que des critères indépendants à l’entreprise sont également à prendre en compte :

Les fonctionnalités et les modules

Un critère non le moins important, pour choisir son GTA, il faut aussi tenir compte des conventions collectives. Vous devrez vérifier si dans votre solution, la ou les conventions collectives sont paramétrées. Si ce n’est pas le cas, assurez-vous que les conventions sont paramétrables. Si l’entreprise se base sur une convention de niche, un outil spécialement élaboré pour votre domaine d’activité est l’idéal. Vous aurez ainsi la possibilité de travailler avec un éditeur qui pourra mettre à jour les paramétrages.

Les conventions collectives

Ce critère définit les solutions dont vous avez besoin. Avez-vous seulement besoin d’une solution pour gérer les temps d’activités ? Ou vous faut-il une plateforme de self-service, un suivi analytique, ou encore une planification des ressources ? Pour chaque solution, les fonctionnalités ne sont pas toujours le même. Et les modules proposés peuvent être présents dans un logiciel, mais absents dans un autre.

Il est conseillé de faire des vérifications de vos cahiers de charge afin de bien acquérir l’outil avec les fonctionnalités et les modules qu’il vous faut. Vous n’avez pas à acheter une solution proposant des modules qui ne vous apporteront rien et qui ne serviront pas à garantir la bonne gestion de vos collaborateurs. Cela évitera ainsi les dépenses inutiles.

La réputation et la pérennité de l’éditeur

Vous avez choisi votre outil ? N’oubliez pas d’examiner le profil de l’éditeur. Sans vérification, il n’est pas impossible que vous vous trouviez avec un outil orphelin. En effet, il est plus sûr de contracter avec un éditeur qui se trouvait déjà dans le marché de logiciels depuis au moins 5 ans. Mais attention, les nouveaux éditeurs proposent plus de solutions innovantes. Pour s’assurer de la pérennité de votre éditeur, il serait plus sage de formaliser votre contrat sur papier. Demandez également à votre éditeur d’insérer dans le dossier une clause qui vous permettra de jouir en tout droit ou être remboursé en cas de rachat de l’éditeur.

Les références clients

Avant de prendre une décision définitive, prenez le temps de consulter les précédents clients de votre éditeur, sans que celui-ci soit mis au courant. Cela vous permettra d’avoir des idées sur le déroulement d’un contrat avec l’éditeur.

En somme, la numérisation du GTA est signe d’évolution au sein d’une entreprise. Elle apporte une innovation qui permettra à l’entreprise d’assurer l’organisation de ses activités et ses temps de travail. Mais avec un mauvais logiciel, tout peut basculer. La productivité d et la rentabilité du capital humain ne seront pas optimisées. Un investissement qui va tout droit à la poubelle. Les critères sont ainsi cruciaux pour faire le choix. Il est toutefois non conseillé de recourir aux listes de « meilleurs logiciels » et aux comparatifs. Un bon comparateur vous fournira une liste de 5 éditeurs propres à vos besoins et répondant à tous vos critères.

Par Laurent de Burghgrave

Expert SIRH et en stratégie digitale RH à temps choisi

Aide au choix SIRH

Auteur du comparateur logiciels RH

Laurent de Burghgrave