Les critères de choix d’un logiciel de formation

Les ressources humaines représentent la colonne vertébrale de l’entreprise. Un capital humain composé de collaborateurs compétents est effectivement gage de bénéfice. Former les collaborateurs est ainsi indispensable pour garantir le bon déroulement du travail et l’épanouissement de l’entreprise. On ne peut nier qu’en France, la gestion de la formation du personnel et très complexe au point de vue législatif.

Actuellement, la majorité des sociétés de plus de 200 employés s’investit dans un logiciel de formation. C’est une alternative très importante pour optimiser les rendements de votre capital humain. À la recherche d’une solution de formation ? Il est possible de recourir à un comparateur de logiciels RH qui vous permettront d’avoir une liste affinée de bons éditeurs de logiciels. Il vous sera ensuite facile de choisir votre outil de formation du personnel. Toutefois, il vous sera toujours utile de définir des critères pour éviter une erreur de choix. Vous souhaitez connaître ces critères, en voici les rudiments :

Votre choix d’outil numérique se basera principalement sur les besoins de votre personnel. Quel type de formation est nécessaire dans l’immédiat et quelle formation faut-il adopter dans le futur ? Quels genres de formation les collaborateurs ont-ils vraiment besoin ? Dans la jungle de logiciel de formation RH, il existe plusieurs logiciels RH qui pourront répondre aux attentes de la responsable de formation. Parmi les progiciels de formation proposés, on trouve :

• Un outil LMS ou un LCMS : Le premier servira à assurer la gestion des parcours de formation en ligne avec des présentations multimédias. Le deuxième est le moyen utilisé pour mettre au point des présentations multimédias.
• Le serious game » : un jeu permettant de prendre le rôle d’un personnage et de faire une simulation de son métier. Un casque de réalité virtuelle est une tendance dans le serious game. Il s’agit un dispositif d’affichage très efficace pour un formateur qui aimerait enseigner quelques gestes à ses apprenants. Grâce à la visiocasque, l’apprenant entrera dans un environnement virtuel pour expérimenter et se former.
• Les applications mobiles : Très utile surtout pour des parcours de formation à distance.
• Le Massive Open Online Courses ou le Mooc : Avec un outil de formation, on peut mettre en place plusieurs séances de cours en ligne,

Les points qui doivent en premier conditionner votre choix de progiciel de formation des ressources humaines doivent être adoptés en fonction de ceux qui vont l’utiliser.

Avant de signer un contrat pour l’utilisation d’un logiciel de formation, il convient de vérifier les essentielles fonctionnalités qui lui sont assimilées :

• Instruments d’évaluation
• Module pour les inscriptions
• Dématérialisation des tâches administratives
• Dématérialisation des émargements
• Planification des sessions de formation
• Interface pour les managers et les apprenants
• Module pour les prévisions de formation
• Prise en charge des salles de formation
• Module planification du budget formation
• Support de cours

Le logiciel est-il adapté à vos process et à votre entreprise ? Sachez qu’il est possible de personnaliser votre outil en fonction de l’image de votre entreprise et de vos ressources humaines. Il reviendra à l’équipe RH de décider du design à intégrer dans l’outil. Sachez que le design joue un rôle important dans la facilité d’utilisation de la solution par les apprenants et les formateurs.

Un outil de formation doit être multilingue, principalement si l’acheteur est un groupe ayant des filiales à l’extérieur de l’Hexagone.

Lorsque vous adoptez un outil de formation, n’oubliez pas de choisir un avec une option évolutive. Ce qui signifie que le logiciel pourra prendre en charge de nouvelles fonctionnalités suivant les nouvelles tendances en formation RH. Cette option est plus garantie avec un logiciel SaaS plutôt que sur un on-premise où l’éditeur devra se déplacer sur place pour intégrer la nouvelle fonctionnalité dans vos machines.

Côté partage d’informations, il est plus judicieux d’opter pour un outil capable de s’interfacer sans problème avec les autres SI de l’entreprise comme l’outil d’évaluation…

Il vous faudra un logiciel intuitif, correspondant à vos processus et à votre organisation. Ce critère figure parmi les incontournables pour une solution logicielle de formation. Il s’agit effectivement d’une caractéristique déterminante dans le cas où une interface plus simple d’utilisation sera mieux apprivoisée par les utilisateurs.

Certaine interface utilisateur permet depuis récemment d’inscrire des salariés en formation, et d’y programmer toutes les sessions. Il est donc possible d’y voir si une session aura bien lieu à une telle date ou sera reportée.

Le logiciel que vous allez chercher pour votre entreprise lui est dédié. C’est pour booster son capital humain. Il est ainsi à ne pas négliger de confronter votre choix à la situation, aux attentes et au profil de votre structure.

Il faut avant tout définir votre budget, et ce, en fonction de la taille de votre entreprise, des formations que vous allez mettre en place dans votre société. Le coût de l’achat d’un contrat d’utilisation d’une solution de formation de personnel n’est pas des plus abordables. Mais le prix d’un logiciel ne devrait pas également être un frein pour votre projet de digitalisation de votre SIRH. À titre d’information, le coût des logiciels RH dépend toujours du nombre de salariés dans l’entreprise et de la durée du contrat. D’ailleurs, la plupart des logiciels aujourd’hui sont des SaaS c’est-à-dire des outils fournis à distance pour une durée déterminée.

Voici une question que toute entreprise devrait se poser avant de faire un contrat avec un éditeur : « combien de temps faudra-t-il pour déployer la plateforme de formation ? ». En général, ce temps de déploiement ne se fait pas en un simple claquement de doigts. Il faut beaucoup de jours pour mettre en place et finaliser l’installation d’un progiciel au sein d’une entreprise. Et plus ce temps est long, plus le coût sera plus élevé.

Même si c’est à vous de décider quel progiciel ira le mieux à votre entreprise, il convient tout d’avoir un petit aperçu du fournisseur de votre futur outil de formation RH.

Intégrer un nouvel outil n’est pas une tâche facile que ce soit pour les managers, pour les dirigeants ou pour le personnel. Pour pouvoir maîtriser avec perfection le programme, l’éditeur occupera la place d’un technicien qui fera tourner la machine de formation.

Il serait mieux que l’éditeur ait un expert qui pourra jongler entre le secteur de la formation et l’outil RH, tout en tenant compte des besoins de l’entreprise. Cet accompagnement est hautement primordial, car c’est cette personne qui va s’occuper du paramétrage de votre progiciel.

Il doit aussi proposer une formation personnalisée au sein de votre environnement fonctionnel et un service d’assistance et d’accompagnement dans la durée pour optimiser l’utilisation de la solution.

Aucun responsable RH ne souhaite se trouver avec un éditeur sans crédibilité. Il faut toujours vérifier si le vendeur de logiciels a sa place sur le marché. Il est, certes, plus prudent de contracter avec un éditeur ayant plusieurs années d’expérience, avec beaucoup de clients. Ce choix vous garantira un accompagnement assuré et évitera que vous vous trouviez avec un logiciel sans parent. Mais vous devez savoir que pour faire affaire avec ces grands fournisseurs, il faut aussi préparer un gros budget. Il est également à prendre compte la majorité de ses grands éditeurs font travailler des consultants, qui peuvent ne pas fournir la qualité d’accompagnement que vous espérez.

Si vous préférez limiter votre budget, un petit fournisseur vous conviendra. Vous trouverez d’ailleurs sur le marché des jeunes entreprises d’éditeurs qui proposent des solutions très innovantes. Mais il faut toujours se méfier pour ne pas se confronter à un outil inefficace qui vous fera perdre votre temps et n’apportera rien à votre projet d’accompagnement.

Si vous doutez d’un éditeur, n’hésitez pas à demander des avis étrangers, notamment les avis d’autres directeurs RH, ayant acheté un contrat chez l’éditeur concerné.

La montée en compétence des collaborateurs demeure un grand défi pour toute entreprise. C’est la raison qui justifie l’utilité de recourir à un logiciel de formation. Et en cette ère de transformation digitale RH, l’utilisation de ces outils devrait être une priorité pour la Direction des Ressources humaines.

Attention, votre choix devra se baser sur les besoins de vos RH ! Il est à éviter de le faire en fonction des offres sur le marché. Pour jouir d’un bon logiciel, vous pouvez ainsi, outre ces critères de choix, faire appel au comparateur de logiciels RH du cabinet Experts RH. C’est un moyen très intéressant pour constituer une bonne liste pour votre appel d’offres. Contrairement aux listes des « meilleurs logiciels » et les « tops des comparatifs » sur internet, ce comparateur propose un résultat adapté aux besoins et au profil de votre structure. Il suffit de faire quelques clics pour obtenir grâce à l’IA le nom de 5 éditeurs idéals pour vous.