La gestion de la paie est le trait d’union qui relie travail et rémunération. Et c’est une branche pilier des ressources humaines. Elle représente ainsi un enjeu majeur pour toute entreprise. Dans la paie, une petite erreur de calcul peut engendrer un grand problème. Le logiciel de paie reste l’unique alternative pour alléger les taches et garantir des résultats précis.

L’utilisation d’un logiciel de paie convient parfaitement aux entreprises de toute taille. Le logiciel de paie est un outil informatique qui peut gérer l’automatisation de tous les processus RH et générer la paie, tout en s’assurant de la conformité légale. Par conséquent, il joue un rôle important dans votre organisation. Mais il est essentiel de comprendre les critères de choix du logiciel de paie.

À cause des nombreuses suggestions sur le marché, votre décision sera difficile. N’hésitez pas à utiliser ce comparateur, qui, grâce à quelques questions, vous suggère les meilleures solutions pour votre entreprise. En outre, n’oubliez pas de considérer les critères de choix du logiciel de paie.

Définir vos besoins

En amont du projet, les exigences doivent être clairement définies pour éviter de faire des erreurs dans la sélection. Afin de définir vos besoins, posez-vous les bonnes questions :

  • Quelle fonctionnalité recherchez-vous ? Après avoir analysé vos activités, vous pouvez répondre à cette question en listant toutes les caractéristiques du logiciel que vous souhaitez avoir.
  • Combien d’employés avez-vous ? Le logiciel choisi doit être adapté à la taille de votre entreprise.
  • Quel est votre budget pour ce projet ?

Protection des données

Il est nécessaire de comprendre comment stocker les données pour assurer la sécurité des fichiers de gestion et du personnel, il existe deux types de logiciels de paie :

  • en mode SaaS (Software as a Service) : pour un hébergement sur le 100 % cloud, la solution sera installée sur un serveur nécessitant une connexion internet.
  • en monoposte ou en interne : cette solution sera donc installée sur les ordinateurs de votre entreprise ou sur un réseau informatique.

La simplicité d'utilisation

Un bon logiciel de paie doit être pratique et fonctionnel, même pour les non-experts. Cela permettra aux utilisateurs d’économiser leur précieux temps. L’interface du logiciel doit être attrayante pour que l’utilisateur puisse accomplir rapidement le traitement de la paie. Grâce à la simplicité d’utilisation du logiciel, les tâches du responsable de la paie deviennent moins fastidieuses.

Un support orienté métier et joignable instantanément

Lorsque vous utilisez un logiciel de paie, obtenir une assistance technique est très utile. Si vous choisissez de trouver un Expert SIRH à temps choisi, il vous accompagne dans la mise en œuvre du logiciel et lors de son utilisation. Il vérifiera le fonctionnement du logiciel, et utilisera son expertise pour vous apporter des solutions immédiatement en cas de situation anormale. Il sera donc présent tout au long du projet. Cela devra aussi être le cas de l’éditeur du logiciel de paie qui devra disposer d’un support client professionnel.

La facilité d’intégration du logiciel avec votre environnement

La solution que vous choisissez doit s’adapter à l’environnement de votre organisation pour faciliter l’intégration. Lorsque vous choisissez un logiciel de paie, vous devez revoir tous les critères pour trouver une solution efficace qui répond à vos besoins.

Cependant, même s’il est difficile de trouver le bon logiciel pour votre entreprise, la solution doit être basée sur vos choix et s’exécuter en fonction de votre environnement. Elle doit aussi être compatible aux outils déjà en place.

Une solution pour mieux gérer les absences, les congés et les notes de frais

Un excellent logiciel ne traite pas seulement des fiches de paie, mais gère également les notes de frais, les congés, les absences et tout ce dont vous avez besoin pour créer des fiches de paie. Cela est essentiel pour réaliser un gain de temps. La solution peut aussi être intégrée à la comptabilité. Il est important que le logiciel dispose des fonctionnalités suivantes, pouvant varier en fonction du type d’entreprise et des activités :

  • la gestion de congé et d’absence : il facilite et automatise les procédures de congé dans l’organisation et couvre toutes les absences.
  • La gestion des notes de frais : la réalisation de cette tâche est plus compliquée et prend beaucoup de temps pour le service des ressources humaines. Désormais, grâce à la dématérialisation des données, le logiciel de gestion de paie peut facilement gérer les notes de frais des employés.

Développement législatif intégré

Le logiciel que vous choisissez doit pouvoir s’adapter à l’évolution législative suivant les règles qui affectent principalement la paie. Même si certaines parties de la législation sont parfois aussi compliquées que celles définies par des conventions collectives ; les cotisations sociales ; … La solution choisie doit générer facilement ces règles de calcul. L’utilisation d’un logiciel de paie permet de réaliser facilement la déclaration des cotisations sociales et patronales et de générer différentes versions, telles que des documents administratifs ; des attestations Assedic.

Relation avec tous les aspects de l'entreprise

Le logiciel de paie vous permet d’envoyer automatiquement une déclaration sociale avec toutes les informations exactes. Cette solution simplifie également la relation entre tous les pôles de production de l’organisation, car elle dispose d’un système lié à d’autres pôles qui peuvent contrôler et analyser les différences comme pour :

  • Le pôle de direction qui supervise la mise en œuvre de la stratégie globale de l’entreprise, le logiciel intègre tous les éléments nécessaires à la définition de la stratégie de l’entreprise.
  • Le pôle administratif, car il est utilisé conjointement avec le pôle de gestion, le logiciel permet de créer des fichiers spécifiés pour chaque règlement, et peut servir de guide pour suivre la comptabilité de gestion de l’entreprise et gérer toutes les étapes.

 

Afin d’optimiser la paie de vos employés, tout ce dont vous avez besoin est d’un bon logiciel. Prenez en compte ces critères, afin de trouver une solution adaptée pour gérer vos tâches chronophages et économiser ainsi du temps de travail.

Le logiciel de paie vous permet de gérer la paie de manière totalement indépendante. Il dispose d’outils de contrôle et de reporting qui peuvent être utilisés pour générer tous les documents de gestion, l’édition, la dématérialisation et l’archivage de vos bulletins de paie. La paie comme étant un facteur de productivité d’une entreprise, il est nécessaire de choisir un logiciel capable de s’adapter à vos besoins et vous permettant de continuer à évoluer.

Par Laurent de Burghgrave

Expert SIRH et en stratégie digitale RH à temps choisi

Aide au choix SIRH

Auteur du comparateur logiciels RH

Laurent de Burghgrave