Un coffre-fort numérique RH est surtout connu pour le stockage des bulletins de paie. Mais cet outil RH permet aussi d’archiver d’autres données RH et de rendre plus aisée l’administration des effectifs au sein de l’entreprise. En automatisant les tâches chronophages de la fonction RH telles que la distribution des bulletins de paie, le CFN réduit le temps de travail de la direction des ressources humaines. Le DRH ou le responsable RH et ses équipes gagnent ainsi en productivité. Cet outil permet aussi de réaliser un gain de place et d’argent grâce à la réduction des documents papiers. Mais surtout, les documents sont sécurisés et facilement accessibles.

Pour que l’entreprise et ses salariés puissent bénéficier des avantages d’un coffre-fort numérique RH, il est primordial d’opter pour un outil performant, adapté aux besoins de la société. Le choix d’un CFN est une tâche difficile, surtout si vous n’êtes pas rompu aux logiciels. Ajoutez à cela la multiplicité des offres sur le marché. Ce comparateur en ligne vous permet de trouver une liste d’éditeurs de coffre-fort numérique RH en seulement quelques clics. Vous pouvez aussi vous baser sur les critères de choix d’un CFN RH listés ci-après. Votre consultant RH vous guidera dans cette tâche complexe et pleine d’embuches.

Un coffre-fort numérique RH respectant les réglementations en vigueur

Depuis que la loi Travail est entrée en vigueur, les employeurs ont la possibilité de dématérialiser les bulletins de paie des salariés, sans leur accord préalable. Le responsable de la paie peut donc remettre des bulletins de paie numériques aux collaborateurs, sauf opposition de ces derniers. Ces bulletins de paie, et d’autres documents concernant les salariés, sont disposés dans le coffre-fort numérique RH. L’outil doit donc respecter les réglementations en vigueur pour répondre surtout à des exigences de sécurité.

Conformité légale

Plus qu’un simple lieu d’archivage, le coffre-fort numérique RH permet la visualisation, l’indexation, la récupération et le partage des données concernant les salariés. Chaque collaborateur dispose d’un accès à son espace numérique personnel, il a le contrôle total de son CFN. Pour assurer la sécurisation et la confidentialité et des données, le CFN doit respecter :

Il doit aussi être certifié par la CNIL, notamment pour assurer le respect du RGPD, et répondre aux exigences des normes NF Logiciel de l’AFNOR. La Fédération des Tiers de Confiance du Numérique délivre également un label pour garantir la qualité d’un coffre-fort numérique RH. Votre chef de projet SIRH soulignera, dans le suivit de la rédaction de votre contrat, ces éléments qui sont primordiaux pour vous garantir une exploitation conforme à la réglementation.

Sécurité, confidentialité, intégrité, pérennité, authenticité et traçabilité des données

Les données peuvent être conservées dans un coffre-fort numérique RH pour de nombreuses années. Il faut donc que l’outil puisse respecter les règles de :

  • Sécurité et confidentialité : seul le salarié peut accéder au contenu du CFN. L’accès doit être sécurisé par identification ;
  • Intégrité : il ne doit pas être possible de modifier ou de dénaturer les documents ;
  • Authenticité : si le document fait l’objet d’une copie dématérialisée, cette dernière doit être conforme à l’original ;
  • Pérennité : il faut que les données soient dupliquées sur plusieurs emplacements pour éviter leur perte ;
  • Traçabilité : tous les documents doivent être signés électroniquement, horodatés et tracés. Il faut que le CFN puisse délivrer l’historique de chaque document. L’efficacité de l’horodatage, ainsi que du scellement des documents avant archivage sont ainsi des critères à ne pas sous-estimer lors du choix d’un CFN.

Afin de vous assurer de la performance et de la qualité du coffre-fort numérique, vérifiez qu’il est conforme avec :

  • La norme AFNOR NF Z42-020 pour garantir l’intégrité des documents dans le temps ;
  • La certification ISO 27001 pour s’assurer de la sécurité du système d’information du CFN ;
  • La certification ISO 9001 pour la qualité des sites de stockage.

Un éditeur professionnel et pérenne

La dématérialisation RH nécessite l’accompagnement d’un conseil SIRH expert dans ce domaine. Mais il est aussi essentiel que l’éditeur du coffre-fort numérique réponde présent à chaque étape importante. Pour assurer la réussite de votre projet, voici les critères de choix d’un éditeur :

Pérennité

Les bulletins de paie numériques sont destinés à être conservés dans le coffre-fort numérique durant 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans de l’employé. Pour garantir l’archivage sur le long terme des données, ne faites confiance qu’aux éditeurs expérimentés et jouissant d’une excellente notoriété. Un prestataire sans aucune expérience et inconnu risque de déposer le bilan après quelques années, disparaissant avec les données confidentielles et sensibles de votre personnel. Avant de choisir un éditeur, n’hésitez pas à lui demander certains documents comme ses bilans sur les cinq dernières années. N’oubliez pas non plus de vérifier les moyens de récupération des données si jamais il y a rupture de contrat.

Support client

Le prestataire choisi doit être respectueux des normes et réglementations en vigueur. Mais il doit également être en mesure de vous accompagner durant les étapes importantes de votre projet de dématérialisation RH. Optez pour un éditeur à l’écoute, capable de vous fournir une solution répondant aux besoins de votre direction des ressources humaines et de l’entreprise. Informez-vous également sur sa réactivité. En effet, l’éditeur doit pouvoir corriger dans les plus brefs délais les bugs qui se présentent. Pour s’en assurer, mieux vaut vous adjoindre un chef de projet SIRH qui suivra, pour vous, l’éditeur dans ses travaux.

Outre la maintenance corrective, l’éditeur doit aussi assurer la mise à jour fréquente des solutions qu’il propose. Vous pouvez regarder, voire appeler, les références client inscrites sur son site web pour vous faire une idée sur son professionnalisme.

Un coffre-fort numérique RH répondant aux besoins de l’entreprise et des salariés

Le choix d’un coffre-fort numérique RH ne doit laisser aucune place à l’improvisation. De la réussite du projet de digitalisation dépend la qualité de l’image de la DRH auprès des salariés. Cela aura également une influence sur la marque employeur de l’entreprise. Vous souhaitez adopter le CFN adapté à votre structure ? Prenez en compte les critères qui suivent :

Les besoins de l’entreprise

Le choix d’un outil SIRH ou d’une solution de GRH passe toujours par l’analyse des besoins de l’entreprise. Le coffre-fort numérique RH ne fait pas exception à cette règle. Avant d’opter pour une solution ou une autre, considérez :

  • La taille de votre entreprise : certains CFN ne prennent en compte qu’un nombre limité d’utilisateurs. Il y a ainsi des outils adaptés aux PME/PMA et aux ETI, et d’autres qui conviennent aux entreprises de grande taille.
  • Les données à stocker : la plupart des entreprises se servent d’un coffre-fort numérique pour la dématérialisation de leurs bulletins de paie. Toutefois, certains CFN peuvent aussi stocker d’autres documents RH tels que les contrats de travail, les convocations, les données de santé, les pièces justificatives diverses, etc. de différents formats. Des éditeurs proposent même des solutions permettant aux salariés d’archiver leurs documents personnels comme les factures et les avis d’imposition. Il est donc important que le coffre-fort puisse effectuer le traitement automatique de ces données.
  • La taille de l’espace de stockage : elle va dépendre du nombre d’utilisateurs. Mais pensez également aux futures évolutions de votre entreprise, notamment en termes de taille. Le plus intéressant est d’opter pour un outil évolutif.

Les fonctionnalités du CFN

Les fonctionnalités de base d’un coffre-fort numérique RH sont la distribution des bulletins de paie et leur stockage. Toutefois, les fonctionnalités peuvent varier d’un éditeur à un autre et dépendent de vos besoins. Lecture, contrôle, destruction des objets numériques, analyses statistiques RH, etc., les fonctionnalités peuvent être plus ou moins développées en fonction des prestataires. Afin d’accompagner le développement futur de votre entreprise, il est préférable de choisir un outil personnalisable.

La compatibilité avec les autres logiciels RH et la solution de gestion de paie

Il est important que le coffre-fort numérique choisi soit compatible avec le logiciel de paie déjà en place. Le responsable de la paie n’aura ainsi qu’un clic à faire pour envoyer les bulletins de paie numériques dans l’espace personnel dédié à chaque collaborateur. La capacité d’intégration à vos autres outils RH doit aussi être vérifiée, à moins que vous ne prévoyiez de changer toute votre solution SIRH. Une démarche d’urbanisme du SIRH conduite par un responsable SIRH professionnel vous évitera bien des désagréments à ce niveau.

Certains coffres-forts numériques sont connectés à des applications. Cela facilite, outre le transfert automatique des données RH dans le lieu de stockage, le contrôle des flux. Mais grâce à la connectivité, les recherches et la consultation des objets numériques deviennent plus aisées.

L’ergonomie et le confort d’utilisation

La mise en place d’un coffre-fort numérique n’est pas obligatoire dans une entreprise. Néanmoins, cet outil représente un excellent moyen pour fidéliser les salariés. L’objectif est de simplifier les tâches de l’équipe RH, mais aussi la vie des salariés. Dans cette optique, vous devez choisir un CFN ergonomique, à l’interface simple et facile à prendre en main. À tout moment, les utilisateurs doivent pouvoir accéder aux documents, les consulter, les imprimer, les partager, voire les détruire en quelques clics.

La prise en compte des critères ci-dessus fait partie des facteurs de réussite de votre projet de digitalisation. Vu la pléthore des solutions sur le marché, la recherche des éditeurs de coffre-fort numérique ne sera pas une tâche facile. Vous pouvez toujours vous appuyer sur les comparatifs et les tops proposés sur certains sites. Mais il y a un moyen plus facile et rapide de trouver 5 éditeurs susceptibles de répondre aux besoins de votre entreprise : un comparateur en ligne gratuit.

Par Laurent de Burghgrave

Expert SIRH et en stratégie digitale RH à temps choisi

Aide au choix SIRH

Auteur du comparateur logiciels RH

Laurent de Burghgrave