Vous êtes à la recherche d’une solution pour une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences plus efficace ? Appuyez-vous sur un logiciel de GPEC. La transformation digitale ne se limite plus aux logiciels de paie, mais touche également d’autres fonctions RH comme la GPEC. Un logiciel choisi consciencieusement vous permettra de piloter de manière optimale vos campagnes d’identification de talents et d’évaluation des compétences. Vous pourrez ainsi adapter plus facilement les talents en fonction des contraintes que votre entreprise rencontre.

Mais conduire un projet pour la digitalisation de la GPEC n’est pas à la portée de n’importe qui. Quel logiciel de GPEC choisir ? Lire tous les comparatifs de logiciels RH sur le web est déjà bien, mais cela ne suffit pas pour trouver l’outil le plus adapté aux besoins de votre entreprise.  Utilisez plutôt ce comparateur SIRH qui vous fournira en moins de 10 minutes une liste d’éditeurs à consulter. Mais surtout, sollicitez l’aide d’un consultant RH. N’oubliez pas non plus de vous informer sur les critères à considérer quand vous choisissez un logiciel de GPEC.

Les points à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de GPEC

La digitalisation RH est un grand projet qui requiert l’engagement de ressources humaines et financières conséquentes. En tant que Directeur de projet SIRH, le DRH est le premier responsable de la réussite ou de l’échec du projet de la digitalisation de la fonction RH qu’est la GPEC.

Parmi toutes les étapes de la transformation digitale, c’est le choix du logiciel RH qui est certainement le plus difficile. En effet, le contrat que vous choisissez engage votre entreprise pour plusieurs années. Le produit à mettre en place doit notamment correspondre aux besoins de votre entreprise et aux personnes qui vont l’utiliser. Si vous vous trompez d’outil, vous ne serez pas en mesure d’anticiper l’évolution des métiers et des compétences dans votre entreprise de façon optimale. Quels sont donc les critères à considérer avant l’achat d’un logiciel de GPEC ?

Choisir un logiciel de GPEC : les critères relatifs à l’entreprise

Vous avez déjà consulté des comparatifs SIRH et vous connaissez les meilleurs logiciels GRH proposé sur le marché actuellement ? Attention, même si une solution RH numérique est citée comme la meilleure, elle peut ne pas convenir à votre entreprise. Pour les critères relatifs à l’entreprise, les principaux à considérer avant de lancer un appel d’offres sont notamment la taille et le budget de l’entreprise ainsi que les utilisateurs.

La taille et le budget de l’entreprise

Vous devez prendre la solution la plus adaptée à la taille de votre entreprise. Certains logiciels de GPEC sont seulement conçus pour les grandes entreprises, d’autres pour les ETI, les PME/PMI. Il y a aussi des produits qui peuvent s’adapter à des tailles différentes. Vous ne devez pas investir dans un logiciel de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences pour les entreprises de grande taille si votre organisation compte moins de 300 salariés. Le risque est d’avoir un produit dont les fonctionnalités ne vous serviront à rien, ce qui représentera une perte d’argent.

Mais le prix du logiciel ne dépend pas seulement de la taille de votre structure. Basez-vous sur le budget qui vous est alloué. Puis informez-vous sur les facteurs de prix comme :

  • le coût d’implémentation ;
  • le prix de formation ;
  • le prix de l’abonnement mensuel ;
  • le coût des différents services proposés par le fournisseur.

Les meilleurs SIRH peuvent coûter cher. Mais un consultant SIRH expérimenté peut vous aider à obtenir une solution performante à moindre coût.

Les besoins de l’entreprise et des utilisateurs

Vous devez prendre la solution la plus adaptée à la taille de votre entreprise. Certains logiciels de GPEC sont seulement conçus pour les grandes entreprises, d’autres pour les ETI, les PME/PMI. Il y a aussi des produits qui peuvent s’adapter à des tailles différentes. Vous ne devez pas investir dans un logiciel de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences pour les entreprises de grande taille si votre organisation compte moins de 300 salariés. Le risque est d’avoir un produit dont les fonctionnalités ne vous serviront à rien, ce qui représentera une perte d’argent.

Mais le prix du logiciel ne dépend pas seulement de la taille de votre structure. Basez-vous sur le budget qui vous est alloué. Puis informez-vous sur les facteurs de prix comme :

  • le coût d’implémentation ;
  • le prix de formation ;
  • le prix de l’abonnement mensuel ;
  • le coût des différents services proposés par le fournisseur.

Les meilleurs SIRH peuvent coûter cher. Mais un consultant SIRH expérimenté peut vous aider à obtenir une solution performante à moindre coût.

Quel éditeur choisir pour un logiciel de GPEC ?

Après avoir utilisé le comparateur de logiciels RH, vous ne savez pas qui des 5 éditeurs proposés contacter ? Voici les points de vigilance à retenir lors du choix du prestataire.

La pérennité de l’éditeur

Le fournisseur de logiciels RH deviendra pour vous un véritable partenaire. Il doit être à vos côtés durant toutes les étapes clés de votre projet de digitalisation de la GPEC, mais aussi pendant les années d’utilisation du produit. Il est ainsi primordial de choisir un éditeur pérenne implanté sur le marché depuis plusieurs années.

Les références

Un éditeur de solutions logicielles RH aura tendance à répondre à l’affirmatif à toutes vos questions et à vanter son professionnalisme. Ne vous fiez pas à cela. Le mieux est de contacter ses clients actuels et ses anciens clients pour mener votre propre investigation. Posez des questions clés se rapportant :

  • au professionnalisme de l’éditeur ;
  • au temps mis par le fournisseur pour déployer le logiciel de GPEC ;
  • à la satisfaction de l’équipe RH quant à l’utilisation de l’outil mis en place ;
  • aux coûts supplémentaires que le client a déboursés ;
  • aux problèmes rencontrés lors de l’installation du logiciel et lors de son utilisation.

Cette liste n’est pas exhaustive. Un expert SIRH saura vous aider à vous renseigner sur l’éditeur que vous prévoyez de choisir.

L’assistance

Lors de la mise en œuvre du logiciel de GPEC jusqu’à son optimisation, le chef de projet SIRH de l’éditeur doit travailler en collaboration avec votre responsable SIRH. C’est la condition à respecter pour la réussite de la transformation digitale de la fonction GPEC. Par ailleurs, l’éditeur doit disposer d’un support client réactif et dynamique. Si jamais des problèmes apparaissent, ils doivent être résolus le plus rapidement possible.

Le respect des obligations légales

Les ressources humaines sont encadrées par des lois et réglementations. La GPEC ne fait pas exception à cela. La solution proposée par l’éditeur doit être conforme aux obligations légales, notamment en ce qui concerne les lois RGPD. Pour que le produit puisse suivre les évolutions légales, des mises à jour régulières doivent être effectuées par le prestataire.

Les critères liés au logiciel de GPEC

Connaître les critères se rapportant au logiciel de GPEC proprement dit est aussi essentiel pour éviter les erreurs de choix.

Les fonctionnalités

Optez pour un logiciel riche en fonctionnalités afin de soulager votre équipe RH des tâches fastidieuses. Les gestionnaires des carrières et les formateurs pourront se consacrer à des occupations à plus forte valeur ajoutée avec un outil bien choisi. Ils seront plus productifs et le travail accompli sera de meilleure qualité.

Parmi les fonctionnalités d’un logiciel de GPEC, il y a :

  • la gestion des ressources humaines et des carrières ;
  • le talent management ;
  • le suivi de l’évolution des compétences ;
  • les reportings et l’analyse des données en temps réel.

Quand vous vous informez sur les fonctionnalités du logiciel, gardez toujours en tête vos objectifs. Ces derniers peuvent être, par exemple :

  • l’optimisation de la gestion des compétences ;
  • l’obtention de données pertinentes pour mieux concevoir et piloter votre politique RH ;
  • le développement des compétences des simples salariés et des managers ;
  • l’amélioration du climat social dans l’entreprise ;
  • la fidélisation des collaborateurs.

La simplicité d’utilisation

Un logiciel de GPEC est destiné à être utilisé par le service RH pour de nombreuses années. Pour éviter les frustrations de la part des utilisateurs, et pour que votre investissement ne soit pas vain, optez pour un outil facile à prendre en main. Les fonctionnalités principales doivent être aisément accessibles et l’interface agréable. Il faut que les utilisateurs puissent naviguer au sein de la plateforme de façon intuitive. En faisant le choix d’un logiciel facile à prendre en main, vous raccourcissez le temps de formation et d’adaptation.

L’adaptabilité

Le domaine des ressources humaines évolue constamment. Il en est de même pour la législation et les technologies. Les outils de gestion des processus RH doivent suivre les tendances. Vérifiez donc que la solution GPEC que vous prévoyez d’intégrer dans votre SIRH est régulièrement mise à jour. Elle doit pouvoir s’adapter au développement de votre entreprise et au changement de votre politique en matière de gestion des métiers et compétences. Vous éviterez ainsi les écarts trop importants entre ce que vous avez prévu dans votre politique des ressources humaines et le réel.

La sécurité

Comme toutes les autres solutions de gestion RH numériques telles que les logiciels de recrutement et les logiciels paie, le logiciel de GPEC doit garantir la sécurisation des données sensibles concernant vos collaborateurs. Avant de signer le contrat avec l’éditeur, vérifiez que son produit suit les normes actuelles en matière de sécurité et d’intégrité des données.

Le type d’hébergement

En termes d’hébergement de vos données du domaine de la GPEC, vous avez le choix entre l’On-premise et le SaaS. Avec l’On-premise, vous achetez une licence et vous avez le contrôle total de l’hébergement. Vous ne dépendez pas du prestataire, ni d’Internet. Toutefois, même si vous ne payez pas de frais d’abonnement, les dépenses se rapportant à l’implémentation du logiciel sont à votre charge. Vous devez aussi vous acquitter de frais supplémentaires pour l’assistance et la maintenance.

Si vous optez pour l’hébergement sur le cloud, vous aurez accès aux informations en tout temps, où que vous soyez. La mise en place du logiciel de GPEC se fait rapidement. C’est l’éditeur qui s’occupe de la sécurisation des données. Toutefois, vous devez payer des frais d’abonnement mensuels ou annuels.

Comment réussir le choix d’un logiciel de GPEC ?

Mettez toutes les chances de vos côtés pour réussir la mise en place des logiciels RH dans votre entreprise. Impliquez les acteurs principaux dans votre projet. Ce sont la direction générale, les utilisateurs du logiciel et les collaborateurs. Ces personnes doivent comprendre l’intérêt de la transformation digitale de la GPEC.

Faites appel à un expert SIRH. Il travaillera de concert avec votre chef de projet RH et celui de l’éditeur. Il s’assurera que le projet avance selon le planning de digitalisation établi et vous prodiguera des conseils SIRH de qualité.

Vous êtes une petite entreprise et ne pouvez pas vous payer les services à plein temps d’un consultant SIRH ? Laurent de Burghgrave peut vous assister à temps choisi. Il peut vous accompagner dans toutes les étapes de votre projet, non seulement pour l’aide au choix SIRH, mais aussi pour son installation et son optimisation.

Par Laurent de Burghgrave

Expert SIRH et en stratégie digitale RH à temps choisi

Aide au choix SIRH

Auteur du comparateur logiciels RH

Laurent de Burghgrave