À cause des nombreuses évolutions réglementaires et légales, la gestion de la paie nécessite aujourd’hui une véritable expertise. La plupart des grandes entreprises ont déjà opté pour la digitalisation du traitement de la paie. Mais les ETI, PME et PMI peuvent aussi bénéficier des divers avantages octroyés par l’utilisation d’un logiciel de paie.

Vous souhaitez aussi vous lancer dans cette aventure ? Il vous faut choisir un logiciel de gestion de la paie, et ce n’est pas du tout une tâche facile. Vous pouvez toujours lire les comparatifs de logiciel RH, mais cela ne vous permettra pas de trouver le logiciel correspondant réellement à votre entreprise. Mieux qu’un comparatif SIRH, un comparateur de logiciels RH est interactif. Il vous fournira une liste d’éditeurs dont les logiciels paie peuvent répondre à vos critères. Vous trouverez également dans cet article toutes les informations relatives au choix d’un logiciel de paie.

Pourquoi mettre en place un logiciel de paie dans votre entreprise ?

En tant que DRH, c’est vous qui devez vous assurer que chaque collaborateur reçoive à temps sa fiche de paie, exempte d’erreur et conforme aux législations et réglementations en vigueur.

Le traitement de la paie est à la fois chronophage et complexe. Certaines entreprises choisissent l’externalisation paie pour optimiser la gestion de la rémunération. Mais cette solution peut être coûteuse pour les petites entreprises et les ETI. Vous ne souhaitez pas que votre gestionnaire de paie se casse la tête tous les mois avec MS Excel ? La meilleure option est de mettre en place un logiciel de paie dans votre service des ressources humaines. Quels sont les avantages d’un progiciel de paie ?

Gain de temps

La préparation de la paie comporte des tâches répétitives et chronophages. Le responsable paie doit notamment collecter et traiter, pour chaque salarié, les heures travaillées, les heures supplémentaires, les congés, les primes et autres éléments variables de paie. Il doit ensuite faire valider les données à son supérieur, puis imprimer les fiches de paie. Il peut aussi s’occuper de la préparation des chèques ou des virements. Le traitement des salaires peut s’étaler sur plusieurs jours. Plus le nombre de salariés est important, plus les tâches sont complexes.

Si vous ne souhaitez pas externaliser la gestion des paies de votre entreprise, investissez dans un bon logiciel. Cet outil automatise la plupart des tâches du processus RH qu’est la paie. Ainsi, la saisie répétitive des éléments est réduite, ce qui permet à votre équipe RH de gagner du temps pour s’occuper des tâches plus importantes.

Sécurisation du service paie

Le responsable paie et ressources humaines doit s’assurer que les des données confidentielles concernant les collaborateurs sont sécurisées. Parmi les informations sensibles, il y a :

  • Les données personnelles : nom et prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse de messagerie, etc. ;
  • Les données fiscales : les entreprises doivent aujourd’hui s’occuper du prélèvement à la source. Vous devez donc sécuriser les données liées au taux d’imposition sur les revenus des salariés ;
  • Les données financières : les bulletins de salaire comportent le montant du salaire net et les coordonnées bancaires des employés. Ces informations doivent rester confidentielles.

Un logiciel de paie peut être hébergé en mode on-premise ou en mode SaaS. Pour une meilleure sécurisation des informations, il vaut mieux opter pour le mode SaaS. Le logiciel sera ainsi mis à jour régulièrement pour qu’il reste conforme au RGPD et que le protocole de protection des données soit toujours performant.

Par ailleurs, si votre logiciel RH de paie est relié à un coffre-fort électronique, chaque salarié peut avoir accès rapidement à ses bulletins de salaire. Cette solution est beaucoup plus sûre que l’envoi des documents par e-mail.

Réduction des risques d’erreurs

La saisie des éléments à la main n’est pas seulement fastidieuse, mais augmente aussi les risques d’omission et d’erreurs. Or, les erreurs sur les bulletins de paie ont un impact sur le climat social et la comptabilité de l’entreprise.

Grâce à l’automatisation du traitement de la paie, vous gagnez du temps. Mais vous réduisez, voire supprimez, également les irrégularités liées à l’établissement des fiches de paie.

Respect des réglementations en vigueur

Le responsable des ressources humaines et le technicien de paie doivent se conformer aux obligations légales lors du traitement des rémunérations. La fixation des salaires, le calcul des EVP et le versement des rémunérations sont encadrés par la loi.

Les éditeurs des logiciels de paie pré-paramètrent leurs produits pour qu’ils soient conformes aux législations en vigueur. Outre le calcul automatique des éléments pour la DSN, le salaire brut et le salaire net, certains modules de paie permettent la réalisation des télédéclarations fiscales et sociales.

Conseils pour bien choisir un logiciel de paie

Avant d’intégrer un logiciel de paie à votre SIRH, vous devez d’abord le choisir. Établissement du cahier des charges, tri des éditeurs, déchiffrement des contrats, le choix du logiciel de paie est une véritable aventure. Cette étape de la digitalisation de la paie requiert des compétences techniques pointues. Lire un comparatif logiciel paie ne suffit pas pour trouver le bon module. Pour faire un sans-faute, le mieux est de faire appel à un consultant SIRH expérimenté. Celui-ci est le garant de la réussite de votre projet de digitalisation RH. Considérez également les conseils suivants.

Pensez aux besoins de votre entreprise

Vous avez déjà des logiciels grh et vous souhaitez compléter votre SIRH avec un module paie ? Vous avez un responsable SIRH expérimenté ? Ou c’est la première fois que vous projetez de digitaliser vos fonctions RH ? Quelle que soit votre situation, n’oubliez pas de définir vos besoins avant le choix d’un logiciel de paie.

Posez-vous quelques questions :

  • Pourquoi avez-vous besoin d’un tel logiciel ?
  • Quelles sont les solutions déjà disponibles ?
  • Qui sont les personnes qui vont utiliser le logiciel de paie ?
  • Quel est votre budget ?

Le consultant RH vous fera bénéficier de conseils SIRH avisés. Ce professionnel travaillera avec vous qui êtes le DRH et le directeur de projet SIRH, mais également avec votre chef de projet SIRH et celui de l’éditeur. Il vous aidera à déterminer vos besoins et la solution à adopter après un audit SIRH.

Considérez les points de vigilance liés au logiciel de paie

En lisant un comparatif de logiciels RH, vous connaîtrez les meilleurs SIRH du moment. Mais n’oubliez pas que tous les logiciels de paie ne se valent pas. Un module qui convient à votre concurrent peut ne pas répondre à vos exigences.

La solution choisie doit être optimisée pour la taille de votre organisation. Assurez-vous également qu’il convienne à votre secteur d’activité. Mais il y a d’autres critères à considérer lors du choix d’un logiciel de traitement de paie. En voici les principaux :

  • La facilité de prise en main :

    il se peut que les utilisateurs ne soient pas des As de l’informatique. Choisissez donc un logiciel facile et agréable à utiliser, ergonome et sur lequel la navigation se fait de manière intuitive ;

  • L’adaptation à tous les types de contrats de travail :

    vous employez des personnes à mi-temps, à temps plein, en télétravail, etc. ? Le logiciel doit pouvoir assurer la gestion de ces contrats ;

  • L’adaptation à l’évolution :

    optez pour un outil évolutif capable de suivre la croissance de votre entreprise. Mais il faut aussi que le logiciel de paie choisi soit mis à jour régulièrement pour s’adapter aux évolutions technologiques et réglementaires. Vérifiez spécialement sa capacité à intégrer les changements liés aux conventions collectives ;

  • L’automatisation des déclarations sociales :

    certains logiciels de paie pré-remplissent les déclarations sociales. Le responsable de la paie n’aura plus ainsi qu’à s’occuper de leur paiement ;

  • Les fonctionnalités :

    les meilleurs progiciels de paie intègrent des modules pouvant gérer les notes de frais, les congés et les différents temps ;

  • La possibilité de relier l’outil avec vos logiciels RH déjà en place :

    vérifiez que la solution est compatible, par exemple, avec votre coffre-fort numérique RH, votre logiciel de reporting RH et votre logiciel de gestion de la masse salariale ;

  • Le type d’hébergement :

    si vous optez pour l’on-premise, vous avez le contrôle total sur vos données. Mais vous devez prendre en charge leur protection et leur stockage. Si vous choisissez le mode cloud, les données sont stockées par l’éditeur. Ce dernier s’occupe aussi de la mise à jour du logiciel de paie et de sa sécurisation. Par ailleurs, la plateforme est accessible depuis n’importe où, il suffit d’avoir une connexion internet.

Choisissez l’éditeur de logiciel de paie

Le choix de l’éditeur est aussi déterminant pour la réussite de votre projet de transformation digitale RH. Considérez les critères suivants :

  • La pérennité de l’éditeur : ne prenez pas le risque de choisir une société qui vient de se lancer dans l’édition et la vente de logiciels Rh. Contractualisez plutôt avec un éditeur justifiant de plusieurs années d’expérience et dont l’entreprise ne risque pas de disparaître du jour au lendemain ;
  • L’accompagnement personnalisé : un éditeur sérieux et professionnel vous fournit son assistance depuis l’achat du logiciel jusqu’à son optimisation, mais aussi tout au long de son utilisation ;
  • La réactivité du support client : l’éditeur devra pouvoir solutionner rapidement les problèmes que vous rencontrez lors de l’utilisation du logiciel de paie ;
  • La notoriété : un éditeur connu est généralement sérieux et professionnel. Recueillez les avis de ses clients avant la signature du contrat. Les informations que vous obtiendrez seront précieuses lors de votre choix.

Un logiciel de paie vous engage pour de nombreuses années

Vous n’avez aucun droit à l’erreur lors du choix d’un logiciel de paie. Un tel outil est supposé rester dans votre direction des ressources humaines pour plusieurs années. Son achat et son déploiement représentent un investissement financier considérable. En effet, vous aurez à payer pour la mise en place et les frais d’abonnement mensuels ou annuels. Mais vous aurez aussi à votre charge la formation des utilisateurs et d’autres frais cachés.

Deux options se présentent en cas d’erreur de choix :

  • vous changez tout de suite de solution ;
  • vous utilisez le logiciel tel quel.

Dans les deux cas, l’erreur se traduira toujours par une perte de temps et d’argent. Pour la première option, la perte sera immédiate. Pour le second choix, elle s’étalera sur plusieurs années et s’accompagnera de la frustration des utilisateurs et de leur baisse de productivité. L’expertise d’Experts RH vous évitera de telles situations.

Choix d’un logiciel de paie : l’image du DRH

La définition d’une stratégie digitale RH et sa mise en œuvre doivent être conduites de façon rigoureuse. En tant que directeur de projet SIRH, c’est vous qui allez être responsable de la réussite ou de l’échec de votre projet de digitalisation de la fonction paie. En cas d’échec, vous allez devoir vous justifier devant le comité de direction, les managers et le personnel. Là, un simple « Désolé, je me suis trompé ! » ne suffira certainement pas.

Mais si la mise en place du logiciel de paie est une réussite, tout le monde sera gagnant. Vous serez vu comme un DRH compétent. Les utilisateurs du logiciel seront plus performants et productifs et les salariés auront des fiches de paie conformes. La marque employeur de votre entreprise sera aussi améliorée.

Utilisez un comparateur SIRH

Une offre pléthorique de logiciels de paie se trouve sur le marché. Quelle solution faut-il choisir ? Celle qui correspond réellement aux besoins de votre entreprise, bien sûr ! Pour vous aider à trouver LE logiciel de paie, Experts RH a mis au point un comparateur SIRH. Il s’agit d’un outil en ligne, gratuit et intuitif.

Contrairement à un comparatif de logiciels de paie, le comparateur interagit avec vous. Il met en concurrence plus de 1000 logiciels et solutions RH. Vous n’aurez qu’à fournir les informations demandées et à cocher les cases correspondant à vos exigences. En moins de 10 minutes, une liste d’éditeurs vous sera proposée.

Le comparateur ne permet pas seulement de choisir un logiciel de paie. En effet, vous pouvez vous servir de cet outil pour trier des logiciels recrutement, des logiciels GPEC ou d’autres solutions RH.

Faites-vous accompagner par un expert SIRH

Vous comprenez donc que choisir un logiciel de paie n’est pas du tout un jeu d’enfant et nécessite l’accompagnement d’un professionnel dans ce domaine. Laurent de Burghrave est un consultant SIRH à temps choisi. Il peut vous aider à chaque étape de votre projet, depuis l’aide de choix SIRH jusqu’à l’optimisation du logiciel de paie. Travaillant avec votre chef de projet RH et celui de l’éditeur, il s’assure que les travaux sont bien conformes à vos exigences. Il vous fera bénéficier de son expertise et de son professionnalisme pour faire de votre projet de digitalisation de la paie une réussite.

Par Laurent de Burghgrave

Expert SIRH et en stratégie digitale RH à temps choisi

Aide au choix SIRH

Auteur du comparateur logiciels RH

Laurent de Burghgrave