Le cahier des charges paie est le cœur de votre appel d’offre de choix d’un logiciel paie ou d’une externalisation de votre paie. Néanmoins ce qu’il doit contenir n’est pas toujours ce que l’on croit.

Quand vous allez chez le concessionnaire pour acheter une nouvelle voiture, vous ne lui demandez pas si elle à 4 roues et un moteur mais plutôt en combien de temps elle monte de 0 à 100. Faites la même chose pour votre cahier des charges paie.

Le cahier des charges paie ou les cahiers des charges paie ?

J’ai bien souvent le débat avec des responsables paie sur le périmètre de la paie. En effet dans leur quotidien, « la paie » inclus trois choses :

  • La gestion administrative appelée abusivement « dossier du personnel »
  • La gestion des temps et activités
  • Le calcul de paie et l’ensemble des actions post paie

En termes  de cahier des charges il est indispensable d’être prudent et de bien séparer les trois dans la mesure où ce ne sont pas les mêmes modules des logiciels paie qui traiteront ces trois catégories d’action.

La part du légal

Beaucoup de cahiers des charges paie décrivent dans une longue litanie, fort couteuse au demeurant, toutes les fonctionnalités légales de la paie.

Il est beaucoup plus efficace de travailler avec un expert SIRH qui viendra dès la première réunion avec une modélisation du légal sur laquelle il conviendra de travailler en analyse différentielle.

Par contre, au-delà des fonctionnalités recherchées, la notion de services qui est de plus en plus sophistiquée avec la généralisation des offres en Saas doit être soigneusement étudiée.

Analyse différentielle d’un cahier des charges paie

Analyse différentielle cahier des charges paie

Le cahier des charges doit-il décrire le conventionnel ?

C’est un sujet qui doit être étudié au cas par cas en fonction de votre ou e vos conventions collectives et de éditeurs que vous souhaitez consulter. En effet certains d’entre eux propose pour certaines conventions collectives des packs de paramétrage déjà prévu dans le logiciel.

Toutefois là aussi la description et la compréhension du niveau de service attendu et acheté doit être parfaitement maitrisée sous peine de cruels déboires dans le fonctionnement en service régulier de votre service de paie.

Le poids des accords d’entreprise

Les accords d’entreprise sont par nature spécifiques. Il convient donc de les décrire dans le cahier des charges paie pour s’assurer que l’éditeur sera capable de les prendre en charge. L’intérêt d’être accompagné lors de cette tâche par un expert SIRH expérimenté en direction de projet de mise en œuvre de SIRH vous évitera de vous perdre dans moult détails. Votre expert SIRH vous aidera à définir  votre besoin en compréhension et non pas en extension. Cette ventilation ayant un forte orientation technique en fonction des méta class d’objet qui constitue votre futur logiciel paie.

Le cahier des charges paie et les usages

Cette partie nécessite beaucoup de finesse dans l’expression du besoin, là aussi le fait de vous adjoindre, à temps choisi bien sûr, les services d’un consultant SIRH expert et aguerri à la direction de projet de mise en œuvre de logiciels de paie vous fera gagner un temps précieux.

Par Laurent de Burghgrave

Expert SIRH et en stratégie digitale RH à temps choisi

Aide au choix SIRH

Auteur du comparateur logiciels RH

Laurent de Burghgrave