Nul ne contestera que l’adoption d’un logiciel GRH permettra de favoriser les nombreux secteurs des ressources humaines, techniquement ici tous les domaines autres que la paie (recrutement, formation, gestion des talents…). Dans cette optique, il convient de définir les critères importants pour mettre en place un aide au choix d’un logiciel de GRH de manière efficace.

Mais avec les milliers de logiciels qui foisonnent sur le marché, trouver le bon ne sera pas une tâche des plus faciles. C’est comme trouver une aiguille dans une botte de foin ! Un comparateur de logiciel RH comme celui proposé par Experts RH pourrait parfaitement résoudre ce problème.

Ce comparateur prendra en compte vos besoins et vous proposera une pré sélection de logiciels correspondant à vos critères et aux besoins de votre entreprise. Pour vous aider, voici un tour d’horizon des points à surveiller, avec l’aide de votre consultant SIRH, avant de signer un contrat d’achat de logiciel GRH.

Aide au choix d'un logiciel de GRH : Les points liés aux utilisateurs

Lorsqu’une entreprise se procure un logiciel qui va être utilisé à long terme, il est plus judicieux de prendre son temps pour en choisir un qui lui conviendra parfaitement. L’efficacité du logiciel dépendra de sa bonne assimilation ou non par les utilisateurs. Sur cet angle, quelques points sont mis en avant pour éviter une erreur fatale.

La solution est-elle adéquate à la taille de l’entreprise ?

Avant toute chose, le choix doit se porter sur un outil qui est adapté à la taille de l’entreprise. Certains éditeurs élaborent des solutions pour chaque cible qu’il soit une PME, une ETI ou une grande entreprise. Les fonctionnalités peuvent d’ailleurs être différenciées suivant l’effectif.

Pourquoi acheter un logiciel pour 2 000 personnes si vous avez que 500 collaborateurs ? Choisir un outil de GRH pour un effectif plus large  peut être acceptable si l’entreprise prévoit une croissance rapide. Par contre, c’est une véritable erreur d’investir dans une solution qui ne pourra pas prendre en charge l’ensemble des collaborateurs.

Aide au choix d'un logiciel de GRH : Veillez à couvrir tous les besoins

Voilà la question que l’on doit tous poser avant d’entamer les étapes d’achat d’un logiciel de GRH.

Votre consultant en SIRH, vous conseillera de ne jamais axer votre choix en fonction des offres de l’éditeur. Rédigez un cahier des charges pour chacun des domaines concernés par la GRH (Core HR, GPEC, Formation, évaluation, recrutement, pilotage, reporting, …).

Inscrivez-vous au wébinar gratuit dispensé régulièrement par Laurent de Burghgrave vous serez tout sur le cahier des charges différentiel un outil puissant que peu de consultant RH vous proposerons et qui est pourtant la solution pour toutes les PME et les ETI dont les budgets sont parfois limité.

Pour définir les besoins, il ne faut pas seulement se référer à l’instant présent, mais aussi de faire une prévision des besoins futurs. Un logiciel sera utilisé par l’entreprise pour cinq à dix an. Pendant ce temps-là, le changement de structures, d’organisation et de périmètre de mains d’œuvre seront foison.

Un logiciel de GRH accessible tout le temps et de partout

Votre logiciel de GRH va occuper le quotidien de tous les collaborateurs de l’entreprise (techniciens RH, salariés et managers) le partage en temps réel est un critère fondamental qui doit conduire votre benchmark des solutions de GRH.

Cette contrainte devenu une obligation à conduit à la généralisation des logiciels GRH en  SaaS. Ce type de logiciel peut être accessible à tout moment. Tout individu ayant accès à l’application pourra l’utiliser depuis l’endroit où il se trouve. C’est très intéressant surtout si votre entreprise à de nombreux établissement et/ou des travailleurs mobiles oou en télétravail ! Les logiciels de GRH en SaaS ne nécessitent pas d’ailleurs l’installation du logiciel sur les ordinateurs de l’entreprise cliente. Toutefois, le système de facturation sous forme d’abonnement et l’entreprise ne disposera pas définitivement de la solution.

Si l’entreprise préfère plutôt avoir une licence, il doit opter pour un logiciel on-permise. Dans cette solution, le budget est investi en une seule fois pour acheter le logiciel, néanmoins les diverses maintenances évolutives et de dépannage pondèrent ce propos. De plus ce genre de logiciel devient rarissime.

Aide au choix d'un logiciel de GRH : Envisager l’expérience utilisateurs

Un logiciel de GRH doit améliorer l’environnement de travail des collaborateurs. Les leaders du domaine vous apporteront au final un développement du capital humain qui ne sera que positif pour votre entreprise. A contrario, un manque d’ergonomie du logiciel de GRH induira ainsi un vrai obstacle. Il y aura surement un retard sur l’opérationnalité des utilisateurs. Cela aura des impacts au niveau de l’organisation, de l’efficacité et de la productivité de l’entreprise.

Aide au choix d'un logiciel de GRH : Les critères relatifs à la solution

Qui voudra acheter un mauvais logiciel ? Évidemment, trouver la solution idéale n’est pas chose aisée.

Cela va sans dire qu’acheter un logiciel ou plutôt un contrat de mise en œuvre et d’utilisation d’un logiciel de GRH  requiert une bonne connaissance des outils proposés, une qualité que la plupart des acheteurs ne possèdent pas dans la mesure où on ne fait ce genre de tâche qu’environ tous les cinq. Seuls un consultant RH expert en achat de logiciels RH pourra vous guider dans votre choix.

Pour trouver son logiciel de GRH, il convient de prendre en compte les critères ci-après :

Prioriser un outil garantissant la sécurité de données optimale

Les données sont vitales pour toute entreprise. En ces temps où les cyberattaques se multiplient, les risques qu’encourent les entreprises sont importants. Un logiciel doté d’un bon système de sécurité est indispensable, pour éviter que les données de l’entreprise soient accessibles aux personnes non autorisées.

Dans les listes de logiciel GRH qui vous sont proposées de ci de là, vérifiez la présence d’un certificat SSL, permettant une connexion sécurisée. La gestion des mots de passe doit être soignée pour renforcer la sécurité de votre logiciel.

Aide au choix d'un logiciel de GRH : L’équation de la communication avec la paie

Le transfert de données d’un logiciel est une source importante de complication. L’aide d’un consultant SIRH repu à cet exercice est fortement conseillé. Une bonne vue de l’urbanisme du SIRH vous évitera beaucoup de problèmes.

Garantir la liaison de l’outil avec les autres logiciels de l’entreprise

Au-delà de la problématique spécifique aux relations tumultueuses GRH/Paie votre logiciel de GRH doit pouvoir s’interfacer sans problème avec le reste du SI de l’entreprise. Cela permettra de faciliter la synchronisation entre toutes les données de l’entreprise et l’échange des flux. Ce critère est valable tant pour les PME, les ETI que pour les entreprises de grandes tailles.

Vérifier la conformité aux législations et réglementations en vigueur

Avant de signer un contrat pour votre logiciel de GRH, votre consultant SIRH devra s’assurer que la solution respecte les réglementations ainsi que les législations en vigueur en matière de ressources humaines. En particuliers les dernières aux impacts multiples, la DSN, le prélèvement à la source et le complexe Règlement Général de la Protection des Données  (RGPD) édicté par la CNIL et qui modifie profondément les responsabilités de l’éditeur envers son client.

Aide au choix d'un logiciel de GRH : Chercher un outil avec un bon design personnalisable

L’ergonomie de votre logiciel de GRH est important tant pour les collaborateurs de la DRH que pour les salariés et les managers. Elle est aussi l’une des composantes de la marque employeur dans ses parties visibles de l’extérieur comme le portail de recrutement par exemple .C’est une belle façon pour l’entreprise de montrer sa notoriété. L’utilisateur pourra reconnaître son entreprise en accédant à l’application. Avec une bonne esthétique, l’adaptation de l’utilisateur à la manipulation de l’outil sera plus rapide.

Aide au choix d'un logiciel de GRH : Les critères concernant l’éditeur

Voici un ensemble de critères qu’il ne faut en aucun cas négliger. Gare aux éditeurs qui savent bien séduire mais qui ne proposent que des logiciels avec peu de fonctionnalités.

La négociation et la contractualisation sont fondamentales lors d’un achat d’un logiciel de GRH. Ayez toujours présent à l’esprit qu’au-delà de votre logiciel de GRH vous achetez un contrat d’utilisation de votre logiciel de GRH ce qui est profondément différent. Ainsi, prendre en compte ces quelques critères vous aidera à avoir une opinion de ce qu’est un bon éditeur.

Un éditeur de logiciel avec un support client réactif et solutionné

L’investissement d’un éditeur pour améliorer la satisfaction de sa clientèle doit être de premier ordre.

Le soutien d’un support client devrait normalement exister chez tous les éditeurs de logiciels de GRH. Avoir un bon support client permettra à un éditeur de gagner des points par rapport à un autre. En résolvant un problème se rapportant à une certaine difficulté de manipulation du logiciel, l’éditeur se présentera comme un partenaire pour l’entreprise. C’est un point malheureusement où beaucoup de conçurent pêchent par négligence où par volonté d’optimiser leurs coûts interne.

Un suivi complet de l’accompagnement de l’achat à la mise en place

Lorsqu’un achat est conclu, l’éditeur se doit de toujours accompagner l’entreprise pour aider les collaborateurs à mieux s’imprégner de la solution GRH. Dans votre sélection de logiciels de GRH, le consultant RH qui vous accompagne privilégiera les éditeurs présents sur l’ensemble du processus (une fois la signature acquise en particulier). Heureusement, la généralisation des solutions en Saas a permis de beaucoup progresser sur ce point.

Aide au choix d'un logiciel de GRH : Une belle réputation auprès des clients

Pour bien évaluer un éditeur de logiciels de GRH, il faut se rapprocher de ses clients actuels mais aussi anciens. Les retours venant de ces personnes vont permettre de donner une note d’évaluation à la solution proposée. L’ensemble des avis permet de consolider sa décision. Experts RH spécialisé dans l’accompagnent des clients lors de leurs achats de logiciels et de solutions RH est rompu à cet exercice particulièrement délicat et qui de fait est mis en pratique par peu de clients.

Une entreprise éditeur pérenne

La pérennité de l’éditeur de votre futur logiciel de GRH est une exigence qu’il ne faut pas omettre. Si l’éditeur a une certaine réputation sur le marché, moins risqué de signer un contrat avec lui. Notre comparateur fort de l’étude de plus de 1000 solutions et logiciels RH vous sécurisera sur ce point.

Par Laurent de Burghgrave

Expert SIRH et en stratégie digitale RH à temps choisi

Aide au choix SIRH

Auteur du comparateur logiciels RH

Laurent de Burghgrave